Logiciels de Visio-conférence : guide d'achat
Pourquoi utiliser un logiciel de visioconférence dans son entreprise ?
Utiliser des outils de collaboration facilitent le fait d'organiser des réunions à distance et va permettre d'atteindre des communications unifiées au sein de l'entreprise. Plusieurs moyens de communication sont à la disposition des entreprises : conférence vidéo, conférence téléphonique pour des réunions plus formelles et professionnelles. Sinon pour de la simple communication en interne, appel vidéo et appel téléphonique sont le plus utilisés. La mise en place d'un tchat pour l'espace virtuel des employés leur permet de partager des documents ou des informations importantes de manière plus rapide et intuitive. Choisir la solution la plus adpatée pour son entreprise est compliqué c'est pourquoi appvizer a mis en place un comparateur afin que le logiciel sélectionné répond au mieux aux besoins du client. Plusieurs solutions s'offrent aux entrerpises, entre version gratuite et version payante (certaines avec essai gratuit pour avoir les présentations de l'outil). Cependant elles nécessitent une connexion Internet pour l'utilisation du logiciel et donc des appels audio et vidéo. L'utilisation des logiciels les plus connus pour les salles de réunion et les salles de conférence sont Skype entreprise mais aussi Hangout. Ces logiciels permettent aux équipes de l'entreprise d'effectuer un travail collaboratif.
Chaque canal de communication a ses avantages :
- Le téléphone est le plus intrusif mais le plus efficace pour créer du lien avec une personne et faire une demande importante
- L'email est excellent pour les communications formelles : compte rendu de réunion, synthèse d'une discussion, état des lieux d'un projet etc. En revanche l'email ne pousse pas à l'action et trop d'emails tuent parfois l'information
- Le courrier papier est la communication la plus officielle
- La messagerie instantanée permet d'échanger rapidement de petites informations informelles
De la même manière les vidéoconférences ou visioconférences ont les avantages suivants :
- Elles permettent de se voir et de s'entendre : proximité
- Elles permettent de visualiser une présentation, un document, de collaborer et même de travailler sur un tableau blanc pour poser ses idées
- Elles permettent de discuter à plus de 2 personnes en instantané avec une gestion de la voix des intervenants.
- Elles s'intègrent souvent avec l'agenda et la messagerie pour rejoindre ou démarrer une visioconférence sur le pouce
Le logiciel de conférence Web permet une communication en ligne par le biais de réunions audio, de réunions vidéo et de séminaires en utilisant le chat, chat vidéo et le partage d'écran, la télécommande et l'enregistrement. Ces applications sont implémentées pour permettre une communication interurbain ou internationale, améliorer la collaboration et réduire les coûts de déplacement/ frais de déplacement. Des solutions de collaboration plus sophistiquées offrent des fonctionnalités d'interaction de l'auditoire pour les webinaires, des solutions de sécurité plus fortes et des intégrations avec l'automatisation du marketing et les logiciels de CRM.
Ces produits peuvent être utilisés par des employés ou des équipes à distance pour améliorer la collaboration, la communication et la productivité. La conférence Web est étroitement liée à d'autres technologies de communication.
Comment bien choisir un logiciels de visioconférence professionnel ?
Il convient de choisir un logiciel répondant au mieux aux besoins de votre entreprise, il suffit alors de poser les bonnes questions et d'effectuer vous-même une comparaison selon vos critères.
Ai-je besoin d'une connexion sécurisée au logiciel de visioconférence ?
Les logiciels de visioconférence ne disposent pas tous d'un accès complètement sécurisé. Ils utilisent bien souvent la technologie peer-to-peer (Ordinateur à ordinateur) connectant directement les interlocuteurs.
Ai-je besoin d'intégrations spécifiques pour mon logiciel de visioconférence ?
Il arrive que l'entreprise souhaite un logiciel de visioconférence qui va s'interfacer facilement avec un CRM, un ERP. Pour faciliter la relation client. Verifiez que votre logiciel de visioconférence propose une intégration avec votre suite de logiciels utilisés en interne.
Quelles sont vos contraintes en terme de budget ?
Au dela du tarif initial, certains logiciels peuvent effectivement proposer des tarifs alléchants, mais ne proposent en vérité aucun hebergement des visioconférences sur un espace dédié. Les éditeurs vendent alors seulement la technologie du logiciel, mais aucun serveur d'accueil n'est prévu. Faites donc attention à ne pas comparer des logiciels ne proposant pas le même type de service de visioconférence. Le peer-to-peer est bien souvent inférieur à un outil de visioconférence employant un serveur dédié en terme de stabilité et performance.
