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Logiciels de Gestion documentaire (GED)

Allant de sa création à sa destruction, vous ne perdez plus aucune trace de vos documents avec les logiciels collaboratifs. La Gestion Electronique des Documents (GED) au sein de votre entreprise va vous aider dans : 

Gestion documentaire (GED) : les catégories associées

Notre sélection de 85 logiciels de gestion documentaire (ged)

Assai

Logiciel de gestion de données relatives aux projets

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4.5
Basé sur 49 avis
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Tarif sur demande

Gérez tous vos documents en un seul endroit grâce à un logiciel de gestion de documents. Organisez, partagez et accédez à vos fichiers en toute sécurité.

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Assai offre une solution complète de gestion de documents avec des fonctionnalités avancées telles que le suivi des versions, la recherche avancée et la collaboration en temps réel. Gagnez du temps et de l'efficacité grâce à cette solution.

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Bechtle

Solution de Gestion d'Entreprise Innovante et Efficace

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Ce logiciel facilite la gestion des documents avec des fonctionnalités avancées de stockage, de partage et de recherche, optimisant ainsi la collaboration au sein des équipes.

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Bechtle offre une solution complète pour la gestion documentaire, permettant un stockage sécurisé des fichiers, un partage facile entre les membres d'une équipe et des outils puissants de recherche. Grâce à son interface conviviale et ses capacités d'intégration avec d'autres applications, il rend la collaboration plus fluide. Les utilisateurs peuvent également profiter de fonctionnalités telles que le versionnage des documents et des options de sauvegarde automatiques, garantissant ainsi la protection et l'accessibilité des informations critiques.

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Affinda Platform

Solution avancée d'analyse de documents

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Ce logiciel offre des capacités de gestion documentaire, d'indexation intelligente et d'automatisation du flux de travail pour optimiser l'efficacité opérationnelle.

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La plateforme permet une gestion documentaire complète avec des fonctionnalités telles que l'indexation intelligente et l'automatisation des flux de travail. Ces outils améliorent l'accès aux documents, facilitent la collaboration entre équipes et augmentent ainsi l'efficacité opérationnelle. De plus, l'interface conviviale et les intégrations faciles à d'autres systèmes font de cet outil une solution idéale pour les entreprises cherchant à améliorer leur gestion documentaire.

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MBOX Exporter Converter Tool

Convertisseur de données MBOX avancé pour professionnels

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Version payante dès 29,00 $US /an

Cet outil permet de convertir et d'exporter facilement des fichiers MBOX en plusieurs formats, tout en préservant la structure des données et les pièces jointes.

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Le MBOX Exporter Converter Tool offre une solution pratique pour la conversion de fichiers MBOX. Il permet aux utilisateurs d'exporter leurs courriels vers divers formats tels que PST, EML, ou PDF, tout en garantissant l'intégrité et la hiérarchie des données. De plus, cet outil prend en charge l'export des pièces jointes sans perte de qualité, ce qui en fait un choix idéal pour une gestion efficace des documents et une migration sans tracas.

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Elise

Solution GED pour la gestion des flux d'information

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Une solution efficace pour la gestion documentaire, intégrant l'archivage, le partage de fichiers, et la recherche avancée pour optimiser la productivité.

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Elise est une solution complète de gestion documentaire qui facilite l'archivage et le partage de fichiers. Avec des fonctionnalités avancées telles que la recherche optimisée, les utilisateurs peuvent rapidement retrouver des documents clés. Grâce à son interface conviviale et ses outils collaboratifs, Elise améliore la productivité des équipes tout en garantissant la sécurité et le contrôle d'accès aux informations sensibles.

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Les points forts de Elise

check Automatisation des processus métiers

check Adoption rapide et intuitive

check Sécurité et conformité sans compromis

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Astoria

Gestion des Projets Simplifiée pour les Équipes Modernes

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Gérez facilement vos documents avec Astoria. Sauvegardez, partagez et recherchez vos fichiers en toute sécurité.

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Astoria est un logiciel de gestion de documents intuitif et sécurisé. Il vous permet de stocker vos fichiers en toute sécurité, de les partager facilement avec votre équipe et de les retrouver rapidement grâce à un puissant moteur de recherche.

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Visiativ Document

Centralisez et sécurisez la gestion de vos documents

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5.0
Basé sur 1 avis
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Gestion des documents simplifiée avec collaboration en temps réel, recherche avancée et intégration d'outils. Sécurise le partage et l'archivage des fichiers.

