Logiciels de Saisie des commandes : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de commande en ligne ?
Définition
Les logiciels de gestion de commande en ligne ont été développés pour faciliter le processus lié à la réalisation des commandes, en automatisant certaines tâches telles que l’établissement d’un devis. Le but est d’optimiser le temps de travail pour assurer l’efficacité de l’entreprise. Un logiciel de gestion de commande donne à l’utilisateur tous les moyens nécessaires pour consulter en temps réel l’ensemble des données qui lui sont nécessaires.
Comment ça marche ?
Ce genre de logiciel propose une base unique à partir de laquelle le responsable commercial peut effectuer l’ensemble de ses activités, allant des ventes aux achats. Une fois toutes les informations saisies dans le logiciel, celui-ci pourra reproduire les tâches exécutées auparavant, ce qui évitera les saisies répétitives. En pratique, le logiciel intègre des programmes conçus pour créer automatiquement les pièces commerciales, à l’exemple d’une facture. Ces modules permettent également l’édition des fiches clients et l’élaboration des modalités de paiement.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion de commande en ligne SaaS ?
En général, chaque logiciel offre ses propres fonctionnalités. Néanmoins, ci-après quelques-unes qu’on retrouve le plus souvent :
La gestion des stocks
Dans la majorité des cas, l’outil prend en charge la gestion des bons de commande jusqu’aux bons de livraison. Cette fonctionnalité permet de mesurer avec précision la quantité des stocks en restant informer sur les marchandises en cours de livraison chez les clients et celles en commande chez les fournisseurs. Certains logiciels proposent même des alertes pour prévenir quand passer les commandes.
Le calcul des achats
Automatiser le calcul des achats compte parmi les autres fonctionnalités d’un logiciel de gestion de commande. Il s’agit d’une fonction permettant de générer automatiquement le prix d’un produit, d’un service ou toute une commande, selon un modèle préexistant. L’utilisateur n’aura plus qu’à vérifier l’exactitude des données. Ce dernier peut modifier les prix si nécessaire.
L’envoi des commandes
La majorité des logiciels permettent d’envoyer par e-mail les bons de livraison à expédier aux clients. Les modes de règlement y sont déjà mentionnés, de même que tous les détails à respecter. Cette fonctionnalité évitera les déplacements inutiles. De plus, ces logiciels proposent une signature électronique pour accepter la commande.
Qui utilise un logiciel de gestion de commande en ligne ?
Un logiciel de gestion de commande s’adresse à toutes les entreprises commerciales. Certains outils sont adaptés à celles qui gèrent un commerce international, avec un chiffre d’affaires pouvant atteindre plus de 10 millions d’euros. D’autres solutions sont conçues pour les petites et moyennes entreprises, voulant se consacrer un peu plus à leur cœur de métier en laissant les tâches telles que la facturation sous la responsabilité d’un outil automatisé.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de commande en ligne en entreprise ?
Avantages
- Le contrôle des entrées/sorties se fait aisément.
- L’état des ventes peut être analysé en temps réel.
- Le logiciel met à la disposition de l’utilisateur un tableau de bord simple à analyser.
- L’utilisation de ce type de logiciel évite au mieux les ruptures éventuelles.
- Il permet d’anticiper les commandes.
- Il permet une surveillance plus sûre afin de prévoir les éventuelles améliorations.
Inconvénients
- Dans sa version gratuite, un logiciel de gestion de commande propose souvent des prix cachés. Dans certains cas, il taxe l’hébergement sur le Cloud.
Comment choisir un logiciel de gestion de commande en ligne ?
- Les possibilités de mise à jour : il est important de choisir un logiciel qui s’enrichit régulièrement de nouvelles fonctionnalités. Cela va permettre à l’entreprise de disposer d’un outil toujours plus performant pour optimiser sa productivité.
- Le nombre de postes : un des plus grands avantages à utiliser des logiciels en ligne est qu’ils permettent d’accéder aux données depuis n’importe quel terminal. Cependant, certains outils ne sont disponibles que sur ordinateur. L’idéal est d’en choisir un qui soit compatible sur tablette et smartphone afin de suivre de partout le traitement des commandes.
- Le coût : en général, le prix d’un logiciel dépend de plusieurs critères. Dans certains cas, il est taxé en fonction du nombre d’utilisateurs, dans d’autres du nombre de modules. Il est alors nécessaire de déterminer les besoins de l’entreprise avant de choisir le logiciel, sous peine de s’abonner à un outil inutile.
Les meilleurs logiciels de gestion de commande gratuits et open sources
- OpenConcerto
- Dolibarr
- Oxygène
- ABC inventory
- Odoo
Les logiciels de gestion de commande professionnels les plus connus
Pour auto entrepreneur, freelance et indépendant
Pour start up
- OrderNexus
- Kibo Order Management System
- Valomnia
Pour TPE
- OrderYoyo
- Rapidor
- SalesWarp
Pour PME
- Sana Commerce
- ChanelApe
- FieldMax
La saisie des commandes peut parfois être fastidieuse, or il s’agit d’une tâche importante pour un commercial. Pour assurer cette fonction ou le contrôle de devis, la sécurisation de la facturation et l’anticipation des commandes à venir, utiliser un logiciel de gestion de commande devient indispensable.
