Logiciels de Plateforme collaborative

Logiciels de Plateforme collaborative : guide d'achat

Qu'est-ce qu'une plateforme collaborative ? 

La plateforme collaborative est un outil hybride qui réunit les outils de communication et de collaboration utilisés en interne au sein d’un espace de travail virtuel afin de faciliter la collaboration. 

Les plateformes collaboratives sont principalements utilisées par les services de marketing, d'équipes projet, de pôles produits, de design, ainsi que les équipes de développement informatique et même les ressources humaines. Certaines plateformes collaboratives sont très spécialisées métiers, mais les plus généralistes disposent d'une couverture fonctionnelle très large et flexible permettant à l'entreprise entière de l'utiliser.

Quelles sont les fonctionnalités principales d'un outil collaboratif ?

Les fonctionnalités principales d'une plateforme collaboratives sont multiples et peuvent varier d'un outil à l'autre. En règle générale, on retrouve des fonctionnalités telles que : 

• la gestion de projet : pour collaborer
• la gestion électronique de documents (GED),
• le réseau social d’entreprise (RSE),
• la messagerie instantanée (chat),
• la visioconférence,
• la gestion des connaissances (knowledge management), blog, communautés,
• la plateforme de co-création, innovation participative,
• l'agenda partagé, etc.

Pourquoi utiliser une plateforme collaborative en entreprise ? 

La première utilité des plateformes collaboratives est de faire gagner du temps aux entreprises. Les collaborateurs travaillant sur des plateformes collaboratives peuvent travailler plus efficacement et rapidement sur différentes tâches et projets. Ils peuvent, suivant les droits de chacun, alimenter les données concernant un projet en ayant accès à la dernière version de chaque tâche mais aussi à tout l’historique des modifications. L’utilisation de ces outils est simple et facile ce qui favorise les échanges pour le travail collaboratif. Ainsi, les plateformes collaboratives permettent une gestion optimale des projets en entreprises.

Elles sont des outils essentiels aux entreprises qui souhaitent se développer et évoluer dans le contexte actuel. Le travail collaboratif est un mode de travail qui se développe de plus en plus dans les entreprises modernes. Ainsi, l’utilisation de ces outils permet aux entreprises de compléter et d’accompagner leur démarche collaborative. Une nouvelle image émerge, l’image d’une entreprise jeune, dynamique et moderne. Faire appel à ces plateformes collaboratives reste un choix stratégique.

Elles permettent de centraliser en un seul lieu tous les outils et documents utiles et rassemblent les compétences de chacun. Les documents sont facilement accessibles, ainsi les utilisateurs peuvent travailler dans des conditions favorisant la productivité et la créativité. Il ne faut pas oublier que les données sont stockées de manière 100% sécurisée.

Avantages : 

• facilite et fluidifie les échanges des données : meilleure communication et gain de temps
• centralise les documents et compétences 
• permet un partage de dossiers lourds
• simplifie la consultation des documents : possibilité de consulter un dossier depuis n'mporte quel endroit 
• sécurise les données enregistrées 

Plateformes collaboratives : Les meilleurs outils à utiliser en 2021

Monday : la référence de la gestion globale d'entreprise 

Monday est une plateforme collaborative extrêmement complète. D’abord axée sur la gestion de projet, la plateforme permet maintenant de piloter toute l’entreprise dans tous ses aspects. Du marketing à l’informatique en passant par la RH et la relation client, Monday.com disposera d’’un espace de flux de travail qui sera adapté aux besoins exprimés par l’entreprise.

Fonctionnalités clés : 

• Automatisation des tâches extrêmement poussée : créez des automatisations facilement, comme la création automatique d’une tâche à la réception d’un nouveau mail.
• Large choix d’intégrations avec des API diverses : de Zendesk à Hubspot, interconnectez vos outils fluidement avec vos clients email, CRMs et outils marketing en quelques clics seulement.
• Collaborez facilement à distance avec des modèles de gestion de tâches et conduites de réunions conçus pour les télétravailleurs. Monday.com offre également aux directeurs de projets un aperçu global de la charge de travail distribuée auprès des collaborateurs.

