Logiciels de Communication : guide d'achat
Qu'est ce que la communication en entreprise ?
Les solutions de communication digitale se multiplient afin de vous accompagner dans votre plan de communication. Les outils de communication mis à votre disposition permettent de réussir votre stratégie de communication. Le but étant de garantir une communication efficace pour l'intranet et l'extranet de votre entreprise.
Qu’est-ce que la communication d’entreprise ?
- La communication externe : C’est le message que vous allez faire passer à vos clients, prospects et entreprises concurrentes via différents canaux de communication. Il est personnalisable et il est donc indispensable d’élaborer une politique de communication cohérente. Cela permet d'améliorer votre relation client et de véhiculer une image qui correspond à l'esprit de votre entreprise .
- La communication interne : Il s’agit de la communication qui est mise en place au cœur de votre entreprise. Choisir le bon moyen de communication permet de gagner du temps et de simplifier les communications unifiées entre la direction et les employés.
Quels sont les outils digitaux de communication à votre disposition ?
Pour fonder un plan de communication solide, exploitez les fonctionnalités des meilleurs logiciels de communication disponibles. Lorsque vous pouvez accéder au logiciel (une fois le logiciel sélectionné), toutes ces fonctions sont présentes :
- La messagerie et la messagerie instantanée, toutes deux personnalisables : Envoyez des emails pour une communication asynchrone ou discutez avec vos collaborateurs ou prospects par messagerie instantanée pour une communication synchrone de mailing.
- La visioconférence en ligne : Imaginez vos réunions autrement en utilisant la vidéo pour converser avec vos clients ou collaborateurs qui sont éloignés ou qui ne peuvent se déplacer. Ne perdez plus de temps en déplacement et privilégiez un lien plus fort avec des visioconférences régulières.
- Utiliser un logiciel de gestion de réseaux sociaux : Maîtriser vos publications et réalisez des statistiques afin d’estimer l’impact de votre stratégie marketing.
- La dématérialisation de vos documents : Transférez des fichiers à vos collaborateurs en un clic et faites une recherche rapide afin de consulter un dossier déposé par une autre personne.
- L’éditique : Imprimez vos flyers, affiches, brochures ou documents commerciaux de manière automatisée grâce à l’impression de vos fichiers numérisés et dans de grands volumes.
- La création et l’envoi de courrier : Automatisez certaines tâches récurrences comme les courriers de relance grâce à une solution de gestion qui vous relie à un centre d’impression et de distribution.
- Un logiciel SEO : Il vous aide à booster la consultation de vos publications sur votre site internet en sélectionnant des mots clés et des techniques de référencement naturel afin de les optimiser. Ainsi votre site Internet apparait rapidement dans les recherches des moteurs de recherche en faisant évoluer la qualité rédactionnelle de vos contenus.
- La VoIP (Voix par sur IP) : Communiquez par le réseau internet de votre entreprise et exploitez un standard téléphonique dématérialisé !
- La création d'un blog conduit à faire la promotion de l'enteprise concernée. La page a pour but de donner plus d'informations sur les produits ou services vendus.
- La newsletter permet de fidéliser les clients et leur proposer du contenu adapté à leurs besoins via la présentation de nouveaux produits ou servcies.
Quelques moyens de communication off-line :
- L'image de l'entreprise peut être renforcée par la réalisation de communiqués de presse ou bien de conférences de presse.
- Les évènements et salons professionnels font gagner en visibilité.
- Les cartes de visites permettent aux entreprises de gagner de nouveaux clients en inscrivant leur nom et leurs coordonnées afin d'être facilement contactables.
Et pour quoi des outils de communication sont un atout pour votre entreprise ?
La communication institutionnelle est un véritable enjeu pour le développement de votre entreprise et est partie prenante de votre stratégie marketing.
Les avantages d'un outil de communication sont :
- Un accès rapide à tous vos emails en ligne ou en mode hors ligne ;
- Le partage facile d’information avec tous vos collaborateurs ;
- L’optimisation des objectifs de communication ;
- La possibilité de partager une boite mail ou un dossier sur lequel vous travaillez en collaboration ;
- Une gestion documentaire plus efficiente ;
- Des supports de communication plus facilement disponibles ;
- Une bonne gestion des flux informationnels au sein de votre entreprise ;
- Faire face à la concurrence en étant compétitif et réactif ;
- Une harmonisation de votre communication interne et externe ;
- Un gain des parts de marché et une évolution positive de l’image de votre entreprise.
Comment choisir un logiciel de communication ?
Critères
Voici quelques fonctionnalités importantes à prendre en compte pour choisir le logiciel de comptabilité adapté :
- une bonne ergonomie de l'interface
- s'assurer que le logiciel répond aux besoins de l'organisation - la taille de l'entreprise joue un rôle important lors du choix du logiciel
- la compatibilité avec des outils déjà utilisés
- le budget
Outils gratuits ou payants ?
Vous trouverez des solutions logicielles et vous pouvez travailler avec un logiciel de gestion en version gratuite, avec licences ou en mode SaaS. N’hésitez pas à comparer les offres et testez-les car elles sont souvent associées à une version d’essai gratuite.
Ne lésinez toutefois pas dans l’investissement d'un outil de gestion de communication solide et performant juste pour faire quelques économies. La politique de communication de votre entreprise est un fort levier de développement et influence beaucoup l’évolution de votre société. Il est également primordial d’offrir à vos collaborateurs la possibilité de travailler dans de bonnes conditions, de trouver les informations rapidement et de pouvoir consulter ou échanger des fichiers sans aucun frein via appel audio et vidéo.
Les techniques de communication vont impacter votre notoriété et l’identité visuelle de votre entreprise. Pour élaborer une stratégie de communication pointue, optez pour les nombreux outils de gestion qui sont à votre disposition et bénéficiez de tous les avantages de la communication !
