Notes de frais est un des modules du logiciel de gestion RH Eurécia. Ce module permet aux employés en déplacement de saisir leurs notes de frais en ligne, de les envoyer à leur direction pour validation et de se faire rembourser rapidement par la comptabilité.

A noter : l'application mobile Eurécia est disponible sur iOS et Android. 

Pourquoi passer à la gestion des notes de frais dématérialisée ? 

• Export sans ressaisie vers la comptabilité : Une fois le remboursement validé, exportez facilement les dépenses vers votre logiciel de comptabilité... Sans ressaisie !

• Autonomie des collaborateurs : Collaborateurs et managers avec ou sans l’application mobile sont autonomes dans la gestion et la validation.

• Calcul des titres restaurant : Calcul automatique du nombre de tickets restaurant à distribuer, à partir du nombre de repas d’affaires et de congés pris, avec envoi vers la paie en quelques clics.

• Reporting des dépenses : Rapports personnalisables avec ventilation des dépenses par nature, projet, salarié, etc.

• Taux de change : Calcul automatique des taux de change pour les notes de frais en devises étrangères

• Contrôle des dépenses : Grâce aux seuils de remboursement, plafonnez certains types de dépenses ou paramétrez des forfaits (repas midi,téléphone, ...)

• Barème kilométrique : Basez vos remboursements kilométriques sur le barème légal de l'URSAFF, ou sur un barème sur-mesure.

• Historique exportable : En cas de contrôle, exportez facilement vos remboursements passés et tous vos justificatifs à valeur probante en un clic.

• Justificatifs à valeur légale : Grâce à la valeur probante des notes de frais, vous pouvez jeter vos justificatifs numérisés en cas de contrôle, ils ont la même valeur.

• Application mobile : Avec l'appli myEurécia, vos collaborateurs enregistrent facilement leurs notes de frais et les justificatifs.

Comment ça marche ? 

• Photo et envoi de la pièce justificative : Le collaborateur prend en photo le justificatif de sa dépense sur son téléphone et l'envoie directement via l'application dédiée ou depuis son ordinateur.

• Reconnaissance automatique : Grâce au système intelligent de reconnaissance des caractères, le type de dépense, le montant, la date et la TVA sont renseignés automatiquement. Pratique !

• Validation de la note de frais et direction recyclage : Managers ou RHs peuvent valider (ou refuser) la note de frais en un clic.Puis, avec la valeur probante, plus besoin de garder vos justificatifs papier, ils ont la même valeur légale en cas de contrôle.

Des avantages pour tous : 

• Les collaborateurs : Enregistre ses dépenses professionnelles en 2 minutes, transfère ses justificatifs à valeur probante depuis son mobile, suit le remboursement de ses notes de frais.
• Les managers : informe instantanément d'une nouvelle demande, gère les budgets de dépenses dans le temps, par projet, client ... , valide le remboursement des frais professionnels en un clic.
• Les entreprises : définit les modalités de remboursement des notes de frais,est alerté en cas de non respect des règles de validation (plafond, cohérence, etc.),génère les ordres de virement au format SEPA.

Élu Service Client de l’Année 2023
*Étude BVA – Viséo CI – Plus d’infos sur escda.fr