Tarifs : À partir de 8€ par utilisateur / mois pour la version basique

Teamwork : la plateforme tout-en-un de collaboration taillée pour les agences

Teamwork est une plateforme collaborative taillée pour les agences, elle leur permet de manager les projets, les clients, ainsi que les freelances désignés comme prestataires intermédiaires. L’outil s’avère particulièrement efficace dans le cadre du travail à distance et la collaboration autour de projets nécessitant l’intervention des équipes créatives, marketing, et équipes produit.
Teamwork propose de personnaliser les flux de travail pour s’adapter au mieux aux besoins de tous les services. De la gestion du cycle de sprint pour les product managers, à l’ajout de clients et collaborateurs, sur des tâches intermédiaires nécessaires à la conduite d’une stratégie marketing par exemple. La plateforme gère même le suivi des temps et la facturation automatique. Par ailleurs, Teamwork est disponible en version mobile, particulièrement efficace pour accompagner les équipes commerciales en déplacement, ou pour suivre le développement d’un projet en un coup d'œil. 

Le petit plus : Teamwork dispose de tout un ensemble de vidéos explicatives extrêmement synthétiques de moins de 30 secondes pour vous accompagner dans l’adaptation de l’outil à vos besoins, rendant sa prise en main encore plus rapide.

Fonctionnalités clés : 

• Interface intuitive avec une phase d’apprentissage douce
• Gestion des tâches mais aussi des sous-tâches pour plus de précision
• Ajout illimité de clients/collaborateurs sans surcoût et contrôle précis de l’accès aux informations pour les clients
• Chat d’équipe directement intégré !

Tarifs : version gratuite jusqu'a 5 utilisateurs.

A partir de 12,5 € / mois / utilisateur pour la version entreprise

Wrike : la plateforme de gestion du travail flexible et robuste

La plateforme collaborative la plus agile, c’est Wrike. La plateforme, désormais disponible en version gratuite avec Wrike Free, est avant tout taillée pour la gestion de projet agile, dans le cadre de développement de produits. Wrike s’adapte pour autant parfaitement aux autres équipes souhaitant une plateforme performante pour gérer les projets collaborativement sans accrocs. Wrike vous permet de réaliser des calendriers partagés avec vos collaborateurs, de créer des tâches et de distribuer les rôles facilement. Responsabilisez chaque partie prenante, et échangez par commentaire directement au sein de la tâche.

Wrike est également parfaitement adapté pour les directeurs de projets. Wrike propose une vue en portefeuille de projets, vous permettant de bénéficier d’une vue d’ensemble de tous les projets en cours, et de ceux potentiellement à risque. Par ailleurs, Wrike Resource, le nouvel outil de gestion de la charge de travail de Wrike, vous permet de planifier précisément la charge de travail prévue pour un collaborateur et vous assure que les tâches soient réalisables en temps voulu.

Enfin, concernant la sécurité des données, Wrike encrypte toutes les données reçues pour une privacité des données maximale. Vous bénéficiez de votre clé de cryptage maître, et Wrike encrypte toutes vos données automatiquement pour éviter tout vol de vos données présentes dans le Cloud. Vos données, ainsi que vos pièces jointes sont ainsi protégées.

Fonctionnalités clés : 

• Haute personnalisation des outils de la plateforme collaborative : pliez vos outils à vos besoins, et non l’inverse ! 
• Gestion des échéances de tâches et ajout de dépendances de tâches nécessaires à la réalisation du projet
• Intégration fluide avec Google Docs, Apple Mail et bien d’autres
• Knowledge base disponible en français sur le site officiel 

Tarifs : version gratuite à 0$ avec utilisateurs illimités.

9,80$ / utilisateur / mois en version professionnelle

24,80$ / utilisateur / mois en version Business, ajoutant de nouvelles fonctionnalités comme le moteur d'automatisations, le suivi de temps et le mode marque blanche.

Trello : gratuit, simple & efficace

Trello est un outil bien connu de la gestion de projet, mais c’est également un outil de plateforme collaborative parfaitement justifié. En effet, au-delà de sa gestion de tâches classique en format Kanban et ses tableaux divers, Trello permet l’intégration de Slack, Dropbox, Google Drive, Evernote, et même Confluence. Rendant l’outil extrêmement versatile et parfaitement adaptée pour une équipe en télétravail. 

