Logiciels de Administration scolaire : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel d’administration scolaire ?
Définition
Le logiciel d’administration scolaire est une solution cloud qui facilite la gestion des établissement scolaires : écoles, collèges, lycées, universités, écoles de commerce, prépas, etc.
Sous forme d’ERP, ces outils de gestion couvrent tous les aspects liés à la gestion d’un tel établissement : gestion des étudiants (notes, bulletins, absences…), des programmes, des salles, du personnel, espace numérique de travail (ENT), comptabilité, etc.
Comment ça marche ?
Proposés en SaaS, ces outils disposent d’une structure modulaire flexible paramétrable qui s’adapte aux besoins spécifiques de chaque établissement. Chacun souscrit aux différents modules dont il a besoin pour gérer son établissement :
- Système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH)
- Logiciel de comptabilité
- Gestion des contrats scolaire
- Gestion des étudiants
- Élaboration et gestion des plannings : employés, enseignants, étudiants et salles
- Etc.
Accessibles en ligne, ils intègrent tous les besoins liés à la gestion d’une année scolaire : édition des cahiers de textes, planification des emplois du temps, suivi des absences, sanctions, gestion des examens, du self et des repas, etc.
Chaque profil utilisateur accède à la plateforme en ligne sur son navigateur Web ou mobile et se connecte avec ses identifiants pour accéder aux nombreuses fonctionnalités de l’outil.
Les données sont généralement hébergées par l’éditeur de la solution.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel scolaire ?
Pour gérer un établissement scolaire, deux types de fonctionnalités se distinguent : celles communes aux progiciels de gestion traditionnels et celles propres aux établissements scolaires.
Un ERP de gestion pour les établissements scolaires
La structure et le fonctionnement d’une école est similaire à celui d’une entreprise. Il faut gérer une activité, des employés, etc., et dégager un chiffre d’affaires.
Un premier groupe de fonctionnalités est similaire à ce que l’on retrouve dans le commerce :
- Gestion du personnel (ou SIRH) : gestion des contrats, des profils, de la paie, des recrutement, planning du personnel, gestion des congés et absences, etc.
- CRM de gestion des étudiants. Chaque étudiant est identifié par une fiche unique qui regroupe son identité, ses coordonnées personnelles, son INE, sa formation, ses absences, etc.
- Gestion commerciale : gestion des clients et suivi des dossiers, devis, factures, paiement des fournisseurs, etc.
- Comptabilité : enregistrement d’une comptabilité en partie double, suivi des dépenses et des ressources, évolution du chiffre d’affaires, etc.
- Etc.
Des statistiques et tableaux de bord agrémentés d’indicateurs clés permettent d’analyser l’activité de l’établissement.
La spécificité d’une année scolaire
Pour gérer les contrats scolaires (professionnalisation, apprentissage, conventions de stage, etc.), l’utilisateur de l’application sélectionne un type de contrat, complète les champs qui se présentent à lui et l’imprime. De la même manière, il peut créer des certificats de scolarité.
Élaborer les emplois du temps des professeurs, étudiants et le planning des salles est également une tâche complexe. Ces outils permettent de les réaliser automatiquement compte tenus des contraintes structurelles (vacances et jours fériés) :
- Planning niveaux, filières, classes
- Planning d’occupation des salles
- Calendrier des examens et répartition des salles
Les différents emplois du temps sont automatiquement mis en ligne sur les espaces interactifs réservés aux élèves, enseignants, CPE et autres personnels administratifs.
Sur ces espaces, les étudiants peuvent également consulter leurs notes, livret scolaire, etc.
Pour gérer les notes, ces outils l’administrateur de l’application enregistre pour chaque filière les matières et leurs coefficients. Les enseignants enregistrent ensuite les notes de leurs élèves. L’application calcule automatiquement la moyenne et créée le procès-verbal associé.
Enfin, les éditeurs de logiciels scolaires proposent d’autres modules complémentaires selon les besoins des établissements. Parmi eux :
- La gestion des absences.
- Le cahier de textes en ligne sur lequel chaque professeur peut communiquer les devoirs à ses élèves et communiquer des résumés de cours.
- La restauration scolaire : gestion des inscriptions à la cantine, commande des repas, facturation, pointage, etc.
- La gestion du ramassage scolaire : gestion des arrêts, prix, réductions, réservations de places, etc.
- La gestion et le suivi des inscriptions
- La gestion des campagnes d’appels à candidatures
- Etc.
Qui utilise un logiciel d’administration scolaire ?
De la petite école au collège, lycée, université, école de commerce, etc., toutes les structures éducatives ont intérêt à utiliser une solution de gestion. Les besoins et la complexité des outils est proportionnelle au nombre d’étudiants et de filières qu’il faudra gérer. Parmi les principaux profils d'utilisateur :
- Les directeurs et autres membres administratifs gèrent (par exemple) les inscriptions, la communication, le personnel, ou encore, la comptabilité de l’établissement.
- Les enseignants les utilisent pour accéder à leur planning, enregistrer les notes de leurs élèves, les appréciations et les devoirs.
- Les CPE les mobilisent pour enregistrer les absences ou envoyer des SMS ponctuels.
- Les étudiants ont accès à leur espace numérique de travail pour consulter l’agenda, le cahier de texte, ou encore accéder à une base de données documentaires (ged).
- Les parents ont quelquefois accès à ces outils pour consulter les devoirs de leurs enfants, leurs notes, ou leurs sanctions.
Pourquoi utiliser un logiciel scolaire ?
Piloter un établissement scolaire est similaire à la gestion d’une petite et moyenne entreprise. Cela nécessite à minima un logiciel de gestion du personnel et de comptabilité. Cependant, ces outils présentent quelques inconvénients.
Avantages
- Ces ERP intuitifs sont conçus spécifiquement pour les établissements scolaires. Ils répondent à tous leurs besoins spécifiques
- La structure modulaire de l’outil permet de l’adapter à son établissement et n’utiliser que les fonctionnalités nécessaires
- Les espaces collaboratifs de ces applications Web facilitent les interactions entre les étudiants et les enseignants
- L’interopérabilité des différents modules fait gagner du temps et de la productivité à vos collaborateurs
- Ces solutions évolutives sont constamment mises à jour par les éditeurs
Inconvénients
- L’accès des parents aux dossiers de leurs enfants peut entraver la liberté des élèves et exercer une pression défavorable à la réussite scolaire
- Il est rare de trouver un outil qui centralise tous les besoins d’un établissement scolaire
