Logiciels de VoIP : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel de VoIP ?
Définition
Le VoIP est un système de téléphonie par Internet. La Voix IP c’est la communication vocale par Internet. En d’autres termes, pour appeler vos clients ou communiquer avec d’autres entreprises, vous n’avez plus besoin d’être relié à une installation physique du type PABX ou IPBX (autocommutateurs téléphoniques privés).
Le réseau téléphonique traditionnel est remplacé par un système téléphonique aux communications unifiées via un serveur SIP.
Certaines applications VoIP sont livrées avec des navigateurs Web populaires. D'autres sont des produits autonomes. La VoIP spécifique à l'entreprise est une version commerciale de services VoIP pour les particuliers qui offrent aux petites et moyennes entreprises des fonctionnalités avancées telles que l'échange de branchements privés, les conférences téléphoniques, les appels de bureau à poste, la musique en attente et les préposés automatisés. La plupart des logiciels de VoIP gèrent les appels simultanés.
Comment ça marche ?
Un logiciel VoIP est destiné à déployer des services de téléphonie performants au sein de votre entreprise sans aucune difficulté. Le centre d’appel est installé via le Centrex et le réseau IP et ne nécessite pas de câblage supplémentaire. La solution voip transmet et reçoit des appels téléphoniques grâce à votre réseau Internet. Si une coupure d’électricité ou un dysfonctionnement de votre réseau internet se produisaient, le logiciel VoIP transfert votre réseau téléphonique vers un numéro de mobile choisi au préalable.
Le téléphone IP vous permet de passer des appels vers le monde entier. La seule limite étant d’avoir une connexion à Internet, vous avez accès à la téléphonie d’entreprise où que vous vous trouviez et pouvez joindre tous vos clients, même les plus éloignés. De plus, le logiciel VoIP garantit de ne pas surcharger votre bande passante afin de conserver une fluidité du réseau informatique et la bonne qualité de votre téléphonie IP.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel VoIP ?
Les fournisseurs VoIP ont élaboré des solutions logicielles aux fonctionnalités avancées très pratiques. Ainsi, non seulement votre installation téléphonique est plus rapide à installer, mais elle vous assure également :
- Le transfert d’appel ou le renvoi si vous êtes occupé ;
- La configuration d’un serveur vocal interactif ;
- Une musique d’attente pour faire patienter votre interlocuteur ;
- La numérotation abrégée ;
- Le rappel automatique jusqu’à ce que votre interlocuteur soit à nouveau disponible alors qu’il était en ligne ;
- L’enregistrement des conversations afin de réécouter un échange si besoin ;
- L’interception d’un appel destiné à un de vos collaborateurs qui n’est pas disponible sur l’instant ;
- Le click-to-call afin de faciliter les démarches commerciales de téléprospection ;
- Une messagerie vocale et une messagerie instantanée ;
- La possibilité d’établir une conversation à plusieurs ou de lancer une vidéoconférence ;
- L’envoi de SMS ou de fax ;
- Un signal d’appel afin de vous signifier de nouveaux appels entrants ;
- Une liste noire afin de bloquer les personnes indésirables ;
- Une interface graphique, des statistiques et indicateurs d’activité afin de visualiser la productivité de vos équipes ;
- Le cryptage de vos communications pour plus de discrétion et la sécurité de vos informations.
Ce logiciel de communication vous permet de gérer votre propre système sans posséder de connaissances techniques avancées.
Qui utilise un logiciel VoIP ?
La téléphonie VoIP est intéressante pour les entreprises qui doivent assurer un support technique ou un support client 24/7 par téléphone, visioconférence ou téléconférence.
La passerelle VoIP est également pertinente dans le cadre d’appels internationaux ou des conférences téléphoniques.
Vous l’aurez compris, ces logiciels sont principalement destinés aux centres d'appels d'ETI et de grands groupes.
Pourquoi utiliser un logiciel VoIP en entreprise ?
La téléphonie par internet et les logiciels VoIP sont une véritable avancée en matière d’interconnexion et de communications unifiées. La solution VoIP présente néanmoins quelques inconvénients.
Avantages
- Une réduction des frais de communication avec des appels illimités (sous certaines conditions) ou des abonnements très peu onéreux ;
- Pas besoin d’investir dans un standard téléphonique physique ;
- La possibilité de créer un standard téléphonique sans achat de matériel supplémentaire ;
- Une plus grande réactivité de votre entreprise aux demandes des clients ;
- Une image très professionnelle et innovante ;
- L’accès à des vidéoconférences de qualité ;
- Une intégration au CRM afin d’améliorer la relation client et faire évoluer vos équipes ;
- La gestion simplifiée de votre téléphonie VoIP.
- Pas de surcoût au-delà de ce que l'utilisateur paie déjà pour l'accès à Internet, tout comme les utilisateurs ne paient pas pour envoyer des emails.
Inconvénients
- Votre connexion internet doit être fluide et dotée d’un haut débit pour ne pas subir de latence ;
- Vous êtes exposés aux risques de piratage ou autres problèmes de sécurité.
Logiciel en SaaS ou en interne ?
Vous avez la possibilité de faire un choix entre un logiciel en SaaS (Software as a Service) ou une implantation d’un logiciel en interne. À vous d’évaluer la solution qui sera la plus adaptée aux attentes de votre entreprise.
Le mode SaaS :
- Il n’a pas besoin d’une installation particulière et bénéficie des mises à jour régulières de la part de votre fournisseur VoIP ;
- Il est décliné sous la forme d’abonnements avec des propositions variées de tarifs ;
Choisissez bien votre fournisseur afin de ne pas vous engager avec un éditeur qui ne tiendra pas sur la durée. Vous iriez alors au-devant de nombreuses difficultés pour récupérer vos informations.
Le logiciel interne :
- Il est plus sécuritaire puisque vos données se trouvent sur votre propre réseau ;
- Il est aussi plus coûteux et demande un investissement de départ plus important que le SaaS ;
Les mises à jour seront à réaliser au fur et à mesure par votre service informatique ou vous-même.
Le logiciel VoIP est un mode de communication à la fois pratique et moins onéreux que le réseau de téléphonie traditionnel. Plus flexible, ce système de communication offre également de nombreuses fonctionnalités répondant aux nécessités d’un standard téléphonique d’entreprise performant.
