Allant de sa création à sa destruction, vous ne perdez plus aucune trace de vos documents avec les logiciels collaboratifs. La Gestion Electronique des Documents (GED) au sein de votre entreprise va vous aider dans :
Bechtle est une solution logicielle de gestion d'entreprise conçue pour optimiser les opérations des PME et grandes entreprises.
Son interface intuitive offre des outils avancés pour la gestion de projet, la collaboration d'équipe et la gestion des ressources. Parfait pour les entreprises cherchant à améliorer leur productivité et efficacité.
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Affinda Platform est conçu pour automatiser l'analyse de documents pour les entreprises de toutes tailles.
Avec sa capacité à extraire des données précises et à intégrer facilement des API, il se distingue par sa rapidité et sa fiabilité.
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NeoLedge – L’Accélérateur de Performance pour Votre Gestion DocumentaireNeoLedge est un acteur mondial incontournable dans le domaine des solutions de gestion de contenu d'entreprise (ECM).
Grâce à ses technologies avancées et à son expertise, NeoLedge transforme la gestion de l'information en un levier stratégique pour les organisations.
Lire notre analyse sur EliseLes points forts de Elise
Automatisation des processus métiers
Adoption rapide et intuitive
Sécurité et conformité sans compromis
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Gérez facilement vos documents avec Astoria. Sauvegardez, partagez et recherchez vos fichiers en toute sécurité.
Astoria est un logiciel de gestion de documents intuitif et sécurisé. Il vous permet de stocker vos fichiers en toute sécurité, de les partager facilement avec votre équipe et de les retrouver rapidement grâce à un puissant moteur de recherche.
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Visiativ Documents est une solution GED complète dédiée à la gestion documentaire pour optimiser l’organisation, le partage et la sécurisation des informations stratégiques de l’entreprise.
Elle permet une gestion centralisée des documents tout en garantissant leur traçabilité, leur accessibilité et leur conformité réglementaire. Fonctionnalités principales : Gestion centralisée : un référentiel unique pour tous vos documents, accessible en tout lieu.
Lire notre analyse sur Visiativ DocumentLes points forts de Visiativ Document
Un référentiel documentaire structuré
Des “bibliothèques” de documents facile à prendre en main
Une traçabilité et une gestion simplifiée
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Découvrez iGuana iDM, une solution efficace de gestion documentaire conçue pour les entreprises souhaitant optimiser leur flux de travail.
Elle propose un archivage robuste et une recherche avancée, ainsi qu'une intégration facile avec vos systèmes existants.
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Solution de gestion de documents pour entreprises. Gérez, stockez et partagez efficacement vos documents en toute sécurité.
Avec Nuxeo, vous pouvez facilement organiser vos documents, suivre leur historique et accéder à des fonctionnalités de collaboration avancées telles que la co-édition en temps réel. Les flux de travail personnalisables et l'intégration avec d'autres outils de productivité sont également disponibles.
Lire notre analyse sur NuxeoLes points forts de Nuxeo
cloud-native
intelligence artificielle
gestion des médias
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Daryus est un logiciel de gestion de projet conçu pour les équipes cherchant à rationaliser leurs processus.
Idéal pour les PME et grandes entreprises, il se distingue par ses fonctionnalités d'intégration, de personnalisation et de gestion des ressources automatisée.
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ELO ECM Suite est une solution de gestion de contenu d'entreprise destinée aux entreprises désireuses de centraliser et automatiser leurs flux documentaires.
Adapté aux PME comme aux grandes entreprises, il se distingue par ses fonctions de collaboration, de classification automatique et d'intégration flexible.
Lire notre analyse sur ELO ECM SuiteVers fiche produit de ELO ECM Suite
Doxtreem est une solution de gestion de contenu d'entreprise qui simplifie la gestion documentaire pour les grandes entreprises et administrations publiques.
Sa capacité d'intégration avec divers systèmes et sa gestion centralisée des documents le différencient de ses concurrents.
Lire notre analyse sur Doxtreem by NumenVers fiche produit de Doxtreem by Numen
Solution de gestion de documents en ligne avec stockage illimité, partage facile et accès sécurisé.
Google Drive est un logiciel de gestion de documents intuitif avec une interface conviviale et une intégration facile avec d'autres applications Google. Les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur des documents, ajouter des commentaires et des annotations, et accéder à leurs fichiers de n'importe où avec une connexion Internet.
