Logiciels de BTP : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un logiciel de BTP ?
Définition
Les logiciels de BTP concernent tous les outils informatiques utilisés par les professionnels du bâtiment et des travaux publics comme les logiciels de gestion commerciale, devis et facturation ou les logiciels gestion et suivi des chantiers ainsi que les ERP.
Ces logiciels modulaires s’adaptent aux besoins spécifiques de chaque artisan afin qu’il gère les différents aspects de son activité : devis, factures, comptabilité, ressources humaines, etc. Ce sont toutes des solutions de gestion qui permettent le suivi de chantier ainsi que la gestion des divers réglements et aspects financier. Parmi les logiciels BTP les plus populaires, nous pouvons citer le logiciel EBP bâtiment ou les logiciels Sage Batigest I7 et Sage 100 Multi Devis Entreprise.
Comment ça marche ?
Proposés en mode SaaS, l’artisan se connecte à son portail utilisateur via un navigateur Web ou une application mobile et accède aux différents modules corrélés à son activité :
- Un logiciel de devis factures pour éditer des devis, les envoyer aux clients et les transformer en facture
- Un gestionnaire de chantiers pour réaliser les relevés de chantier, les rapports d'intervention, assurer la gestion des plannings, etc.
- Un logiciel de gestion commerciale ou un logiciel CRM pour visualiser l'historique des activités avec un client, le contacter, etc.
- Un module de gestion des stocks, de sous-traitance et gestion des factures fournisseurs
- Un logiciel de comptabilité pour saisir les écritures comptables de son entreprise ou calculer le prix de revient d’un chantier
- Un logiciel de paie
Il est également possible de définir différents profils d’utilisateurs (chef de chantier, conducteur de travaux, ouvrier, directeur, etc.) et créer un environnement de travail personnalisé propre à chaque individu. Par exemple, les ouvriers qui enregistrent leur activité quotidienne sur une application mobile.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de bâtiment ?
Gestion des devis et des factures
Le logiciel devis fonctionne selon le même principe qu’un tableur. L’utilisateur dispose de cases qu’il lui permettent d'effectuer une création de devis et qu'il peut remplir avec ses ouvrages : libellé, quantité, prix. Il peut facilement créer des catégories d'ouvrages. Il peut réaliser les devis simple ou des devis métrés avec ou sans TVA. Il peut créer un template ou avoir accès à des exemples de devis et enfin il est possible de personnaliser un modèle de devis inclus dans l'outil.
La solution logicielle prend en charge les acomptes, avoirs, avancements et retenues de garantie éventuelles, les taux de TVA et la dématérialisation des factures. Le devis édité est envoyé par e-mail au client. Une fois validé, il est automatiquement converti en facture par le logiciel facturation.
La bibliothèque de prix du BTP
Les logiciels bâtiments sont dotés d’une bibliothèque de prix : une base de données qui regroupe tous les ouvrages, produits et services proposés. Chaque élément est identifié par un libellé, un prix d’achat, un coût de main d’oeuvre, un taux de marge.
La base de données est automatiquement mise à jour lorsqu’un élément non-présent est créé dans un devis. Il est également possible d’y implémenter le catalogue de produits de ses fournisseurs (synchronisation du catalogue envoyé par le fournisseur).
La gestion des chantiers en mode projet
Ce logiciel de gestion de chantier sous forme de gestion de projet centralise toutes les informations par chantier :
- Plan de charge ;
- Planification des tâches : diagramme de Gantt, PERT
- Affectation des tâches par collaborateur
- Pointage main d’oeuvre et matériel
- Reporting quotidien (hebdomadaire, autre) des opérations : état d’avancement, commentaires, pièces jointes, etc.
- Factures dématérialisées
Un tableau de bord permet aux entreprises du bâtiment de superviser chaque chantier. Ainsi il est possible de réaliser un suivi des travaux mais également de mesurer un écart de rentabilité entre estimée et réelle. Tout l'historique des dépenses peut être catégorisé entre matériel et main d'oeuvre.
Lorsqu'un chantier est terminé, l’application archive le projet et génère un export PDF si besoin.
D'autres tableaux de bord combinent la performance individuelle de chaque chantier pour en déduire la performance globale de l’organisation :
- Chiffre d’affaires : par produit, client, etc.
- Résultat net
- Évolution des marges.
- Etc.
L'ERP du bâtiment
La structure modulaire paramétrable du logiciel btp centralise tous les besoins des entreprises de BTP :
- Un CRM pour gérer le fichier client et assurer un suivi commercial : suivre les factures en cours, réaliser des relances client (SMS ou e-mail)
- Un logiciel de gestion des RH pour élaborer le planning de chaque ouvrier, gérer les congés payés, gérer les équipes mobiles, calculer les salaires
- Un module de comptabilité pour élaborer les états financiers
- Un module de gestion du parc matériel pour gérer les disponibilités des machines-outils
L'architecture ouverte de ces logiciels de gestion d’entreprise permet une interopérabilité avec d’autres outils internes ou externes (fournisseurs, clients).
