Logiciels de Comptabilité : guide d'achat
Comment définir la comptabilité ?
La comptabilité est un outil d'information financière et de gestion, cette discipline sert à la production de documents de synthèse, les comptes annuels composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe. C'est un moyen d'analyser l'activité passé, en cours et prévisionnelle pour aider à la prise de décision.
Retrouvez toutes les informations relatives à la notion de comptabilité dans notre magazine :
Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité ?
Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité ?
Opter pour un logiciel de comptabilité permet d'optimiser la productivité et gagner du temps grâce à l'automatisation de certaines tâches.
Découvrez nos conseils pour choisir votre logiciel de comptabilité et nos guides en comptabilité.
Comment utiliser un logiciel de comptabilité ?
Pour utiliser toutes les fonctions de votre logiciel de comptabilité, il faut comprendre comment l'utiliser. Présentation de trois points principaux pour bien utiliser son logiciel comptabilité.
Paramétrer correctement le logiciel choisi
Pour bien paramétrer le logiciel, il faut remplir et configurer de manière précise les différentes informations concernant l'entreprise :
- Remplir de manière complète et précise les différentes informations relatives à l'entreprise
- Configurer les différents profils des utilisateurs afin d'adapter les droits d'accès suivant les responsabilités de chacun
- Choisir le plan comptable de l'entreprise
- Créer et personnaliser des comptes de tiers auxiliaires
- Planifier une sauvegarde automatique suivant la fréquence choisie
Optimiser le processus de saisie du logiciel
La saisie des pièces comptables est un travail long et sans valeur ajoutée mais il revêt aussi d'une grande importance. Cependant, certaines astuces permettent de gagner du temps.
L'import et l'export de données : Vérifier s'il est possible d'intégrer automatiquement les données voulues dans le logiciel comptabilité via une solution de gestion. Si le logiciel de gestion est directement lié au logiciel de comptabilité, l'intégration peut se faire de manière immédiate.
Création de guides de saisie : Possibilité de créer des guides de saisie personnalisés afin de faciliter la saisie manuelle.
Préparer les clôtures de comptes
Le logiciel permet d'exporter les données pour que l'expert comptable de l'entreprise puisse les exploiter et les retravailler plus rapidement. La solution gère l'ouverture et la clôture des excercices comptables. Avec la fonction "mode consultation" l'outil rend possible la consultation des comptes sans pour autant permettre l'inscription de nouvelles écritures. Les sauvegardes informatiques sont renforcées grâce au logiciel.
Les fonctionnalités principales d’un logiciel de comptabilité
Les fonctionnalités d' un logiciel de comptabilité représentent un levier puissant de développement économique de votre entreprise ou de votre association.
Réaliser des paiements simplifiés via une plateforme dématérialisée
Pour faciliter les échanges entre vos partenaires ou clients et votre entreprise, certains logiciels de comptabilité mettent à votre disposition la possibilité de réaliser des paiements via une plateforme de moyens de paiements dématérialisés pour régler les factures. Les mouvements de votre compte sont directement intégrés dans votre comptabilité pour automatiser le rapprochement bancaire et les lettrages. Les échanges sont totalement sécurisés pour que vous puissiez réaliser vos paiements ou règlements en toute quiétude.
La gestion commerciale et la facturation
Le logiciel comptabilité, intégré à un module CRM, va plus loin en facilitant la gestion commerciale (devis et factures automatisés). Parfois, vous pouvez aussi suivre la gestion de vos stocks. Que vous soyez en profession libérale, artisan ou entreprise commerciale (auto entrepreneur, TPE, PME, grandes entreprises), vous pourrez suivre votre comptabilité pour être parfaitement au courant de l’état financier de votre entreprise. En adéquation avec le travail de votre expert-comptable, vous réalisez votre bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe générale avec beaucoup de plus de facilité en renseignant régulièrement votre logiciel comptable.
Critères de choix d'un logiciel comptable
Les critères régissant le choix d'un logiciel comptable sont divers. Il convient de clairement définir les besoins exprimés par l'entreprise pour choisir le bon logiciel. Certains vont chercher à faciliter vos échanges avec votre expert-comptable, d'autres à vous fournir une meilleure visibilité sur la trésorerie de votre entreprise, certaines solutions plus complètes interviennent à tous les niveaux, mais peuvent s'avérer plus complexes à utiliser.
Verifiez si le logiciel que vous convoitez est adapté à la taille de votre entreprise, et qu'il répondra au mieux à vos demandes, en particulier dans l'accompagnement de la croissance de l'entreprise.
Il convient également de dresser une liste des fonctionnalités immédiatement necessaires, mais également de celles qui pourraient s'avèrer utiles à l'avenir, dans ces cas-ci, il est recommandé de passer par un logiciel évolutif qui pourra s'adapter aux nouveaux besoins comme le suivi de la paie, ou un tableau de bord de contrôle.
Vérifiez également que le logiciel choisi est compatible avec l'ensemble de vos postes de travail destinés à traiter la comptabilité pour éviter toute déconvenue.
Découvrez nos comparatifs des meilleurs logiciels de comptabilité adaptés à vos besoins.