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ShareGate est un outil puissant destiné aux entreprises souhaitant simplifier la migration vers le cloud.
Il s'adresse principalement aux équipes IT et aux consultants avec des fonctionnalités clés telles que la migration sans interruption, des analyses approfondies et une gestion intuitive des autorisations.
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ECIT Digital est une solution de comptabilité en ligne conçue pour les petites et moyennes entreprises.
Elle simplifie la gestion financière grâce à ses fonctionnalités de comptabilité automatisée, suivie en temps réel des transactions et gestion fluide des factures, se démarquant par sa convivialité et son intégration facile.
Lire notre analyse sur ECIT DigitalVers fiche produit de ECIT Digital
DocuGenerate facilite la création de documents professionnels pour les entreprises de toutes tailles. Grâce à son interface intuitive, il génère rapidement des documents personnalisés.
Ses fonctions d'automatisation et de collaboration sont inégalées, le rendant unique sur le marché.Quelles sont les principales fonctionnalités de DocuGenerate?Automatisation des documentsAvec DocuGenerate, profitez d'une automatisation avancée pour simplifier votre travail administratif.
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SOP Plugin est une solution innovante conçue pour améliorer l'efficacité opérationnelle des entreprises.
Ciblant les PME, cet outil se distingue par sa gestion rationalisée des processus ainsi que ses capacités d'automatisation et de collaboration intuitive, surpassant ainsi ses concurrents.
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Gérez facilement vos documents en ligne grâce à ce logiciel de gestion de documents. Sécurisez vos fichiers, partagez-les et collaborez avec votre équipe.
Zoho Docs est une solution de gestion de documents qui offre des fonctionnalités de partage et de collaboration. Avec cette plateforme, vous pouvez stocker et organiser des fichiers en ligne, les partager avec votre équipe et collaborer en temps réel. Zoho Docs offre également des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger vos données sensibles.
Lire notre analyse sur Zoho DocsLes points forts de Zoho Docs
Logiciel sécurisé
Analyse des données
Email-in
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Gérez, stockez et partagez vos documents en toute sécurité avec un logiciel de gestion de documents facile à utiliser.
Avec des fonctionnalités de recherche avancées, des options de partage personnalisables et une gestion des versions, CERF vous permet de gagner du temps et de l'efficacité dans la gestion de vos documents.
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Solution complète pour la gestion électronique de documents. Fonctionnalités de partage, stockage, recherche et sécurité.
DeliveryWare est un logiciel de gestion de documents qui permet aux utilisateurs de stocker, organiser et rechercher des fichiers numériques en toute sécurité. Avec des fonctionnalités de partage de documents, les utilisateurs peuvent collaborer facilement avec des collègues et des clients.
Lire notre analyse sur DeliveryWareVers fiche produit de DeliveryWare
Gérez, stockez et partagez efficacement vos documents grâce à ce logiciel de gestion de documents.
DocXellent vous permet de contrôler l'accès à vos documents, de les localiser rapidement et de collaborer facilement avec vos collègues. Il offre également des fonctionnalités avancées telles que la gestion des versions et des workflows pour une meilleure productivité.
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Gérez tous vos documents en un seul endroit avec ce logiciel de gestion de documents. Fonctionnalités clés : stockage sécurisé, partage de documents, flux de travail personnalisable.
Avec ce système de gestion de documents, vous pouvez facilement organiser et accéder à tous vos fichiers en quelques clics. Les utilisateurs peuvent collaborer sur des documents, suivre les modifications et automatiser les tâches de workflows pour une productivité accrue.
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La Gestion Électronique de Documents (GED ou EDM pour Electronic Document Management en anglais) est une application Web qui vous permet de stocker tous les fichiers de votre entreprise (factures, bulletins de salaire, bons de commande, documents techniques, mails, vidéos, etc.) dans un cloud et y accéder pour les consulter ou les modifier dès que vous en avez besoin.
Quelques logiciels GED populaires : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.
Le logiciel de GED centralise et organise vos fichiers numériques. Proposé en mode SaaS, vos collaborateurs se connectent à l’outil depuis un navigateur Web (PC, Smartphone ou tablette) :
L’administrateur peut gérer les droits d’accès des collaborateurs à l’outil et aux documents : lecture seule, modification, partage, pas d’accès.
