Logiciels de Hôtellerie : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un logiciel hôtelier ?
Définition
Le logiciel hôtelier est une solution logicielle de gestion centrée sur deux éléments fondamentaux pour les établissements hôteliers : la gestion des réservations (et la gestion du planning des disponibilités associé) et la gestion opérationnelle de l’établissement (gestion des devis et factures, suivi des débiteurs, gestion des stocks, achats, inventaire, suivi comptable).
Ils assurent un gain de temps, mais également une visibilité de vos résultats et du taux d’occupation de votre hôtel.
Comment ça marche ?
Modulaire, le PMS (Property Management System) hôtelier simplifie la gestion opérationnelle de votre établissement. Vous accédez en ligne à une interface sur laquelle vous utilisez les différents modules auxquels vous avez souscrit et réalisez des actions corrélées :
- Gestion des réservations : réservation en ligne, planning, annulations, acomptes
- Gestion comptable : devis, factures, avoirs, liasse fiscale
- Yield management : saisonnalité de l’offre, catégories de chambres, etc.
- Gestion de la relation client, fournisseur
- Etc.
Quels sont les avantages d'un logiciel dédié à l'hôtellerie ?
Ces solutions informatiques sont de véritables alliées pour vous aider dans la gestion de la relation client et éviter les erreurs dans vos factures. Evidemment, ils présentent également quelques inconvénients.
Avantages
- Réalisez en quelques secondes une réservation
- Une facturation globale si votre établissement offre des prestations variées (restauration, spa, excursions…)
- Une communication facile avec votre clientèle. Envoyez en quelques clics des emails de confirmation de réservation, un questionnaire de satisfaction ou encore la facture
- Ce sont des solutions de gestion commerciale performante. Augmentez la rentabilité de votre établissement en suivant les chambres vacantes et la possibilité de réaliser des offres spéciales pour inciter les prospects à venir dans votre hôtel
- Restez en contact avec votre clientèle grâce à une gestion des contacts parfaite
- Les solutions logicielles de gestion d’hôtel sont devenues très malléables et s’adaptent au mieux à vos besoins. Vous pouvez les paramétrer selon vos exigences et pour une ergonomie efficiente
- La gestion par votre channel manager : si votre établissement est proposé sur plusieurs canaux de distribution, les disponibilités et les tarifs sont automatiquement mis à jour en temps réel
Inconvénients
- Ces solutions couvrent de plus en plus de disciplines : de la gestion des réservations aux actions marketing en passant par la gestion de la cuisine. Il peut se révéler difficile de trouver la bonne solution pour son établissement
- Les PMS hôtelier se positionnent au coeur du système d’information de ces établissements. L’interopérabilité de l’outil avec tous les logiciels utilisés en interne peut représenter un défi qui freinerait les hôteliers à changer de produit après en avoir installé un
- Pour les structures importantes, les solutions hôtelières ne se substituent pas aux ERP de gestion d’hôtel
En SaaS ou en logiciel interne ?
Le SaaS (Software as a Service) est particulièrement intéressant pour les grandes entreprises qui doivent imaginer une démarche collaborative avec d’autres équipes. Le logiciel est alors utilisable et mis à jour via un serveur Internet à distance. L’avantage du SaaS :
- Le logiciel est accompagné d’un service client à votre écoute et la possibilité d’obtenir une formation personnalisée
- Il est moins coûteux grâce à des abonnements adaptés à vos besoins, mais attention vous ne possédez pas le logiciel
- L'évolution de votre logiciel est assurée. Les modifications de votre solution logicielle sont faites à chaque mise à jour contrairement à un logiciel en interne
Le logiciel en interne est une solution monoposte ou multiposte. Votre progiciel de gestion en interne est :
- Plus sûr que le SaaS. Les données sont stockées sur votre serveur et non en ligne
- Aucun souci lors d’interruption de service liée à votre éditeur de logiciel. Vous n’êtes pas dépendant des aléas de votre fournisseur de logiciel
Les logiciels d'hôtéllerie professionnels les plus connus et utilisés :
- hotsoft
- Domotel
- GHM Gesthotel
- Family Hotel
- KWHotel
- NovoHIT
Quelles sont les principales fonctionnalités ?
Nous pouvons aborder les fonctionnalités de ces outils selon deux aspects : la gestion des réservations et la gestion courante de l’établissement.
Les modules de gestion des réservations
Chronologiquement, les outils hôteliers sont des solutions de gestion qui permettent aux clients de planifier et réserver leur séjour en ligne.
L'outil prend en charge la gestion automatique du yield management, caractéristique des entreprises de tourisme :
- Application de tarifs spéciaux ou de remises en fonction des périodes de l’année
- Calcul des prix automatique comprenant le séjour, la taxe de séjour, les petits-déjeuners ou services supplémentaires
En interne, la réservation est enregistrée dans le planning d’occupation des chambres ou appartements.
Le client est automatiquement notifié par mail de sa réservation.
L'outil prend en charge les réservations pour des clients individuels ou des groupes.
Une réservation peut également être enregistrée manuellement par le réceptionniste.
La gestion opérationnelle de l’établissement
Pour attirer de plus de clients (touristes, hommes d’affaires, etc.), les PMS hôteliers permettent de centraliser la gestion des actions marketing et communication :
- Mailing automatique sur le séjour des clients : contenu éditorial, publicités partenaires, etc.
- Gestion des événements : planification, communication
- Envoi de newsletters, gestion des commentaires et avis en ligne
- Réalisation d’actions de cross selling
- Possibilité de mettre en exergue les clients fidèles afin de leur proposer une remise personnalisée, mais également de blacklister les clients indésirables
Des fonctionnalités analytiques permettent de visualiser la performance organisationnelle de l’établissement :
- Le reporting afin de visualiser et analyser les taux de réservation et d’occupation, gérer les stocks de marchandises
- L'export de vos tableaux de bord et de résultats sous différents formats
- La possibilité de basculer d’un établissement à l’autre si vous devez gérer plusieurs hôtels
Un logiciel de comptabilité de trésorerie est généralement intégré afin de réaliser des écritures comptables, des devis et factures, etc.
Ces outils disposent d’une architecture ouverte qui permet une interopérabilité avec tous les outils de votre réseau de valeur :
- Distributeurs : OTA (Agence de voyage en ligne) , IDS (Système de distribution par internet), CRS (Centrale de réservation)
- Logiciel de revenue management (RMS)
- Rate shopper
- Logiciel de CRM (Customer Relationship Management), ORM (Online Reputation Manager), CMS (Content Management System)
- Etc.
Qui utilise un logiciel hôtelier ?
Très complet, cet outil de gestion est aussi bien adapté pour les grandes entreprises, les petites structures ou les particuliers qui se lancent dans la location de chambres ou d’appartements : chaînes hôtelières, motels, hôtels, gîtes, auberges, chambres d’hôte, stations de ski, etc.
En interne, les outils hôteliers contribuent à l’efficacité opérationnelle de tous les départements : direction, marketing, communication, gouvernante, conciergerie, réception, etc.
