Pourquoi une gestion électronique des documents ?

Vous êtes à la recherche d’une solution de gestion des flux documentaires permettant de gérer les affaires clients mais également interne ? Avec un dossier unique regroupant tous les documents d'un projet ? La gestion des flux de documents permet de simplifier et d’organiser le traitement de vos documents, d’automatiser vos process de manière intelligente et de gagner du temps.

La solution O'GED

O'GED est un outil simple et pragmatique pour gérer le cycle de vie de vos documents : Facture, devis, offre commerciale ou encore documents internes. Tous vos documents scannées ou éléctroniques sont classées, traités et automatisés dans la GED pour faciliter votre organisation.

En  plus de permettre de transformer des documents papier en documents informatisés, mettre en place une gestion des flux permet de gérer tout le cycle de vie d’un document.

Les objectifs sont de :

• Dématérialiser,
• Favoriser le collaboratif,
• Gagner en productivité,
• Sécuriser les données,
• Faciliter l’accès

Les fonctionnalités de O'GED

Stocker ses documents :

• Stocker électroniquement ses documents dans plusieurs espaces cloisonnés ou non,
• Les méthodes d’import de documents sont multiples pour s’adapter aux différents usages,
• Mise en place d’un plan de classement et d’une vue hiérarchique adaptés à l’entreprise pour faciliter la recherche.

Rechercher ses documents :

• Les données utiles à l’indexation des documents sont définies au début du projet en fonction de l’activité du client,
• Définition du nombre d’informations à remplir pour que la recherche soit efficace,
• La recherche peut se faire selon ces informations ou selon le contenu des documents grâce au fulltext, à l’OCR.

Reconnaissance visuelle et automatisation par IA :

• Automatiser la gestion des documents grâce à la reconnaissance des metadonnées
• Optimisation des process métiers
• Automatisation et traitement par Machine learning (apprentissage autonome)

Suivre le cycle de vie :

• Création et modification de documents avec les outils associés, directement depuis la GED,
• Système de versioning afin de garder une traçabilité de toutes les modifications apportées,
• Partage de documents en externe avec accès sécurisé et restreint dans le temps.
• Bénéficiez de la signature électronique certifiée et légale.

Sécuriser ses documents :

• Notion de droits d’accès aux différents espaces de stockage ou documents,
• Les documents peuvent être verrouillés à la modification par exemple en fin de workflow ou suite à une diffusion,
• Les documents partagés en externe le sont avec limitation d’accès dans le temps et protection par mot de passe.

Mettre en place des workflow :

• Mise en place de workflows pour assurer et suivre le passage du document par certaines étapes clés,
• Chaque étape a son panel d’actions possibles pour l’utilisateur et un utilisateur peut être affecté à chaque étape,
• On peut définir un verrouillage automatique à certaines étapes du workflow.

Signature électronique

• Garantie de manière légale la signature
• Envoi d’un code par sms ou email pour valider la signature de tous types de documents
• Solution simple et certifiée aux obligations légales

Les atouts de O’Ged

• Une solution en mode Cloud accessible partout,
• Une compatibilité Office 365,
• Une utilisation simple et ergonomique,
• Une solution évolutive,
• Des filtres entièrement personnalisables,
• Un moteur de recherche puissant via OCR, full text*,
• Gestion intelligente des documents,
• Module de signature éléctronique,
• Aucune installation nécessaire,
• Une connexion possible à votre ERP.