Logiciels de Recouvrement : guide d'achat
Le guide des logiciels pour credit management et recouvrement
Attendre que l’on vous règle des factures impayées est un travail très chronophage ! Courriers de relance, relance téléphonique, procédure de recouvrement interminable et démarches administratives inutiles engagent votre temps et vous empêchent de vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée de votre métier. Il est donc conseillé de choisir un logiciel de recouvrement afin d’automatiser certaines actions et de vous libérer de contraintes inutiles. L’état financier de votre entreprise n’en sera que meilleur. En effet, les impayés pèsent lourd sur votre budget. Aussi, l'utilisation d'un logiciel de recouvrement sera beaucoup moins onéreux que faire appel à une agence de recouvrement/ un cabinet de recouvrement.
Qu’est-ce qu’un logiciel de recouvrement ?
Le logiciel de recouvrement possède plusieurs compétences. Il travaille principalement sur les démarches de recouvrement des créances et vous propose un agenda d’encaissement afin d’obtenir une visibilité claire sur les rentrées financières. Le logiciel vous évite de faire appel aux services de sociétés de recouvrement. Grâce à l’automatisation de certaines relances clients, vous récupérez plus rapidement les sommes qui sont dues à votre entreprise. Basez-vous sur les modèles de courriers de relance proposés que vous pouvez personnalisés afin de gagner en rapidité.
Il agit également sur la gestion du risque en définissant des règles de crédit selon les clients ou en examinant les comportements de paiements. Ainsi vous savez si vous pouvez faire confiance à un client et évitez de compter sur des mauvais payeurs et les clients en surendettement. De plus, la fonction reporting du logiciel de recouvrement crée un historique des données de paiement et calcule le potentiel de chaque client afin d'obtenir la situation financière des clients. Le logiciel prend en charge les retards de paiement, ainsi les frais de recouvrement à la charge du créanciers dépendent du montant de la créance.
Quelles sont les fonctionnalités qu’il doit posséder ?
La plupart des logiciels chargés de recouvrement sont dotés de nombreuses fonctionnalités. Evitez tout de même de choisir un logiciel « usine à gaz ». C’est intéressant d’avoir un grand nombre de fonctionnalités mais pas quand cela devient un frein ! Il faut essayer d’estimer réellement les besoins de votre entreprise et choisir la solution logicielle de credit management la plus adaptée.
Voici quelques fonctionnalités que le logiciel devra posséder :
- La possibilité de définir votre processus de recouvrement et de choisir une segmentation client spécifique ;
- L’automatisation des relances clients à réaliser (par mails ou par courriers postaux avec accusé de réception) ;
- L’envoi rapide de mails selon des modèles préétablis et paramétrables ;
- L’accès à un agenda de recouvrement pour visualiser rapidement les retards de paiement et les délais de paiement ;
- Un lien possible avec vos autres logiciels comptables, logiciels CRM ;
- Une gestion des litiges/ des contentieux facilités par une mise en exergue des créances non honorées ;
- L’insertion automatique des pénalités de retard dans les factures impayées à envoyer dans les courriers de relance ;
- La gestion des recouvrements avec différentes procédures procédures judiciaires ou recouvrement à l’amiable.
Et pour quoi un logiciel de recouvrement de créances est un atout pour votre entreprise ?
Le recouvrement plus rapide des créances est primordial pour une plus grande flexibilité de votre entreprise et le bon fonctionnement de votre gestion commerciale. Grâce à cette solution de gestion plus efficace vous profiterez :
- D’un service de recouvrement professionnel et efficient ;
- D’un gain de temps et d’une réduction de démarches administratives vous empêchant de vous concentrer sur votre cœur de métier ;
- De l’amélioration de votre trésorerie et avez une plus grande visibilité sur le risque client ;
- D’une plus grande rentabilité et de la réduction des pertes financières ;
- D’une résolution des litiges plus rapide.
Logiciel en SaaS ou en interne ?
Optez pour un logiciel en mode SaaS ou une solution sur poste selon vos besoins. Les deux solutions possèdent des avantages et des inconvénients. C’est à vous de voir la solution logicielle de recouvrement qui répondra le mieux aux attentes de votre entreprise.
Le mode SaaS a pour avantage d’être mis à jour en permanence et sans aucune contrainte pour vous. L’installation est très simple puisqu’elle ne nécessite pas de démarches sur vos postes informatiques. Vous accédez à une plateforme à distance que vous pouvez consulter de là où vous le souhaitez puisqu’il vous suffit juste d’avoir une connexion internet. Cette offre fonctionne la plupart du temps avec des abonnements qui seront moins coûteux que l’investissement dans un logiciel en interne. Toutefois, les applications supplémentaires qui vous sont proposées sont souvent assez onéreuses. Prenez-le en compte dans le calcul de votre budget dédié au logiciel de recouvrement.
Le logiciel interne est, quant à lui, plus sécurisé. Il évite aussi les désagréments si le fournisseur de logiciel en SaaS venait à fermer boutique ! Le logiciel en interne vous appartient alors que le mode SaaS déplace vos informations sur un serveur à distance.
Pesez le pour et le contre avant de choisir une solution de logiciel de recouvrement ! Cet outil de gestion est indispensable aussi bien pour les grandes entreprises que pour les TPE et PME. Testez les différentes offres et optez pour celle qui correspond à vos attentes ! Ne vous occupez plus de la gestion du recouvrement, - facture impayée, lettre de relance - et utilisez un logiciel de recouvrement pour obtenir le paiement de vos clients !
