Logiciels de Gestion de biens immobiliers : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion immobilière en ligne?
Définition
Un logiciel de gestion immobilière permet aux promoteurs immobiliers, aux commercialisateurs immobiliers et aux agence immobilières de gérer facilement les biens proposés à la vente. Il permet aux force de vente de centraliser les annonces, les documents et le fichier client dans un seul et unique outil. Il permet de gagner du temps sur la gestion des biens pour se consacrer à la vente et aux actions commerciales. Il permet à l'administrateur de biens d'éviter de faire appel à un cabinet de gestion qui risquerait d'accroitre les coûts.
Comment ça marche
Les solutions de gestion immobilière se décomposent en plusieurs modules. La partie CRM permet de gérer efficacement la relation commerciale avec les prospects et clients. L'utilisateur créer une fiche d'un bien immobilier avec l'état des lieux en lien directement avec le propriétaire bailleur. Il peut ensuite concevoir une fiche spécialement pour le locataire, propriétaire, copropriétaire ou bailleur en indiquant les potentiels impayés ou les régularisations qu'il doit fournir. Cela permet d'enrichir la base du CRM de l'organisation et à faciliter la gestion locative. La partie annonce permet de diffuser des annonces sur plusieurs portails à la fois. Et la partie agenda de gérer la prise de rendez-vous pour les visites des biens immobiliers. Elles disposent en outre d’un grand nombre de fonctionnalités, afin de répondre aux attentes de chaque métier.
Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel de gestion immobilière SaaS ?
Différentes fonctionnalités sont utiles pour la gestion locative d'une organisation.
Le CRM
Celui-ci permet de gérer la partie commerciale de l’activité. Il est donc primordial que celui-ci soit ergonomique et efficace. Il doit disposer de nombreuses fonctionnalités : coordonnées des clients, projets, actions commerciales effectuées, relances, référencement des biens à vendre...
La Gestion Locative Immobilière
Il permet aux agences immobilières, aux responsables de patrimoine immobilier ou même aux particuliers ayant plusieurs biens de piloter eux-même leur gestion de portefeuille immobilier. Ils permettront de contrôler la paie des loyers, des acquitements de mensualités, mais aussi le suivi des charges, des taxes comme le foncier. Il permet également l'envoi automatique de relances de paiement pour les retardataires. On a donc là un réel outil de pilotage de bout en bout.
Un logiciel de gestion immobilière doit être absolument sécurisé pour permettre au portefeuille immobilier de ne pas subir d'attaques extérieures. Pour cela les solutions doivent avoir un portail sécurisée 24h/24 et 7j/7 et elles doivent pouvoir envoyer des alertes sur d'éventuels incidents.
La Gestion des documents
Lors de l’achat d’un bien immobilier plusieurs documents transitent entre le mandataire du vendeur et les acquéreurs. Il est donc nécessaire que le logiciel disposent d’un coffre fort numérique ou à minima d’un espace pour archiver et conserver ces différents documents (plans, rapports, expertises…). L'outil doit pouvoir prendre en compte par exemple les charges locatives de chaque résidences ainsi que les divers états des lieux à prendre en compte. La solution doit pouvoir se rendre utile en cas de certaines difficultés comme par exemple une mise en demeure où de nombreuses écritures sont nécessaires. Une bonne solution de gestion immobilière doit pouvoir assurer la gestion des comptes.
Des outils simples doivent permettre de gérer un bilan financier en tenant compte des honoraires, encaissements et revenus fonciers. Souvent, ils permettent également de générer facilement des contrats de bail, de caution, ainsi que tout autre document de façon automatisée. Tous ces outils permettent de mieux effectuer la gérance des copropriétés ainsi que de faciliter le travail du syndic.
La Diffusion d’annonces
Diffuser régulièrement des annonces fait partie du quotidien des promoteurs et des agences immobilières. L’outil de gestion immobilières doit permettre d’automatiser au maximum ces tâches répétitives. Cela entraînera un gain de temps non négligeable pour les équipes commerciales peu importe le type de location saisonnière. La solution doit également être capable de réaliser des appels de loyers, des éditions de quittances ou encore des régularisations de charges. Des solutions proposent des services de quittance en ligne. La régularisation des charges permet de voir rapidement si par exemple des assurances loyer impayées sont présentes.
