Carlatravel : Gestion intuitive des notes de frais pour PME et ETI

CarlaTravel et CarlaPic appli mobile et IA

Efficacité dans le contrôle des dépenses 
CarlaTravel automatise le processus de traitement des frais professionnels.
La plateforme logicielle CarlaMaestro simplifie, sécurise et optimise la gestion des temps et des dépenses des collaborateurs. Disponible à la demande (Saas) ou en mode licence, tous les modules de CarlaMaestro – gestion des notes de frais et des déplacements professionnels, traitement des achats de frais généraux, gestion des temps, congés et activités des collaborateurs – contribuent à la réduction des coûts opérationnels et à l’amélioration de la satisfaction et de la productivité des collaborateurs.

Dématérialisation des justificatifs Les notes de frais deviennent automatisées le temps d'une photo traitée directement à partir de l'application CarlaPic.Vous  saisissez  vos frais à partir d’une simple photo de vos justificatifs (mono-pages ou multipages).Si vous êtes manager, pilotez et contrôlez les notes de frais de vos collaborateurs en quelques clics à partir de votre smartphone.CarlaPic s’enrichit d’un Dashboard vous permettant de piloter au plus fin le traitement de vos frais professionnels Photos en attente de transmission et lignes de frais en attente d’intégration dans votre note de frais.

Urssaf avec valeur probante des justificatifs démétérialisés. Les justificatifs dématerialisés sont placés dans un coffre-fort éléctronique qui a valeur probante auprès de l'urssaf. Vous n'avez plus à présenter vos justificatifs lors d'un contrôle, il suffit de  laisser accèder l'administration à la partie du coffre-fort concerné.

Gestion des notes de frais multilingues

Réservation et organisation  des voyages  Module ordre de mission. Le voyage peut être organisé en amont. La réservation en ligne du titre de transport peut être effectuée sans sortir de l’application, les billets de train peuvent être achetés directement sur le site de la SNCF ou d’une compagnie aérienne, ou même avec l’agence de voyage choisie par la société. Le tout grâce à l’option  réservation en ligne

Option cartes affaires : intégrer automatiquement les relevés des principales cartes corporate proposées par les banques.

Option gestion de parc auto : gestion des véhicules et de leur affectation ainsi qu’un suivi des kilométrages parcourus.

4 modules complémentaires

 Module gestion des achats et bons de commandes à partir d'une plateforme dédiée 

Module suivi des congés et absence des salariés 

Module dématérialisation des factures

 Module  compte rendu d'activité qui permet de suivre l'avancé d'un projet, de programmer le temps nécessaire à son développement en amont et d'éviter ou d'anticiper tous les dépassements. Chaque module est indépendant l'un de l'autre et peut s'installer ou se compléter plus tard de manière autonome.

En résumé 

• Dashboard très simple accessible en web par CarlaTravel ou mobile par l'appli CarlaPic en off line ou on line
• Dématérialisation des justificatifs. Vos collaborateurs gagnent du temps. Les dépenses liées à leurs déplacements sont saisies par notre technologie OCR/Photo (lecture optique des justificatifs) 
• Coffre-fort numérique avec valeur probante auprès de l'Urssaf et fin de l'archivage papier
• Contrôleurs, votre  Dashboard vous présente les listes des notes à valider. En un clic, vous pouvez ainsi valider les notes de vos collaborateurs  en off ou on line
• Service comptable, La TVA est éclatée et récupérée automatiquement, les frais papier sont dématérialisés au sein de l'application mobile, la photo prise dans l'application a valeur probante auprès de l'Urssaf. Il n'ya plus de contrôle papier à faire.