Logiciels de Editique et dématérialisation : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel d’éditique en ligne ?
Définition
Un logiciel d’éditique est un outil automatisé, conçu pour rendre la gestion des documents moins chronophage. Ce genre d’application vise à améliorer l’expérience client grâce à l’optimisation des services proposés. Cette meilleure qualité est assurée par des fonctionnalités capables de concevoir des documents en tout genre, dans un délai relativement court.
Comment ça marche ?
Les logiciels de publication assistée par ordinateur comme MobileR2D2 peuvent transformer les fichiers de copie et les fichiers multimédias en mises en page publiables, par exemple des journaux, des magazines, des brochures, des dépliants et des livres.
Les mises en page complètes peuvent être téléchargées sur un site Web ou exportées et imprimées sur du papier ou des matériaux similaires.
Les utilisateurs peuvent utiliser des modèles préemballés ou créer des pages à partir de rien, et éditer des pages individuelles pour répondre aux besoins de chaque projet.
Les outils de publication assistée par ordinateur peuvent s'intègrer à des outils de dessin ou d'édition de photos et sont généralement utilisés par le personnel éditorial et de mise en page au sein d'une organisation.
Les mises en page complètes peuvent être téléchargées sur un site Web ou exportées et imprimées sur du papier ou des matériaux similaires.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel d’éditique SaaS ?
La mise en forme des documents
Avant de diffuser un document, les services responsables de la production doivent définir la forme sous laquelle elle sera publiée : PDF, XML, mail… Le logiciel permet la transformation des documents sous la forme voulue, sans recourir à d’autres outils. Cette fonctionnalité va permettre d’éditer des documents en masse sans rencontrer des erreurs ni des incompatibilités.
La prévisualisation des documents
Le logiciel permet la visualisation de l’information mise en forme avant que celle-ci ne soit publiée. À l’exemple de l’édition des publicités papiers, le logiciel va imprimer localement un seul exemplaire pour que le responsable puisse noter la production. Si le résultat ne le satisfait pas, il pourra retoucher le document grâce à des fonctionnalités proposées par le logiciel. Sur ces derniers peuvent être placés les documents à modifier avec en suggestion des idées pour améliorer le contenu.
La mise en page finale des documents
Pour optimiser la mise en page des éditions, le logiciel propose l’intégration de textes, d’images, de couleurs dynamiques… en se basant sur des modèles déjà utilisés auparavant. La finalité est de disposer de documents publiables ayant la même trame.
Qui utilise un logiciel d’éditique en ligne ?
En général, un logiciel d’éditique en ligne s’adresse à toutes les entreprises dont le métier consiste à produire un grand nombre de documents, que ce soit des courriers standardisés ou une édition d’ouvrages. Ces logiciels sont en grandes parties destinés aux services informatiques pour permettre une publication assistée par ordinateur facile et pratique. Néanmoins, ils conviennent à certaines banques, assurances, services de communication. Toutes les structures en quête d’une solution pour faciliter et accélérer la production de document.
Pourquoi utiliser un logiciel d’éditique en ligne ?
Avantages
- Utiliser un logiciel d’éditique va permettre à une entreprise de réduire considérablement le budget consacré à la gestion de ses documents
- Assure une rapidité dans la réalisation des tâches
- Il réduit les coûts liés à la production des différents documents
- Il permet un partage rapide d’information
- Les documents peuvent être personnalisés, sans que cela ne prenne du temps
- Il réduit le temps de traitement des documents
- Il permet de créer simultanément des documents aux formats variés, sans que cela ne monopolise toute l’équipe concernée.
- Il s’agit d’un outil tout-en-un, destiné à simplifier la gestion du courrier et la gestion électronique.
Inconvénients
- Certaines fonctionnalités essentielles ne sont pas assurées par les logiciels gratuits.
Comment choisir un logiciel d’éditique en ligne ?
Parce que le choix d’un logiciel d’éditique aura un impact conséquent sur la gestion documentaire d’une entreprise, il est important de prendre en compte les points suivants.
- La vitesse d’exécution : les logiciels d’éditique doivent être performants pour produire un grand nombre de documents en un rien de temps. Ainsi, le responsable de communication disposera de tous les fichiers qui lui sont nécessaires en temps voulu.
- La souplesse : avant de choisir un logiciel, il est conseillé de se renseigner sur les possibilités d’ajout de modules. Bien que les fonctionnalités choisies au début semblent suffisantes, un logiciel pouvant être enrichi est un outil qui permet une meilleure performance.
- Un outil comme coffre-fort : pour évaluer la pertinence d’un logiciel d’éditique, celui-ci doit fournir une sécurité inébranlable. En d’autres termes, il faut qu’il prenne en charge l’archivage et la diffusion de tous les documents de l’entreprise en assurant leur sécurisation.
- Le coût : pour éviter de choisir un logiciel cher qui au final pourrait impacter la trésorerie de l’entreprise, il est nécessaire de déterminer ses besoins. Les petites et moyennes entreprises pourront se satisfaire des fonctionnalités intégrées dans les logiciels gratuits ou abordables. Tandis que les grandes entreprises auront besoin d’un outil professionnel qui permet de traiter un grand nombre de fichiers.
Les meilleurs logiciels d’éditique gratuits et open source
- Open Print
- OpenGraphane
- Ephesoft
- Treepad
- HelpNDoc
Les logiciels d’éditiques professionnels les plus connus
Pour les grandes entreprises
- Kotobee Author
- Docubase
- Novaxel
- Qualios
Pour les PME et TPE
- Sefas
- StarJet
- Zoupio
- Araloc
L’édition en masse des documents est une étape fondamentale en entreprise. Or, cette tâche requiert du temps et de la disponibilité. Pour éviter de monopoliser le temps des équipes dans la production des documents, utiliser un logiciel d’éditique devient primordial.
