Navan EMEA : La gestion complète des voyages d’affaires et notes de frais
Navan EMEA : en résumé
Navan est un logiciel complet de gestion des voyages d'affaires et des notes de frais, conçu pour simplifier et automatiser les processus liés aux déplacements professionnels. Son objectif principal : offrir une solution tout-en-un qui combine la réservation, la gestion des dépenses et l’optimisation des politiques internes, tout en garantissant une expérience utilisateur fluide pour les salariés et les responsables.
L’outil s’adresse à une cible variée, allant des voyageurs d’affaires aux assistants de direction, en passant par les office managers, les travel managers et les équipes de finance et comptabilité. Il est idéal pour des entreprises de toutes tailles, des startups en forte croissance aux grandes multinationales. Par exemple, un assistant de direction peut centraliser les réservations de son équipe, tandis qu’un manager financier bénéficie d’une vision claire des dépenses pour piloter les budgets.
Parmi les fonctionnalités clés de Navan, on trouve une plateforme intuitive de réservation de voyages professionnels, un système automatisé de gestion des notes de frais, une carte de paiement intégrée pour un suivi précis des dépenses, et des outils de reporting avancés pour garantir la conformité avec les politiques internes.
Quelles sont les fonctionnalités principales de Navan ?
Une plateforme de réservation tout-en-un
Avec Navan, la réservation de voyages d’affaires devient un jeu d’enfant. L’interface intuitive permet de comparer et de réserver rapidement :
des vols,
des hôtels,
des voitures de location
et même des trains.
La plateforme intègre également des préférences de voyage, comme les compagnies aériennes ou hôtels favoris, pour personnaliser l’expérience utilisateur.
Gestion automatisée des notes de frais
Fini les piles de reçus à trier ! Navan automatise entièrement la gestion des notes de frais. Grâce à une simple photo prise avec un smartphone, le logiciel analyse les données, les associe aux transactions correspondantes et génère des rapports prêts à être validés par l’équipe de comptabilité. Par exemple, un salarié peut soumettre une note de frais de repas professionnel en quelques clics, tandis que le manager valide ou commente directement depuis l’application.
Une carte de paiement intégrée et intelligente
Navan propose une carte de paiement dédiée, spécialement conçue pour les dépenses professionnelles. Cette carte peut être configurée pour respecter les plafonds de dépense et les catégories autorisées selon la politique de l’entreprise. Elle simplifie le suivi des dépenses en temps réel et élimine les écarts grâce à un contrôle automatisé.
Outils d’analyse et de reporting avancés
Navan fournit des rapports détaillés sur les voyages et les dépenses. Ces rapports permettent aux managers financiers et aux travel managers d’identifier les opportunités d’économies, d’optimiser les politiques internes et de garantir la conformité.
Assistance utilisateur et support réactif
Avec un support client disponible 24h/24 et 7j/7, Navan accompagne les utilisateurs à chaque étape. En cas de retard de vol ou de problème de réservation, les voyageurs peuvent contacter un assistant dédié via chat ou téléphone. Cela garantit une résolution rapide des problèmes et une tranquillité d’esprit pour les salariés en déplacement.
Pourquoi choisir Navan ?
Un gain de temps inégalé : Navan centralise tous les aspects du voyage d’affaires et de la gestion des dépenses sur une seule plateforme. Plus besoin de jongler entre plusieurs outils : tout est automatisé et synchronisé pour un processus fluide.
Un contrôle renforcé des dépenses : avec la carte de paiement intégrée, les entreprises peuvent définir des limites de dépense en temps réel, garantissant ainsi une parfaite conformité aux politiques internes et une transparence totale.
Des économies concrètes : Les tarifs négociés pour les vols et hôtels, associés à des outils d’analyse avancés, permettent aux entreprises d’optimiser leur budget voyages et de réduire les coûts superflus.
Un support 24/7 ultra-réactif : Navan garantit une assistance continue et proactive. Un problème de dernière minute ? Les utilisateurs ont accès à un service client dédié, disponible à tout moment.
Une UX pensée pour les utilisateurs : L’interface intuitive de Navan simplifie la prise en main pour les voyageurs comme pour les équipes de finance. Les employés peuvent réserver ou soumettre leurs frais en quelques clics, tandis que les managers gardent un contrôle total sur les dépenses.
Conformité simplifiée : Grâce à des rapports automatisés et à la gestion des politiques de voyage, Navan assure le respect des normes internes et externes, tout en allégeant la charge administrative des équipes.
Ses avantages
Ni de frais caché, ni de frais de réservation
Accès à des réductions exclusives sur les réservations
Création de politiques de voyage simplifiée
Ses inconvénients
Moins adapté aux entreprises avec plus de 250 employés
L'avis d'Appvizer
À travers notre test approfondi, Navan s'est révélé être particulièrement efficace en ce qui concerne la gestion des voyages d'affaires et des notes de frais.