La cerise sur le gâteau : Trello évolue et permet désormais de créer des automatisation d’actions. Permettant ainsi aux collaborateurs de se délester d’une grande partie des opérations intermédiaires habituellement attribuables à la gestion de projet, pour se focaliser sur la collaboration et les échanges autour des projets eux-mêmes.

Fonctionnalités clés : 

• Gestion des tâches sous forme de tableaux et projets
• Automatisation des tâches intermédiaires et affectations automatiques de tâches
• Intégration fluide des outils collaboratifs complémentaires : Google Drive, Slack..

Tarifs : Gratuit. Une version Premium à 12,5$ / mois existe également en essai gratuit.

La version Premium ajoute de nouvelles fonctionnalités de visualisation de projets, d'administration et sécurité des données.

Asana : l'outil de collaboration simple & intuitif pour les entreprises malines

Asana fait partie des outils de travail collaboratif les plus réputés grâce à sa facilité d’utilisation, grâce à un interface intuitive et simple d’aspect. Il est très facile de naviguer au sein de l’application et de gérer ses tâches en quelques clics.

L’un des avantages majeurs d’Asana est sa capacité à s’intégrer avec d’autres outils collaboratifs tels que Slack ou encore Microsoft Teams pour les plus connus, mais également des CRMs comme Salesforce ou Hubspot ainsi que des outils de développement informatique. Si vous utilisez déjà un outil de pilotage de projet pour l’un de vos services au sein de votre entreprise, il y a de fortes chances que Asana sera en mesure de s’y interfacer pour une plus grande fluidité et harmonisation des outils.
Par ailleurs Asana dispose d’une version gratuite disposant de la vue Liste, Tableau et Calendrier. Vous pourrez également tester plus de 100 intégrations différentes. Un bon moyen de vérifier que vos outils resteront simples à utiliser, même en adoptant Asana.

Fonctionnalités clés : 

• Vues par liste, tableau, calendrier et par chronologie
• Gestion de portefeuille de projets avancée
• Système d’automatisation des processus, automatisez les tâches répétitives facilement

Tarifs : à partir de 13,49$ / mois / utilisateur

Notion : L'espace de travail collaboratif tout-en-un de référence

Notion est un outil de gestion de projet et de travail collaboratif un peu à part. Il se situe entre un logiciel de gestion de projet classique et un logiciel de type Evernote. 
Fonctionnant à base de projets, il est possible d’écrire des notes, collaborer et créer des projets de toutes formes grâce à une base de modèles riche.

Notion se veut facile d’usage, très fréquemment utilisé pour définir la culture d’entreprise et ses objectifs pour ensuite les communiquer aux collaborateurs, c’est un excellent outil pour faciliter l’onboarding des nouveaux acteurs de l’entreprise. Notion reste toutefois un excellent outil de mise en place de projets, avec toutes les fonctionnalités auxquelles on s’attendrait de la part d’un logiciel de gestion de projet. De la création de tâche à l’attribution d'échéances et rôles, à l’ajout de commentaires sur les tâches ou même les mentions dynamiques de collaborateurs.

Fonctionnalités clés : 

• Outil de gestion des tâches performant
• Possibilité de créer une base de connaissances facilement pour les entreprises
• Interconnection avec de nombreux outils comme Sketch pour les équipes design ou Trello pour s’adapter une gestion de projet au mode Kanban.

Tarifs : à partir de 5$ / mois / utilisateur (Version d'essai gratuite disponible)

Lumapps : La plateforme collaborative nouvelle génération qui transforme les collaborateurs en ambassadeurs de marque

Lumapps est une plateforme collaborative d’un nouveau genre. L’application se focalise sur l'expérience du collaborateur. C'est-à-dire qu’elle vise à encadrer et faciliter l’onboarding des nouveaux collaborateurs, mais aussi à mieux les mobiliser dans le but de disposer d’une E-réputation plus maîtrisée, et une communication interne renforcée. 
Lumapps mise sur l’intranet social et collaboratif, en incitant à partager les nouveautés dans l’entreprise, les héberger et alimenter la base d’informations à disposition des équipes.  