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Visiativ Document offre une gestion complète des documents, permettant une collaboration en temps réel pour les équipes. Grâce à sa fonction de recherche avancée, les utilisateurs trouvent rapidement les informations indispensables. De plus, l'intégration avec divers outils améliore l'efficacité du travail. L'application assure également la sécurité lors du partage et permet un archivage fiable des fichiers, ce qui facilite la conformité aux réglementations.

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Les points forts de Visiativ Document

check Un référentiel documentaire structuré

check Des “bibliothèques” de documents facile à prendre en main​ ​

check Une traçabilité et une gestion simplifiée

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iGuana iDM

Gestion Documentaire Intelligente pour Entreprises

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Ce logiciel propose une gestion avancée des documents, un stockage sécurisé, des workflows personnalisables et des outils de collaboration optimisés.

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iGuana iDM offre une solution complète pour la gestion documentaire avec des fonctionnalités clés telles que le stockage sécurisé des fichiers, la possibilité de créer des workflows adaptés aux besoins spécifiques de l'entreprise, ainsi que des outils de collaboration qui facilitent le partage et l'édition en temps réel. Ce système s'avère idéal pour les équipes souhaitant optimiser leur productivité tout en assurant la sécurité de leurs données.

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Nuxeo

Plateforme de Gestion de Contenu

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4.3
Basé sur +200 avis
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Solution de gestion de documents pour entreprises. Gérez, stockez et partagez efficacement vos documents en toute sécurité.

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Avec Nuxeo, vous pouvez facilement organiser vos documents, suivre leur historique et accéder à des fonctionnalités de collaboration avancées telles que la co-édition en temps réel. Les flux de travail personnalisables et l'intégration avec d'autres outils de productivité sont également disponibles.

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Les points forts de Nuxeo

check cloud-native

check intelligence artificielle

check gestion des médias

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Daryus

Optimisez la gestion de projet avec Daryus

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Cette solution de gestion documentaire facilite l'organisation, la collaboration et le stockage sécurisé des documents, tout en offrant des fonctionnalités de recherche avancées.

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Daryus est un système de gestion documentaire qui optimise l'organisation et la collaboration au sein des équipes. Il permet un stockage sécurisé des fichiers, réduit les erreurs humaines et améliore l'accès à l'information grâce à des outils de recherche avancés. En intégrant des fonctionnalités telles que le versionnage des documents et des contrôles d'accès personnalisables, cette solution répond aux besoins variés des utilisateurs et favorise une productivité accrue.

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ELO ECM Suite

Gestion intelligente des documents numériques pour entreprises

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5.0
Basé sur 9 avis
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Cette solution SaaS permet de gérer efficacement les documents, d'automatiser les flux de travail, d'optimiser la collaboration et de garantir la sécurité des données.

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ELO ECM Suite est une solution complète de gestion documentaire qui offre des fonctionnalités variées telles que l'automatisation des processus métiers, le stockage sécurisé des documents, et des outils collaboratifs pour faciliter le travail en équipe. Elle permet également une intégration facile avec d'autres applications tout en respectant les normes de sécurité et de conformité. Les utilisateurs bénéficient ainsi d'une gestion efficace et fluide de l'information au sein de leur organisation.

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Doxtreem by Numen

Gestion documentaire avancée pour entreprises modernes

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Un système de gestion documentaire performant pour organiser, stocker et partager rapidement des documents. Accès sécurisé et collaboration en temps réel.

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Doxtreem by Numen est un système de gestion documentaire qui offre des fonctionnalités robustes pour optimiser la gestion des documents. Il permet d'organiser, de stocker, et de partager des fichiers en quelques clics. Grâce à son accès sécurisé, les utilisateurs peuvent collaborer en temps réel, garantissant ainsi une communication fluide au sein des équipes. Sa convivialité et ses intégrations flexibles répondent aux besoins variés des entreprises souhaitant améliorer leur productivité et leur efficacité.

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Google Drive

Création et partage de documents

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4.8
Basé sur +200 avis
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Version payante dès 1,99 $US /mois

Solution de gestion de documents en ligne avec stockage illimité, partage facile et accès sécurisé.

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Google Drive est un logiciel de gestion de documents intuitif avec une interface conviviale et une intégration facile avec d'autres applications Google. Les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur des documents, ajouter des commentaires et des annotations, et accéder à leurs fichiers de n'importe où avec une connexion Internet.