L'intégration harmonieuse de la réservation et du suivi des dépenses simplifie tout le processus, de la réservation initiale au rapport final des dépenses. Nous avons d'ailleurs particulièrement apprécié le côté intuitif de l'interface, car les employés peuvent réserver leurs voyages avec simplicité et en accord avec les politiques de l'entreprise, tout en faisant bénéficier leur programme de fidélité personnel.
En parallèle, la catégorisation automatique des dépenses, que l'on peut suivre en temps réel, offre des avantages considérables aux administrateurs qui peuvent ainsi gérer les budgets de manière efficace et réduire les risques de dépassement. La possibilité d'établir et d'appliquer les guidelines à l'ensemble de l'entreprise assure à la fois conformité et réduction des dépenses inutiles. En outre, l'accès à des réductions exclusives sur les voyages est également un avantage non négligeable, menant à des économies substantielles pour tous.
Enfin, le support client est aussi l'un des points forts de Navan. L'assistance est réactive et disponible en cas de besoin, tandis que les outils de reporting et d'analyse fournissent des informations précieuses sur les tendances en termes de frais de déplacement, ce qui promeut une meilleure gestion budgétaire.
Dans l'ensemble, Navan est une solution complète et accessible, répondant aux défis principaux rencontrés par les entreprises dans la gestion des voyages d'affaires et des notes de frais.
Navan EMEA : Ses tarifs
En plus d’une version entièrement gratuite, Navan propose une version premium disponible sur devis pour les organisations plus grandes, avec entre autres :
- une suite complète pour la gestion des voyages et des dépenses ;
- un nombre illimité d’utilisateurs ;
- un CSM et un chargé de clientèle dédiés ;
- une mise en œuvre sur mesure ;
- une couverture mondiale.
Standard
Tarif
sur demande
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Navan EMEA : le test complet
Notre test a mis en évidence trois fonctionnalités qui distinguent Navan de ses concurrents, car ses capacités de pilotage des voyages d'affaires vont bien au-delà de la simple réservation et du suivi des dépenses.
Processus de réservation simplifié
L'application Navan nous simplifie la réservation des vols et des hôtels, conformément aux politiques de l'entreprise, évitant ainsi les services coûteux non autorisés. L'application assure que les réservations respectent les guidelines mises en place dans l'entreprise, tout en nous permettant de profiter de nos déplacements pour nos programmes de fidélité personnels. En ce sens, si nous gagnons des points lors d'un voyage, ces points sont directement transmis sur nos comptes personnels.
Nous avons également apprécié la facilité par laquelle il est possible de procéder aux réservations, ayant un large choix d'options en accord avec la politique d'entreprise. Et si une réservation nécessite une approbation managériale, celle-ci peut être rapidement traitée directement depuis l'application. Sinon, le processus se poursuit sans délai, rendant la procédure global efficace et conviviale.
Gestion automatisée des dépenses
Navan se distingue également par sa gestion des dépenses et des notes de frais. Les dépenses réalisées lors d'un voyage d'affaires sont automatiquement catégorisées, ce qui nous dispense de saisie manuelle, réduisant le risque d'erreurs par la même occasion. Cette automatisation assure un suivi précis de toutes les dépenses, offrant également une vue claire et détaillée des coûts liés aux voyages à nos gestionnaires et managers.
Solution complète pour les voyages d'affaires
Lors de notre test, nous avons pu explorer le vaste champ d'action de Navan en ce qui concerne le pilotage des voyages d'affaires. Ce dernier offre une vue complète concernant les déplacements professionnels. Il permet d'ailleurs aux administrateurs, entre autres, de surveiller :
- qui a réservé quoi,
- où,
- et quand,
fournissant des détails granulaires essentiels pour une gestion efficace des voyages.
Sa capacité à appliquer la politique de l'entreprise à l'organisation des voyages, automatisant les approbations, simplifie l'ensemble du processus de réservation. Cela réduit également la charge administrative, tout en améliorant l'efficacité globale.
En parallèle, et grâce aux rapports détaillés et analyses, nos administrateurs peuvent avoir un aperçu des tendances de dépenses liées aux voyages. Cette visibilité nous aide à optimiser nos politiques et à identifier les points sur lesquels nous pouvons économiser. De plus, la centralisation simplifie le processus de réconciliation, garantissant que toutes les dépenses sont comptabilisées avec précision et sans délais.
En offrant une plateforme unique pour la réservation de voyages et la gestion des notes de frais, Navan se révèle être une solution unique pour les PME sujettes aux déplacements pro, comme c'est le cas pour Appvizer.
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