Logiciels de Devis et Facturation : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Le logiciel de facturation est une solution informatique qui automatise la gestion des devis, des factures et le suivi des paiements pour des opérations simples de gestion commerciale. Certains permettent de suivre en temps réel le niveau de trésorerie de l'entreprise et de permettre des paiements en ligne. C'est un assistant comptable des petites entreprises (TPE, PME et PMI). Certains logiciels de facturation sont même adaptés aux auto-entrepreneurs sans expert comptable, aux artisans du bâtiment ou aux professions libérales.
Comment ça marche ?
Les logiciels de devis facturation sont conçus pour vous accompagner dans l’édition de vos documents de gestion commerciale et de vos tâches administratives. Il vous permet de créer des contacts et des clients puis un modèle de facture, un modèle de devis et un modèle de bon de commande. Le logiciel de devis permet également de créer une liste des prestations de services de produits qui pourront être ajoutés facilement au bon de commande, au devis, à la facture puis au bon de livraison.
Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel de devis factures ?
Le logiciel de facturation, complémentaire du logiciel de comptabilité en ligne, vous accompagne au quotidien pour la réalisation de vos documents commerciaux et factures tout en vous simplifiant les choses pour relancer les paiements en attente. Découvrez les différentes fonctionnalités à votre disposition :
- Génération de devis et factures : Un logiciel de facturation vous permet de créer des devis et des factures de manière rapide et efficace. En remplissant au préalable le fichier client le plus précisément possible, vous n’aurez plus besoin que de quelques renseignements pour établir un devis adapté à chaque demande.
- Modèles de factures : Le logiciel offre un éventail de modèles de factures prédéfinis qui peuvent être utilisés et personnalisés selon les besoins de votre entreprise. Ces modèles garantissent que toutes vos factures ont un aspect professionnel et sont conformes aux normes légales.
- Gestion des clients : Un logiciel de facturation efficace vous aide à gérer votre base de données clients. Vous pouvez y consigner toutes les informations pertinentes sur vos clients, ce qui facilite la mise à jour des données et la réalisation de factures complètes.
- Édition de factures avec mentions légales : Les logiciels de facturation vous permettent d'inclure toutes les mentions légales nécessaires sur vos factures, y compris les taux de TVA et autres informations fiscales pertinentes. Vous pouvez exporter vos factures en format PDF pour les envoyer à vos clients ou pour vos archives.
- Gestion des impayés : Certains logiciels de facturation offrent des fonctionnalités pour vous aider à gérer les impayés, en relançant automatiquement vos clients en retard et en appliquant éventuellement des frais de retard.
- Factures avec remises commerciales : Pour favoriser la fidélité des clients, vous pouvez proposer des remises commerciales. Le logiciel de facturation vous aide à gérer ces remises et à les appliquer correctement sur les factures.
- Gestion des bons de commande et de livraison : Un logiciel de facturation complet vous permet de gérer non seulement les factures, mais aussi les bons de commande et de livraison, assurant ainsi un suivi complet de vos transactions commerciales.
- Génération des écritures comptables : Un bon logiciel de facturation génère automatiquement les écritures comptables correspondantes à chaque facture, ce qui simplifie considérablement votre comptabilité.
- Accès de l'expert-comptable : Si vous travaillez avec un expert-comptable, votre logiciel de facturation doit lui permettre d'accéder facilement aux factures et aux écritures comptables correspondantes.
À quoi devez-vous prêter attention pour bien choisir votre logiciel de facturation?
Ne vous lancez pas dans l’achat d’un logiciel trop lourd ou qui aurait des fonctionnalités dans lesquelles vous pourriez vous perdre. Privilégiez un logiciel de facturation simple en adressant ces différents critères :
Analyse des besoins spécifiques : Déterminer le volume mensuel des factures, la nécessité de gérer des abonnements récurrents, les contraintes fiscales spécifiques ou les exigences liées à des devises étrangères s'avère crucial. Une compréhension claire de ces besoins facilite la sélection d'un logiciel offrant les fonctionnalités adaptées.
Ergonomie du logiciel : Un outil intuitif et convivial permet d'économiser du temps et de minimiser les risques d'erreur. De plus, la possibilité de personnaliser les documents, tels que les factures, avec le logo et les couleurs de votre entreprise, renforce votre image de marque auprès de vos clients.
Qualité du service client : Un service client réactif et efficace assure un soutien précieux en cas de problème. Assurez-vous que l'éditeur du logiciel offre un tel support.
Sécurité des données : Dans le monde numérique actuel, la protection des informations est une préoccupation majeure. Le logiciel de facturation choisi doit démontrer des mesures de sécurité robustes pour protéger vos données et celles de vos clients.
Spécialisation métier : Certains logiciels de facturation sont conçus pour des industries ou des professions spécifiques, avec des fonctionnalités spécialement conçues pour ces domaines. Si votre entreprise opère dans un secteur spécifique, recherchez un logiciel adapté à vos besoins particuliers.
Coût du logiciel : Le coût est souvent un facteur déterminant. Les éditeurs proposent généralement des abonnements adaptés au nombre de factures à gérer et au nombre de salariés. Assurez-vous de trouver un équilibre entre le coût et les fonctionnalités offertes par le logiciel.
Pourquoi passer à un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation donne accès à de nombreuses fonctionnalités et avantages :
Automatisation du processus de facturation : Un logiciel de facturation automatisera la plupart des tâches liées à la facturation, ce qui permettra de gagner du temps, de minimiser les erreurs humaines et de standardiser vos factures.
Conformité fiscale : Ces outils intègrent souvent les dernières réglementations fiscales et s'assurent que vos factures respectent toutes les exigences légales, y compris la TVA et les autres taxes applicables.
Suivi facile des factures : Avec un logiciel de facturation, vous pouvez facilement suivre l'état de vos factures, savoir quelles factures ont été payées, lesquelles sont dues et quand elles doivent être payées.
Gestion des impayés : Certains logiciels de facturation proposent des fonctionnalités de relance automatique, qui vous aident à gérer les impayés et à assurer le suivi des paiements.
Personnalisation des factures : De nombreux logiciels de facturation vous permettent de personnaliser vos factures avec votre logo, vos couleurs et d'autres éléments de marque.
Facilité d'accès et de partage : La plupart des logiciels de facturation sont basés dans le cloud, ce qui signifie que vous pouvez y accéder de n'importe où et partager facilement les factures avec vos clients, votre comptable ou d'autres membres de votre équipe.
Analyse et reporting : Les logiciels de facturation offrent souvent des outils d'analyse et de reporting qui vous aident à comprendre votre processus de facturation, à identifier les tendances et à prendre des décisions éclairées pour améliorer votre entreprise.
Quels types de factures pouvez-vous réaliser avec le logiciel de facturation ?
Il existe différents types de factures que vous pourrez élaborer en utilisant votre logiciel de facturation.
- La facturation intermédiaire ou facture de provision. C’est un acompte facturé plusieurs fois par an pour étaler un paiement important ou une consommation annuelle.
- La facture de régularisation qui est établie suite au relevé d’un index ou pour mettre à niveau une consommation.
- La facture de clôture qui met un terme à une consommation et assure la fin d’un contrat.
- La facture « pro-forma » qui est émise à la demande du client juste après un achat.
- La facturation finale qui est le document qui résume la réalisation d’une prestation ou de la livraison d’un bien.
