Logiciels de Communications unifiées : guide d'achat
Qu'est-ce qu'une solution de communication unifiée en ligne ?
Définition
Les solutions de communication unifiée sont des outils collaboratifs conçus pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise. Elles permettent d’optimiser le travail collaboratif au sein de la structure afin d’améliorer la productivité de celle-ci. Il s’agit principalement d’un service d’infogérance visant à confier une grande partie des tâches sous la responsabilité des services informatiques à un prestataire externe pour proposer une interface commune à tous les terminaux utilisés au sein de l’entreprise.
Comment ça marche ?
En théorie, toutes les formes de communication au sein de l’entreprise sont combinées en une seule solution. Cela permet de réduire les coûts de communications tout en optimisant le travail d’équipes, en local ou dans les filiales. La solution prend évidemment en compte les déplacements et permet le télétravail grâce à des modules tels que la visioconférence. Elle propose également des services de messagerie unifiée pour que les utilisateurs puissent parcourir dans une même interface leur email, leur faxes, leur message vocal, etc.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’une solution de communication unifiée en SaaS ?
Une solution de communication unifiée intègre différentes fonctionnalités qui varient d’un outil à un autre. Néanmoins, il en existe quelques-unes qui doivent être présentes dans toutes les solutions.
Skype
Les solutions de communication unifiée proposent en général des forfaits illimités pour passer et recevoir des appels en toute circonstance, que l’utilisateur soit au bureau ou en déplacement. Cette fonctionnalité permettra de faciliter le partage d’information en temps réel. Elle doit être suivie d’un accès internet performant pour éviter les problèmes de lenteur et l’incompréhension des discussions.
La centralisation des échanges
Ce module est programmé pour centraliser les interactions entre l’entreprise et ses clients. Il s’agit d’un centre de contact où les appels entrants, les emails, les messages ainsi que tous les moyens de communication sont gérés depuis une seule interface. Cela permet à l’utilisateur de recevoir et traiter en temps réel les demandes des clients et améliorer ainsi la qualité des services.
Les tableaux interactifs
En majorité, ces solutions proposent des outils permettant de faciliter la prise de notes lors d’une visioconférence ou d’une réunion. Il peut s’agir d’un texte comme d’un petit croquis établi par les participants et peut être projeté sur un écran interactif pour faciliter les explications.
Qui utilise une solution de communication unifiée en ligne ?
Une telle solution s’adresse à toutes les entreprises concernées par la communication unifiée. Elle permet d’optimiser l’efficacité des équipes grâce à des fonctionnalités diverses telles que la messagerie instantanée. Elle peut être utilisée sur n’importe quel terminal. Il s’agit d’une solution conçue pour assurer la mobilité des entreprises afin d’offrir un meilleur service clientèle.
Pourquoi utiliser une solution de communication unifiée dans une entreprise ?
Avantages
- Il améliore la productivité de l’entreprise
- Il permet de réduire les coûts des appels téléphoniques
- Il assure la transformation numérique de l’entreprise
- Il permet de gagner du temps dans l’accomplissement des tâches
- Il regroupe tous les canaux de discussion, ce qui facilite la communication
Inconvénients
- Les personnalisations telles que l’ajout de fonctionnalités ne sont pas possibles avec une solution gratuite
Comment choisir une solution de communication unifiée en ligne ?
Les services proposés : il est important que les postes téléphoniques de l’entreprise connectés à son infrastructure de communication soient simplifiés par le fournisseur de l’outil. Cela dans le but d’éviter la perte de temps dans l’intégration de la solution. De nombreux prestataires proposent la prise en charge de l’installation de la solution, sa mise à jour ainsi que sa sécurité pour permettre à l’entreprise de l’utiliser une fois seulement installée.
La facilité d’adaptation des utilisateurs : il est important de déterminer la capacité d’adaptation des utilisateurs avant de choisir la solution. L’idéal est d’opter pour une solution simple d’utilisation afin de faciliter l’exécution des tâches. Il existe certains fournisseurs qui proposent des guides d’aides pour accélérer l’adaptation à la solution.
Le coût : la majorité des solutions de communication se font par abonnement, avec un prix variant d’un fournisseur à un autre. Ce prix dépend généralement des fonctionnalités assurées par l’outil et des services qui l’accompagnent. Il est de rigueur de s’informer sur ces deux points et de faire une comparaison des prix afin d’utiliser l’ outil capable de répondre aux exigences de l’entreprise.
Les meilleures solutions de communication unifiée gratuits et open source
- ICTDialer
- Asterisk
- SIPfoundry
- Elastix
- XiVO UC
Les solutions de communication unifiée professionnelles les plus connues
Pour TPE
Pour PME
La communication unifiée en entreprise assure un travail plus efficace du personnel. Avec une solution automatisée, l’expérience client est optimisée et la productivité de l’entreprise assurée.
