KDS Neo : La gestion des notes de frais &voyages d’affaires simplifiée

Faites de vos dépenses voyages d'affaires un investissement !

Quand la gestion des voyages et notes de frais est rapide et maîtrisée, les déplacements professionnels génèrent de la valeur et de la croissance.

Développée sur un système entièrement unifié pour la gestion des voyages et notes de frais, la technologie KDS Neo offre une approche centrée sur l'expérience utilisateur, récompensée à plusieurs reprises. Elle s’accompagne d’une équipe de service et support dédiée, motivée par la satisfaction de ses clients qui s’élève à plus de 90% !

KDS Neo est un logiciel pour les équipes Finance, Voyages, et les voyageurs d’affaires. Il améliore la gestion des voyages d'affaires et le traitement des notes de frais pour tous les intervenants, avec une plateforme unique accessible sur mobile.

La technologie de gestion des voyages

KDS Neo permet aux voyageurs d'affaires de réduire le temps de gestion d’un voyage, en réservant rapidement depuis KDS Neo :

• Un billet d'avion
• De train
• Une voiture
• Un hôtel
• Un taxi, VTC 

Et un accès à des informations de transport en commun dans de nombreuses villes. Avec plus de 25 ans de développements, KDS Neo est hautement configurable et intégré à de nombreuses sources de contenu voyage (GDS,  agrégateurs, liens directs, low cost, chaînes hôtelières, ...). Les entreprises font remonter les tarifs négociés avec leurs fournisseurs préférés.

La fonctionnalité de réservation porte-à-porte permet de planifier leurs voyages depuis l’adresse de départ (par exemple le domicile) jusqu'à l'adresse du rendez-vous, en réservant en un clic tous les composants du voyage :

• Les transports : train, voiture, avion, etc. 
• Les commodités de séjour : hôtel, transferts...

Le meilleur trajet possible est proposé, basé sur la politique voyage de l'entreprise et les préférences utilisateur. Les utilisateurs ont une visibilité complète sur leurs déplacements.

Le coût total du déplacement est calculé, prenant en compte les éléments réservables mais aussi les dépenses anticipées (frais de bouche,…) : le voyageur et le superviseur peuvent anticiper le ROI du déplacement avec une pleine visibilité.

Les voyageurs d’affaires peuvent réserver un déplacement habituel en dupliquant un ancien déplacement à l’identique.

Des workflows de validation paramétrables sur plusieurs niveaux permettent d'optimiser la rapidité de traitement en gardant un contrôle total sur les dépenses.

La conformité et la visibilité nécessaires pour optimiser les programmes voyages sont assurées grâce à une configuration flexible et un contenu riche.

La gestion des notes de frais simplifiée

Les utilisateurs disposent d'une vue calendaire depuis laquelle ils peuvent créer leurs dépenses à l'aide d'icônes représentant les catégories de frais (déjeuner, invitation, frais kilométriques...).

Visualisez les dépenses dans leur contexte grâce à l’affichage des déplacements sur le calendrier: l’utilisateur peut créer des notes de frais plus rapidement et évite les erreurs et les doublons.

Pensée pour l'utilisateur, l'application KDS Neo offre une expérience optimisée sur mobile et synchronisée en temps réel, permet de scanner un reçu à l'aide d'une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour identifier automatiquement et préremplir la note de frais avec :

• La date
• Le vendeur
• Le montant
• La devise

En limitant le nombre d'actions et la saisie pour l'utilisateur, la création de la note de frais et les délais de remboursements sont plus rapides.

La numérisation des reçus permet une dématérialisation complète des notes de frais, une tendance désormais légiférée dans de nombreux pays dont la France.

La gestion des notes de frais offre une configuration avancée de workflows de validation, accélérant les processus d'approbation et réduisant les délais de remboursement des frais.

Contrôlez les coûts et renforcez la conformité aux réglementations fiscales à l'international grâce à l'automatisation des audits et les règles de cohérence.

Les avantages d'une approche unifiée voyages et notes de frais

La chaîne de gestion des voyages et des notes de frais comporte de nombreux acteurs, dans différents départements : la direction financière, la comptabilité, les travel managers, chargés de voyages, les voyageurs d'affaires et leurs managers... La gestion unifiée autour d’une plateforme permet de fluidifier les processus entre ces départements, pour réduire les coûts de traitement des frais professionnels et améliorer la satisfaction des voyageurs.

La gestion unifiée des voyages et notes de frais permet de réduire le nombre d’interlocuteurs et de fournisseurs pour l’entreprise, avec un contact unique pour l’ensemble de ces activités.

La configuration des politiques voyages et politiques de remboursement s'effectue sur la même interface, favorisant la conformité et la cohérence.

Avec une seule source pour les données voyages et frais professionnels, la donnée est consolidée, complète et détaillée.