L’offre de l’éditeur inclut généralement un espace de stockage cloud. Cependant, le logiciel peut s’interfacer avec votre serveur de stockage nas infogéré.
Premièrement, vous importez tous les fichiers de votre entreprise :
Pour simplifier l’archivage papier, vous pouvez connecter l’outil à votre scanner, photocopieuse, ou copieur numérique.
Le gestionnaire de documents prend en charge :
Pour archiver correctement vos documents, vous structurez au fur et à mesure une arborescence logique (par individu, projet, équipe, fonction, etc.) et rangez vos documents dans les différents dossiers et sous-dossiers. Vous pouvez également trouver vos fichiers en inscrivant des mots clés dans le moteur de recherche de l’outil.
L’outil informatique reconnaît les documents aux formats similaires pour les indexer automatiquement. Par exemple, vos factures sont rangées dans votre dossier “Facture”.
Les fonctions suivantes sont au coeur de la gestion documentaire :
Certains documents nécessitent d’utiliser le moteur de workflows pour gérer les demandes et les droits. Par exemple :
L’administrateur du document ou de l’application est automatiquement notifié de la demande et peut l’accepter ou la rejeter.
Un document partagé fait l’objet d’une notification automatique par email auprès de son destinataire. Un fichier trop volumineux peut être envoyé par courrier électronique sous forme d’un lien téléchargeable.
Certaines solutions GED incluent un portail collaboratif par projet sur lequel les équipes peuvent échanger :
Avec la fonction synchronisation de l’outil, vous disposez sur votre bureau d’un dossier qui répertorie tous les éléments de votre drive. Vous pouvez consulter les documents et les modifier si vous en avez le droit.
Les documents modifiés localement sont automatiquement uploadés en tant que nouvelle version dans votre gestionnaire de documents et le poste de travail des membres de votre équipe.
En mode offline, il se synchronisera automatiquement lorsque la connexion sera rétablie.
Les éditeurs de solutions GED proposent différents niveaux de sécurité pour garantir l’intégrité de vos fichiers :
Certaines solutions intègrent les fonctionnalités clés des coffres-forts numériques telles que la signature électronique ou l’archivage numérique à valeur probante.
Dématérialiser ses documents est une tendance actuelle qui rend les documents accessibles et partageables. Une TPE et petite PME peut se contenter d’un dossier sur son disque dur, d’un outil bureautique et d’une sauvegarde externalisée. Un cabinet d’expertise comptable, une collectivité locale, une grande entreprise, etc., a tout intérêt d’installer une solution GED pour gérer sa base de connaissances.
Cette solution est généralement installée par le service informatique ou la DSI puis utilisée par les différents services pour gérer les contrats, améliorer l’expérience et la relation client, etc.
La dématérialisation des documents permet de gérer le cycle de vie de tous les fichiers en éliminant l’archivage papier laborieux. Cependant, elle présente quelques inconvénients.
Il est important de prendre en compte l'infrastructure informatique existante dans l'entreprise. Ceci afin de choisir un outil qui pourra s'intégrer facilement avec les solutions métiers. Il faut également se renseigner sur la localisation des data centers, et la sécurisation des données, surtout si elles sont sensibles. A savoir que ces la législation du pays où sont localisés les data centers qui s'applique à vos données stockées.
D'un point de vue opérationnelle :
Pour plus de détails, vous consultez notre guide sur la GED.
Un logiciel de gestion de documents permet de stocker, d'organiser et de rechercher des documents numériques. Il permet également de contrôler l'accès aux documents, de suivre les modifications et de collaborer sur des documents en temps réel.
Lorsque vous recherchez un logiciel de gestion de documents, vous devriez rechercher des fonctionnalités telles que la recherche de texte intégral, le contrôle d'accès, la collaboration en temps réel, la gestion des versions et la compatibilité avec les formats de fichiers courants.
La gestion de documents numériques permet à votre entreprise de stocker et d'organiser facilement les documents, d'améliorer la productivité et la collaboration, de réduire les coûts de stockage et de papier, et d'améliorer la sécurité et la conformité.
Les meilleures options de logiciel de gestion de documents incluent Microsoft SharePoint, Google Drive, Dropbox Business, et Box.
Les alternatives gratuites au logiciel de gestion de documents incluent OpenDocMan, LogicalDOC, Alfresco Community Edition, et SeedDMS.