Lumapps propose également un outil de recrutement décrit comme “Employee Social Advocacy” dont l’objectif est de permettre aux employés de porter leur voix dans les communications réalisées par l’entreprise. De cette façon, l’image de marque de l’entreprise s’en trouve renforcée, en découle des avantages comme une plus grande facilité de recrutement de nouveaux talents, ainsi qu’un plus grand engagement des salariés. Les avantages sont multiples, l’entreprise gagne en crédibilité, en temps de recrutement, et diminue son turnover.

Fonctionnalités clés : 

• Intranet Social et Collaboratif puissant
• Hébergement de videos en interne dans la knowledge base
• Système d'Employé Social Advocacy : vos salariés deviennent les ambassadeurs de votre entreprise ! 

Tarifs : Contacter Lumapps pour plus d’informations
 

Slack : La messagerie instantané va plus loin

Slack est un outil bien connu des professionnels. A l’instar de Trello, il est largement utilisé au sein des agences et petites entreprises, c’est un outil très efficace pour communiquer au sein des équipes. Créez des canaux de discussions, envoyez des messages privés, partagez des fichiers, et connectez-vous aux applications tierces pour adapter Slack à vos usages. 

Slack propose un panel de fonctionnalités extrêmement complet, vous pouvez regrouper la messagerie instantanée, remplacer vos échanges de mails incessants et même utiliser la visioconférence. Partagez des fichiers, ajoutez des rappels automatiques synchronisés avec votre Google Agenda ou réalisez des votes et sondages en quelques clics. 

Slack n’est cependant pas à confondre avec un outil de gestion de projet, il s’agit bien là d’un outil surtout collaboratif. Visant à faciliter les échanges entre les membres d’équipes. Il est vivement conseillé d’avoir recours à une solution de gestion de projet si on souhaite maintenir une certaine rigueur dans la conduite de projet très larges ou si un portefeuille de projet conséquent doit être géré.

Fonctionnalités clés : 
La messagerie instantanée nouvelle génération
Nombreuses intégrations extrêmement utiles, notamment avec Google Agenda ou encore Trello
Ajoutez des rappels automatiques aux membres de l’équipe et à vous même en quelques clics

Tarifs : Gratuit avec une limite d'historique des derniers 10 000 messages.

A partir de 6,25€ / mois / utilisateur dans sa version professionnelle.
 

Mentions honorables des meilleures plateformes collaboratives : 

Certaines plateformes collaboratives évoluent pour rassembler un maximum d’outils numériques afin de répondre à tous les usages.

Gladys

Gladys intègre ainsi à la fois un RSE, un outil PPM et la gestion des idées et innovations.

3 points forts :

• les collaborateurs peuvent partager leurs idées et leur veille au sein même des projets ;
• le gestionnaire de tâches permet d’organiser un projet en tâches et sous-tâches et de visualiser l’avancement ;
• l’hébergement des données est en France.

interStis

interStis est un logiciel français de gestion documentaire couplée à la gestion de projet.

Netframe

Netframe, solution 100 % française, propose l’association de trois outils de travail collaboratif : le chat, le RSE et la GED.

Les réseaux sociaux d’entreprise

Les RSE (Réseaux Sociaux d’Entreprise) représentent l’évolution 2.0 des outils de communication que sont l’intranet, utilisé en interne, et l’extranet, utilisé pour communiquer avec ses fournisseurs ou pour gérer sa relation client par exemple. En ajoutant une couche sociale à ces outils, le RSE offre un outil de travail incontournable pour les entreprises. On parle de digital workplace (espace de travail digital), favorisant aussi le partage transversal des connaissances entre collaborateurs. À mi-chemin entre collaboration et communication, c’est un outil de socialisation. Celui-ci encourage la collaboration et les échanges entre les collaborateurs.

Au palmarès des RSE, on positionne :

Jamespot

Jamespot présente un haut degré de personnalisation de sa solution, favorisant le développement des projets de manière agile et l’innovation.

Talkspirit

Gros point fort de la solution française talkspirit : les personnels d’entreprise se l’approprient sans difficulté.

Workplace by Facebook

Workplace by Facebook est la version professionnelle du célèbre réseau social.

3 points forts :

• l’expérience utilisateur familière, l’interface ressemblant au Facebook grand public ;
• la possibilité d’intégrer des chatbots dans les discussions pour automatiser les tâches ;
• la disponibilité dans une centaine de langues.