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ShareGate

Optimisez la gestion des migrations cloud

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4.6
Basé sur 114 avis
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Cette solution de gestion documentaire permet une migration fluide, un contrôle des versions et une collaboration en temps réel pour optimiser le travail d'équipe.

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ShareGate offre une plateforme robuste de gestion documentaire qui facilite la migration sécurisée des données, modifie efficacement le contrôle des versions et assure une collaboration en temps réel. Grâce à ses outils intuitifs, les équipes peuvent travailler ensemble sans heurts, tout en bénéficiant d'une traçabilité complète et d'un accès simplifié aux documents critiques. Idéale pour les entreprises cherchant à rationaliser leurs processus documentaires et à améliorer la productivité.

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ECIT Digital

Solution innovante de gestion comptable en ligne

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4.6
Basé sur 11 avis
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Ce logiciel offre une gestion des documents intuitive, facilitant le stockage, le partage et la collaboration sécurisés en ligne tout en garantissant l'accès rapide aux fichiers.

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ECIT Digital fournit une solution complète pour la gestion des documents. Avec des fonctionnalités telles que le stockage sécurisé, le partage de fichiers et des outils de collaboration, il permet aux utilisateurs d'accéder rapidement à leurs documents tout en maintenant la sécurité des données. Idéal pour les entreprises cherchant à optimiser leurs flux de travail, ce système favorise une meilleure productivité grâce à son interface conviviale et ses options de personnalisation avancées.

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DocuGenerate

Solution avancée pour la génération de documents

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4.8
Basé sur 117 avis
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Cette plateforme facilite la création, la gestion et le partage de documents en ligne, offrant des outils de collaboration avancés et un stockage sécurisé.

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DocuGenerate est une solution complète de gestion documentaire qui simplifie la création, l'édition et le partage de documents en ligne. Grâce à ses outils de collaboration avancés, les équipes peuvent travailler simultanément sur des fichiers tout en bénéficiant d'un stockage sécurisé. La recherche rapide et l'organisation intuitive des documents permettent un accès facile au contenu nécessaire, optimisant ainsi les flux de travail et améliorant la productivité globale.

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SOP Plugin

Optimisez vos processus d'entreprise avec SOP

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Logiciel de gestion documentaire, offrant des fonctionnalités avancées pour l'organisation, le partage et la collaboration sur les documents.

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SOP Plugin est un logiciel de gestion documentaire qui permet une organisation efficace des fichiers, facilitant ainsi le partage et la collaboration entre les équipes. Ses outils incluent le contrôle des versions, l'automatisation des processus, et des options de recherche avancées, offrant un cadre sécurisé pour gérer les documents. Optimisé pour une utilisation intuitive, il aide les utilisateurs à maintenir la conformité tout en améliorant l'efficacité opérationnelle.

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Bilky

Gestion Intégrée des Abonnements en Ligne

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Une plateforme intuitive qui permet la gestion centralisée des documents, la collaboration en temps réel et l'automatisation des flux de travail pour améliorer l'efficacité.

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Bilky est une solution complète de gestion documentaire qui offre une interface conviviale pour organiser et récupérer facilement les fichiers. Les utilisateurs bénéficient d'une collaboration en temps réel, de l'automatisation des processus métier et d'une sécurité renforcée pour protéger les informations sensibles. Avec des outils d'analyse intégrés, Bilky permet également de suivre la performance des flux de travail, optimisant ainsi le temps et les ressources au sein des équipes.

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Zoho Docs

Gestion Documentaire Full Web

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4.6
Basé sur +200 avis
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Version payante dès 5,00 $US /mois

Gérez facilement vos documents en ligne grâce à ce logiciel de gestion de documents. Sécurisez vos fichiers, partagez-les et collaborez avec votre équipe.

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Zoho Docs est une solution de gestion de documents qui offre des fonctionnalités de partage et de collaboration. Avec cette plateforme, vous pouvez stocker et organiser des fichiers en ligne, les partager avec votre équipe et collaborer en temps réel. Zoho Docs offre également des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger vos données sensibles.

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Les points forts de Zoho Docs

check Logiciel sécurisé

check Analyse des données

check Email-in

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CERF

Solution complète de gestion des ressources humaines

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Gérez, stockez et partagez vos documents en toute sécurité avec un logiciel de gestion de documents facile à utiliser.

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Avec des fonctionnalités de recherche avancées, des options de partage personnalisables et une gestion des versions, CERF vous permet de gagner du temps et de l'efficacité dans la gestion de vos documents.

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Logiciels de Gestion documentaire (GED) : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un logiciel de GED ?