La Prise et suivi des rendez-vous
Comme un seul professionnel de l’immobilier gère plusieurs biens, l’outil doit faciliter la prise de rendez-vous et leur suivi, afin de savoir à chaque moment quelles actions mettre en place (relance, confirmation de rdv,...). Ces outils rendent grandement service dans la gestion des calendriers et réservations de n'importe quel patrimoine immobilier.
Qui utilise un logiciel de gestion immobilière ?
Les applications de gestion immobilière sont utilisés par les professionnels de l’immobilier. Au vu du grand nombre de fonctionnalités proposées, ils permettent de répondre aux besoins des constructeurs, des promoteurs, des commercialisateurs et des agences immobilières. Ces logiciels permettent d'aider les propriétaires-bailleurs à gérer des biens de façon automatique. Ils facilient les actions des agents immobiliers dans la gestion du marché immobilier ainsi que les échanges avec les syndics.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion immobilière en entreprise ?
Avantages
- Accéder à un tableau de bord personnalisé
- Simplifier la gestion des rendez-vous
- Automatiser le plan d’action marketing
- Améliorer la relation client CRM
- Faciliter la gestion des documents
- Automatiser la diffusion des annonces
- Réduction des frais de gestion habituels
Inconvénients
Il n’existe pas d’outils gratuits pour les professionnels
Comment choisir un logiciel de gestion immobilière ?
Critères
Interconnexion et évolutivité : Le logiciel doit pouvoir être interconnecté avec d’autres solutions, afin de fluidifier le workflow. Une interconnexion avec des outils grands publics doit être possible (Google G Suite, Office 365…) comme avec des outils pour les professionnels (son propre site Internet, api de l’entreprise,...). La présence d’extension permettra aussi de relier le logiciels à des outils comme Corporama, Ubiflow ou GesCom. L’outil doit être évolutif et mis à jour régulièrement afin de correspondre aux méthodes de travail de la force de vente, voir de les simplifier si les process sont lourds.
Personnalisation du tableau de bord : Il est nécessaire que chaque professionnels de l'immobilier ait accès à un tableau de bord personnalisé. Ceci afin de gérer au mieux l’activité commerciale de l’entreprise et de connaître rapidement son chiffre d’affaire et les biens immobiliers à vendre. Le logiciel doit également permettre de générer des reportings commerciaux et de les envoyer aux responsables des équipes de vente. Les indicateurs commerciaux à visualiser doivent être paramétrables pour chaque employé. L'objectif est de faciliter l'utilisation pour mieux réussir à gérer l'ensemble de son patrimoine immobilier ainsi que son indexation.
Collaboration : La solution doit permettre aux différents intervenants d’éditer et de modifier les fichiers, mais il peut être nécessaire de conserver un historique des modifications. Elle doit aussi mettre à jour automatiquement les données dans les différents modules du logiciel sans avoir à recopier les modifications effectuées.
Coût
Le coût peut varier mais il est utile de s’assurer avant l’achat que le logiciel sélectionné réponde bien aux différents besoins de l’entreprise.
Les logiciels de gestion immobilière professionnels les plus connus
- Eudonet CRM Immobilier
- Landlord report
- Leizee
- Netty
- Optima CRM
Les solutions de gestion de biens immobiliers sont un outil indispensable aux professionnels de l'immobilier, afin de gérer les biens à la vente et la relation client au quotidien.
Les logiciels de gestion immobilière gratuits
- Rentila : Permet le suivi des loyers, de la déclaration des revenus.. Il est néanmoins limité en version gratuite pour un bailleur souhaitant gérer plusieurs propriétés.
- Jelouebien : On peut acceder à la plupart des fonctionnalités, la version gratuite n'est cependant valable que 30 jours.
- Excel : Des modèles de tableaux dédiés à la gestion locative sont en accès gratuit.
