Logiciels de Réseau social d'entreprise : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un réseau social d'entreprise ?
Définition
Le réseau social d'entreprise fait référence à une plateforme collaborative numérique permettant aux collaborateurs et partenaires d'une entreprise de créer des communautés d'individus en vue de communiquer et collaborer efficacement. Le réseau social d'entreprise aussi nommé ESN (Enterprise Social Network) ouvre des canaux d'accès aux individus et à l'information adaptés aux nouveaux usages. Plus qu'un outil de travail, il est un outil de communication interne pour les organisations à dimension collaborative. C'est aujourd'hui un pivot de la transformation digitale.
Le réseau social d'entreprise est souvent perçu comme un Intranet Social qui remplace l'Intranet et l'Extranet d'entreprise 1.0 de type Sharepoint ou Drupal. Il ne doit cependant pas être confondu avec un "réseau professionnel" de type Linkedin qui est une plateforme de réseautage uniquement (le réseau social d'entreprise est un outil de communication d'entreprise avant tout).
La popularité du télétravail et l'engouement pour les technologies informatiques portables sont les principales causes de l'augmentation des réseaux sociaux d'entreprises. Aujourd'hui, près de 80% des grandes entreprises ont déjà mis en place un réseau social interne.
Comment fonctionnent les réseaux sociaux d'entreprises ?
Un réseau social d'entreprise est un programme informatique hébergé dans un Cloud public (datacenter) ou un Cloud privé (serveurs en infogérance interne) et accessible via un navigateur Web. Il est constitué d'un écosystème applicatif reprenant les fonctionnalités de communication interne que l'on retrouve dans les réseaux sociaux de type Facebook, Linkedin, Twitter (partage de contenus, likes, commentaires, profil utilisateur, messagerie instantanée) avec des outils collaboratifs (partage de documents, recherche de compétences, gestion de tâches, gestion de projet, idéation, gestion des connaissances).
Le déploiement d'un réseau social dans une entreprise est un bouleversement culturel car cet outil modifie les interactions entre individus. C'est pourquoi les entreprises font appel à des consultants externes pour faciliter l'adoption de la plateforme collaborative. Déployer ce type d'outil passe également par une phase de personnalisation de la plateforme pour l'adapter au système d'information et aux processus métier (ex : procédures de validation) comme tout projet web de ce type.
Quelles sont les fonctionnalités d'un réseau social d'entreprise ?
Ses fonctionnalités visent à développer le travail collaboratif et la communication digitale de manière unifiée et stratégique :
Outils de collaboration
- Gestion documentaire (GED) : hiérarchie de documents, archivage, partage de document
- Gestion des idées (idéation) : favoriser l'émergence de projets collaboratifs
- Gestion de tâches et gestion de projet
- Gestion des connaissances
- Veille collaborative : accroître la connaissance d'un groupe de travail
- CMS (gestion de contenu) : blogging pour la réputation de l'entreprise et le e-marketing
- Relation client : Social CRM, CRM, gestion des prospects, Expérience client
Outils de communication
- Partage de contenus, likes, commentaires
- Messagerie instantanée pour chatter entre collègues
- Marketing digital conversationnel avec les clients
- Gestion des événements (informations à venir)
Fonction organisationnelle
- Simplification de l'organisation managériale (plus de transversalité)
- Gestion participative de l'entreprise (Décisionnel partagé entre équipe dirigeante et équipe opérationnelle)
- Création de profils utilisateur
Quelles entreprises utilisent un réseau social professionnel ?
Les entreprises qui embrassent le Web Social sont généralement de deux types : les entreprises travaillant déjà en agilité (utilisant la méthodologie Agile) et les entreprises ayant l'ambission de réinventer leur organisation pour la dynamiser et l'adapter à un nouvel enjeu organisationnel :
- Les Business School (écoles de management) sont quasiment toutes utilisatrices de ces nouveaux outils.
- Les startups : ce sont souvent déjà des entreprises digitales sensibilisées aux bénéfices de ces outils collaboratifs
- Les grandes entreprise et grands groupes recherchant de la productivité et de la compétitivité optent généralement pour un réseau social interne
3 groupes d'individus interviennent dans un projet :
- Le leadership : DSI, DRH, Comité d'entreprise, Responsable communication, Décideurs
- L'ambassadeur : Chef de projet, l'early adopter
- L'utilisateur : le salarié utilisateur du nouvel outil
Pourquoi utiliser un réseau social d'entreprise ?
Mettre en place un résau social d'entreprise relève souvent d'une stratégie RH aussi nommée marketing RH qui a pour objectif de stimuler les interactions sociales dans l'entreprise en vue de valoriser le Capital Humain :
Avantages
- Renforcer le sentiment d'appartenance et fédérer les collaborateurs autour de la culture d'entreprise
- Favoriser le télétravail grâce au poste de travail nomade (toujours accessible avec internet)
- Innover plus rapidement grâce à la créativité des collaborateurs
- Améliorer la marque employeur (E réputation)
- Fidélisation des employés
- Valorisation de la connaissance et l'intelligence collective
- Améliorer la productivité et la réactivité des équipes
- Être en phase avec les nouvelles pratiques digitales de la génération Y
- Accompagner l'essor des nouvelles technologies en entreprise. Le réseau social interne est un accélérateur de la transformation numérique.
- Casser les barrières entre départements en silo. Encourager l'interactivité et la communication entre les équipes de sphère différente
- Faciliter le travail en équipe
- Facilite la prise de parole et les échanges dans l'entreprise
- Apporter de la transparence aux salariés
Inconvénients
- Une phase de conduite du changement par un cabinet de conseil tiers est quasiment indispensable pour obtenir l'approbation, diffuser les bonnes pratiques et permettre aux salariés d'adopter l'outil
- Le coût d'un intégrateur (prestataire) pour adapter (éventuellement) la solution logicielle
- Les impacts sur le rôle de la fonction RH (relation bilatérale avec les salariés au lieu du classique top-to-bottom)
- Les entreprises françaises ont des craintes par rapport à la confidentialité des données
- L'implication de chaque utilisateur est difficile à obtenir
- Oblige à repenser l'organisation du travail de manière plus transversale
- Non-conformité de certains usages avec le Code du travail (temps de travail...)
- Émergence de distractions
Comment choisir son outil collaboratif interne ?
Pour réussir sa transition numérique avec un Intranet collaboratif de type réseau social, il est nécessaire de valoriser les critères en accord avec la stratégie digitale de l'entreprise :
Critères
- Choisir entre solution propriétaire ou Open Source
- Choisir entre un mode SaaS (Cloud Computing) ou On Premise (Inforgérance à votre charge)
- Cybersécurité : opter pour une solution très sécurisée (AES256, Blockchain, double authentifi, etc.)
- Innovation du produit par rapport à un autre (exploiter le Big Data, Mooc, intelligence artificielle, etc.)
- Ergonomie : expérience utilisateur, facilité de prise en main et d'adoption
- Responsabilité sociale
- Intégrations : Google Apps, IBM connection, Docker, etc.
- Mobilité : application mobile, design responsive, version Desktop
Retrouvez ces critères sur Appvizer et chez des cabinets comme Lecko.
Réseaux sociaux d'entreprises populaires et meilleures solutions collaboratives
L'utilisation d'une solution logicielle collaborative et sociale comme Jamespot Intranet Social, talkSpirit, Jamespot Associations Yammer (combiné à Skype), Facebook for Work (Facebook pour les entreprises), permet aux salariés des entreprises de se connecter entre eux pour communiquer et partager des données, souvent dans un forum public. Dans un logiciel de réseau social, les utilisateurs sont représentés par un profil.
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