Définition

La Gestion Électronique de Documents (GED ou EDM pour Electronic Document Management en anglais) est une application Web qui vous permet de stocker tous les fichiers de votre entreprise (factures, bulletins de salaire, bons de commande, documents techniques, mails, vidéos, etc.) dans un cloud et y accéder pour les consulter ou les modifier dès que vous en avez besoin. 

Quelques logiciels GED populaires : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.

Comment ça marche ?

Le logiciel de GED centralise et organise vos fichiers numériques. Proposé en mode SaaS, vos collaborateurs se connectent à l’outil depuis un navigateur Web (PC, Smartphone ou tablette) : 

  • Pour consulter les documents ou demander des droits d’accès 
  • Pour modifier des documents
  • Pour partager des fichiers
  • Pour enrichir la base de données de fichiers
  • Pour supprimer des éléments

L’administrateur peut gérer les droits d’accès des collaborateurs à l’outil et aux documents : lecture seule, modification, partage, pas d’accès.

L’offre de l’éditeur inclut généralement un espace de stockage cloud. Cependant, le logiciel peut s’interfacer avec votre serveur de stockage nas infogéré.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de GED ?

La numérisation des documents

Premièrement, vous importez tous les fichiers de votre entreprise :

  • Vous uploadez des documents numériques via un simple drag and drop dans un dossier ou sous-dossier
  • Vous utilisez la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractère) et prenez en photo des papiers depuis votre smartphone
  • Vous synchronisez le logiciel à votre messagerie électronique

Pour simplifier l’archivage papier, vous pouvez connecter l’outil à votre scanner, photocopieuse, ou copieur numérique.

Le gestionnaire de documents prend en charge :

  • Tous vos fichiers : documents administratifs, contrats, bulletins de salaire, bons de commande, factures fournisseurs et clients, etc.
  • Tous les formats : PDF, Word, Excel, Powerpoint, image, vidéos, Google Doc, sharepoint, etc. 

Pour archiver correctement vos documents, vous structurez au fur et à mesure une arborescence logique (par individu, projet, équipe, fonction, etc.) et rangez vos documents dans les différents dossiers et sous-dossiers. Vous pouvez également trouver vos fichiers en inscrivant des mots clés dans le moteur de recherche de l’outil.

L’outil informatique reconnaît les documents aux formats similaires pour les indexer automatiquement. Par exemple, vos factures sont rangées dans votre dossier “Facture”.

La gestion des documents dans l’outil

Les fonctions suivantes sont au coeur de la gestion documentaire :

  • Consultation de documents
  • Gestion de contenu en entreprise (ECM)
  • Édition et co-édition simultanée
  • Partage nominatif ou groupé de documents
  • Sauvegarde des données avec historique des versions
  • Suppression et restauration de documents
  • Ajout de commentaires et tags

Certains documents nécessitent d’utiliser le moteur de workflows pour gérer les demandes et les droits. Par exemple : 

  • Une demande de consultation ou de téléchargement d’un document sensible
  • Une demande de partage d’un fichier avec une personne interne ou externe (client, partenaire) à l’entreprise
  • Une modification qui nécessite une validation en amont : nommage, suppression, archivage électronique, etc.
  • Etc.

L’administrateur du document ou de l’application est automatiquement notifié de la demande et peut l’accepter ou la rejeter.

Un document partagé fait l’objet d’une notification automatique par email auprès de son destinataire. Un fichier trop volumineux peut être envoyé par courrier électronique sous forme d’un lien téléchargeable.

Les espaces de travail collaboratifs

Certaines solutions GED incluent un portail collaboratif par projet sur lequel les équipes peuvent échanger :

  • Partager des documents (intranet ou extranet)
  • Discuter sur un live chat, réaliser des sondages
  • Utiliser un gestionnaire de tâches
  • Recevoir des notifications
  • Consulter l’agenda de l’équipe ou d’un membre

Avec la fonction synchronisation de l’outil, vous disposez sur votre bureau d’un dossier qui répertorie tous les éléments de votre drive. Vous pouvez consulter les documents et les modifier si vous en avez le droit.

Les documents modifiés localement sont automatiquement uploadés en tant que nouvelle version dans votre gestionnaire de documents et le poste de travail des membres de votre équipe.

En mode offline, il se synchronisera automatiquement lorsque la connexion sera rétablie.