Qui utilise un logiciel de BTP ?
Les outils de gestion de devis facture bâtiment sont principalement destinés aux auto entrepreneurs et TPE du bâtiment et des travaux publics.
Les logiciels de gestion de chantiers et ERP du bâtiment sont plus intéressants pour les PME, PMI, ETI et grands groupes du secteur du bâtiment (promoteurs immobiliers, bureaux d’études) qui traitent chaque chantier en mode projet et qui souhaitent respecter les mentions obligatoires.
En interne, ils sont utilisés par tous les métiers du bâtiment : chefs de chantier, second oeuvre, conducteurs de travaux et d’engins, ouvriers polyvalents, directeur RH, responsable administratif, dirigeants, etc.
Pourquoi utiliser un logiciel de bâtiment ?
Utiliser un logiciel spécialisé en bâtiment est très pertinent pour gérer son activité quotidienne. Voici un bref récapitulatif des avantages obtenus par l'utilisation d'un logiciel de ce type
Avantages
- Un gain de temps pour réaliser ses bons de commande, factures et chantiers ;
- Réaliser facilement et rapidement ses devis et factures ;
- Suivre en temps réel l’avancement de ses chantiers ;
- Saisie unique des informations sur chaque chantier ;
- Outils qui centralisent tous les besoins des artisans du bâtiment ;
- Interopérabilité avec les outils utilisés par les clients et fournisseurs ;
Inconvénients
- Orientés auto entrepreneurs, petites et moyennes entreprises, une structure importante peut nécessiter un outil développé sur-mesure ;
- Mettre en place un gestionnaire de tâche peut être mal perçu par les ouvriers qui ne sont pas sensibilisés aux applications digitales.
Comment choisir un outil de BTP ?
Il existe des logiciels pour maçons, charpentiers, carreleurs, plaquistes, couvreurs zingueur, etc. Il existe des outils pour auto entrepreneurs, TPE, PME, ETI.
Les besoins selon les métiers et les structures diffèrent. Pour choisir une solution de bâtiment et travaux publics, il veiller à définir ses besoins :
- Quelles fonctionnalités sont attendues de l'outil ?
- L'application doit-elle être multi-utilisateur ?
- Est-il nécessaire de disposer d’une version mobile ?
Choisir une solution Cloud c’est également se libérer de la maintenance et l’infogérance de la solution informatique qui est assurée par l’éditeur de logiciels.
Liste de solutions pour le BTP
Les logiciels BTP spécialistes :
- Onaya
- Batappli
- So-Fa
- ProGbat
- Mediabat
Les logiciels généralistes pour le BTP :
- Celge
- Sage batigest
- EBP
- Axonaut
Existe-t-il des logiciels gratuits pour le BTP ?
La plupart des professionnels voulant faire appel à un logiciel gratuit utilisent la suite microsoft office avec Excel. Il existe néanmoins des solutions gratuites ou freemium, vous permettant d'essayer ces solutions avant de franchir le pas.
Il faudra tout de même garder à l'esprit que pour les logiciels aux aspects plus complexes, il peut s'avèrer plus économique d'opter pour une solution payante, comportant un accompagnement de l'éditeur, pour un déploiement de la solution logiciel rapide et sans accrocs. Un logiciel gratuit peut donc dans certains cas revenir plus cher qu'une solution payante.
ProGBat : Cet éditeur de logiciel vous propose une version gratuite sans condition de durée, pour autant, toutes les fonctionnalités ne vous seront pas disponibles. Avec la version gratuite, vous aurez accès à la génération de devis et de facture, du suivi des acomptes, et bien sur des fonctionnalités de gestion de chantier, du catalogue d'ouvrage ainsi que la gestion des tiers.
Les fonctionnalités d'exports comptables, de planning de chantier ou encore de suivi des heures du personnel seront, elles, bloquées derrière des abonnements aux tarifs plus substentiels.
Zervant : propose une version gratuite, néanmoins limitée, ce logiciel pourra vous accompagner dans la facturation, le suivi des impayés. C'est un outil qui se veut utilisable facilement, avec une interface prévue pour la gestion d'une entreprise de petite et moyenne taille. Le logiciel est cependant limité à 10 clients en version gratuite, il faudra donc passer à un abonnement pour en enregistrer des nouveaux.
Devis Facture Express : Un graticiel ou logiciel gratuit de bout en bout. Celui-ci permet la gestion des devis et des factures de façon simple. Il reste néanmoins limité et se présente principalement comme une alternative à Microsoft Excel plus fluide, et facilitant la réalisation des bilans.
