Logiciels de Agence de voyage : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel d’agence de voyage en ligne ?
Définition
Les tour opérateurs utilisent les applications d'agence de voyages pour gérer leurs services. Elles utilisent ce type de logiciel pour promouvoir leurs offres auprès des clients actuels et potentiels. Ce dernier s'étend sur le cycle complet d'engagement du client, des réservations à la facturation ainsi qu’aux commentaires des clients.
Comment ça marche ?
Ces solutions disposent d’une interface intuitive permettant d’une part de gérer le côté financier de l’agence de voyage et d’autre part d'améliorer la relation client avec entre autres la gestion d'annulation. Les fonctionnalités nécessaires à la bonne organisation du tour operator sont mises à disposition des agents. L’outil y affiche en temps réel les données relatives aux activités de la compagnie sur un tableau de bord à destination des agents de voyage.
La plupart des solutions s'intègrent également aux sites de réservation en ligne ou aux solutions de tour opérateur et de location de vacances.
Lorsque les outils financiers ne sont pas inclus dans la solution, l'intégration du logiciel de comptabilité est nécessaire pour traiter les factures et les paiements.
Dans la majorité des cas, les développeurs proposent des modules au choix permettant aux agences de voyage d'obtenir une solution sur-mesure suivant leurs besoins et de gagner du temps. Cette solution de gestion est personnalisable puisque suivant la taille et les besoins de l'entreprise, les entreprises peuvent choisir les fonctionnalités du prologiciel.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel d’agence de voyage SaaS ?
En matière de fonctionnalités, ce genre de programme doit proposer les solutions suivantes :
La gestion et le suivi des réservations
Cette plateforme d’agence de voyage fait partie des solutions technologiques permettant d’enregistrer et de gérer les réservations des clients. Ils permettent, pour cela, de connaître les disponibilités en temps réel en fonction de la destination, la date et du nombre de participants. Cette fonctionnalité du logiciel permet également la réservation et l’achat de billets d’avion, train ou bateau. Le logiciel peut aussi être utilisé pour la réservation de chambres d’hôtel pour une courte ou longue durée de séjour.
Comptabilité et gestion financière
Cette solution permet de faciliter la comptabilité et est en mesure d’enregistrer les frais et les dépenses de l’entreprise ainsi que les encaisssements. Toutes les opérations comme les clôtures de mois ou les réconciliations bancaires sont sauvegardées sur la base de données. Cet outil de gestion offre la possibilité de dresser différents documents comptables comme le grand livre et le bilan annuel.
Facturation
L’envoi des factures fait également partie des fonctionnalités de base d’un logiciel d’agence de voyage. L’utilisateur peut définir la mise en forme et le contenu du document à partir des paramètres. La création de factures se fait rapidement. Le fichier se met à jour automatiquement à chaque ajout de produit ou service. Une fois édité, le document peut directement être envoyé par mail.
CRM
Certains systèmes privilégient la relation client, ils offrent pour cela des options marketing comme la prospection par mailing. Les CRM composant ces solutions peuvent être paramétrés pour lancer des réponses automatiques.
Tableau de bord
Le logiciel constitue la base des opérations au sein d’une agence Tour operator. À partir de son back office, il permet de gérer l’arrivée ou le départ des clients ainsi que les voyages en cours.
Qui utilise un logiciel d’agence de voyage ?
Il est conçu pour faciliter toutes les tâches au sein d’un Tour operator. Toutes les organisations du secteur du voyage et du tourisme peuvent faire appel à cet outil, notamment les résidences hôtelières, les agences de voyage et même les guides touristiques.
Pourquoi utiliser un logiciel d’agence de voyage en entreprise ?
Plusieurs raisons peuvent amener les compagnies de voyage à utiliser un programme de ce genre.
Avantages
- Automatisation de la majorité des tâches au sein de l’établissement
- Meilleur suivi que ce soit du point de vue administratif ou financier
- Toutes les informations concernant l’entreprise sont sauvegardées sur une base de données sécurisée
- Service d’assistance en ligne en cas de panne ou de défaillance du système
Inconvénients
- La version gratuite du logiciel est limitée en terme de fonctionnalités
Comment choisir un logiciel d’agence de voyage ?
- Les fonctionnalités intégrées : le choix varie d’un système à un autre en fonction des besoins de l’entreprise et surtout des fonctionnalités proposées dans le programme. Une petite entreprise peut se contenter d’un logiciel simple permettant de réaliser les plannings des départs et des arrivées des clients, sans les options de comptabilité et de marketing. Pour les compagnies de grande envergure, il est nécessaire de disposer d’un outil complet avec toutes les options de gestion et d'information.
- L’interface graphique du logiciel : Il est essentiel de disposer d’un programme avec une interface ergonomique et facile à prendre en main. Les fonctionnalités du logiciel doivent être rapidement accessibles sans avoir à passer par de longs menus contextuels. Tous les modules doivent être facilement utilisables : excursions, circuits, transferts, facturation, etc.
- Le cout : les éditeurs offrent une tarification différente en fonction de l’envergure de l’agence qui loue leurs services. Chaque forfait est alors mis en place afin d’offrir un programme personnalisé, adapté aux besoins de chaque entreprise. Il existe toutefois des logiciels d’agence de voyage, avec des fonctionnalités basiques, gratuits et open source.
Liste des meilleurs logiciels d’agence de voyage gratuits et open source :
- BookSecure
- TravelPerk
- Travel Agence CMS
Les logiciels d’agence de voyage les plus connus
Pour autoentrepreneur, freelance et indépendant
Pour start up
- Go tour Online
- Rezopia
- CruiseBase
Pour TPE
Pour PME
Les logiciels d'agence de voyage facilitent et optimisent les tâches au sein des tours operator. Il est alors essentiel de bien définir les fonctionnalités attendues et les besoins en matière de numérisation avant d’en choisir un pour sa structure.