Un outil de cybersécurité

Les éditeurs de solutions GED proposent différents niveaux de sécurité pour garantir l’intégrité de vos fichiers :

  • Chiffrement bout-en-bout de vos données (certificat SSL)
  • Cloud sécurisé dans des datacenters protégés
  • Authentification multi-facteurs et multi-périphérique (NFC, IP, horaire, biométrique, QR Code, etc.)

Certaines solutions intègrent les fonctionnalités clés des coffres-forts numériques telles que la signature électronique ou l’archivage numérique à valeur probante.

Qui utilise un outil de GED ?

Dématérialiser ses documents est une tendance actuelle qui rend les documents accessibles et partageables. Une TPE et petite PME peut se contenter d’un dossier sur son disque dur, d’un outil bureautique et d’une sauvegarde externalisée. Un cabinet d’expertise comptable, une collectivité locale, une grande entreprise, etc., a tout intérêt d’installer une solution GED pour gérer sa base de connaissances.

Cette solution est généralement installée par le service informatique ou la DSI puis utilisée par les différents services pour gérer les contrats, améliorer l’expérience et la relation client, etc.

Pourquoi utiliser la GED en entreprise ?

La dématérialisation des documents permet de gérer le cycle de vie de tous les fichiers en éliminant l’archivage papier laborieux. Cependant, elle présente quelques inconvénients. 

Avantages

  • Plus de supports papier, les documents sont classés en ligne et facilement accessibles
  • Facilite la gestion de projet collaborative entre les membres d’une équipe
  • Gain temps et de productivité des collaborateurs
  • Protection contre la fuite de données et la falsification 
  • Solution de cloud computing : pas de crainte de perdre des données en cas de vol de matériel d’hébergement
  • Compatible avec tous type d’ERP (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, etc.) et tous les éléments du système d’information (CRM, CMS, Réseau Social d’Entreprise, CAO, BPM, etc.)
  • Choisir un gestionnaire de document français vous protège du Patriot Act

Inconvénient

  • En cas de défaillance de l’outil, vous risquez de tout perdre si vous n’avez pas prévu de sauvegarde externalisée 
  • Utiliser le cloud de l’éditeur peut être risqué si le fournisseur arrête son activité
  • Avant de souscrire à un GED, il faut s’assurer de la présence d’une clause de réversibilité des données en cas de rupture contractuelle
  • Risques de problèmes de synchronisation si deux individus modifient le même document hors ligne.

Comment choisir son logiciel de GED ?

Il est important de prendre en compte l'infrastructure informatique existante dans l'entreprise. Ceci afin de choisir un outil qui pourra s'intégrer facilement avec les solutions métiers. Il faut également se renseigner sur la localisation des data centers, et la sécurisation des données, surtout si elles sont sensibles. A savoir que ces la législation du pays où sont localisés les data centers qui s'applique à vos données stockées.

D'un point de vue opérationnelle :

  • Le logiciel est-il mis à jour régulièrement ?
  • Est-il adaptable ? Peut-il évoluer facilement en fonction des besoins ? 
  • L'interface est-elle ergonomique et compréhensible pour tous les utilisateurs ?

Pour plus de détails, vous consultez notre guide sur la GED

Logiciels de Gestion documentaire (GED) : FAQ

Comment fonctionne un logiciel de gestion de documents ?

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Un logiciel de gestion de documents permet de stocker, d'organiser et de rechercher des documents numériques. Il permet également de contrôler l'accès aux documents, de suivre les modifications et de collaborer sur des documents en temps réel.

Quelles fonctionnalités devrais-je trouver lorsque je recherche un logiciel de gestion de documents ?

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Lorsque vous recherchez un logiciel de gestion de documents, vous devriez rechercher des fonctionnalités telles que la recherche de texte intégral, le contrôle d'accès, la collaboration en temps réel, la gestion des versions et la compatibilité avec les formats de fichiers courants.

Quels sont les avantages de la gestion de documents pour mon entreprise ?

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La gestion de documents numériques permet à votre entreprise de stocker et d'organiser facilement les documents, d'améliorer la productivité et la collaboration, de réduire les coûts de stockage et de papier, et d'améliorer la sécurité et la conformité.

Quelles sont les meilleures options de logiciel de gestion de documents sur le marché ?

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Les meilleures options de logiciel de gestion de documents incluent Microsoft SharePoint, Google Drive, Dropbox Business, et Box.

Quelles sont les alternatives gratuites au logiciel de gestion de documents que je pourrais essayer ?

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Les alternatives gratuites au logiciel de gestion de documents incluent OpenDocMan, LogicalDOC, Alfresco Community Edition, et SeedDMS.