Logiciels de Gestion d'hôtels (PMS) : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’hôtel ?
Définition
La catégorie des logiciels de gestion d’hôtel concerne toutes les solutions informatiques qui permettent de gérer les différents aspects d’un établissement hôtelier : gestion des réservations, facturation, comptabilité, gestion du personnel, gestion commerciale, gestion des stocks, gestion de caisse, etc.
Comment ça marche ?
Deux types de logiciels se distinguent : les PMS et les progiciels de gestion (ERP).
Le PMS hôtelier est conçu pour gérer toutes les activités corrélées à la gestion des réservations :
- Le moteur de réservations ;
- Les produits : chambres et services associés à chaque offre ;
- Les promotions ;
- Les réservations en ligne ;
- La satisfaction client ;
- Etc.
Vous accédez aux données clients en ligne sur une interface simple et intuitive.
L’ERP quant à lui, dispose d’une structure modulaire pour gérer les autres éléments relatifs à la gestion d’un établissement hôtelier :
- La comptabilité ;
- Les ressources humaines (GRH) ;
- Les achats et des stocks ;
- La partie administrative ;
- La caisse enregistreuse ;
- Etc.
Modulaire, l’ERP s’adapte autant aux besoins des hôtels indépendants qu’à ceux des grandes chaînes hôtelières. Chacun souscrit aux modules nécessaires et peut faire évoluer son offre à tout moment.
Proposé en mode SaaS, l’éditeur du logiciel de gestion d’hôtel inclut l’hébergement des données dans un cloud.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’hôtel ?
La création du catalogue et la commercialisation de son offre
Chaque hôtel dispose de ses spécificités. Certains disposent d’une grande variété de chambre, d’autres d’une gamme de services additionnels.
Le logiciel de gestion d’hôtel vous permet de définir et catégoriser vos offres et y associer un prix avant de les proposer sur vos moteurs de réservation (site Web et réseaux sociaux) et que vous avez transmis aux OTA (Booking, Expedia, Airbnb, TripAdvisor, etc.) et autres canaux de distribution via votre channel manager.
Certains éditeurs incluent également un CMS pour créer son propre site Web de réservation et d’y insérer un moteur de réservation (booking engine).
Le logiciel de gestion hôtelière gère également le yield management qui module les prix selon votre taux d’occupation et une analyse du secteur de l’hôtellerie.
La gestion des réservations
Pour réserver, chaque internaute visualise des plages de disponibilités et les prix associés sur votre moteur de réservation. Chaque réservation (individuelle ou groupée) enregistrée déclenche un workflow de validation qui se conclut par le paiement de l’internaute et la facturation automatique du client.
Votre PMS est automatiquement mis à jour, vous visualisez la réservation sur votre planning.
Les réservations peuvent également être enregistrées manuellement par votre concierge.
La relation client
Avec votre logiciel hôtelier, vous disposez d’un back office, vous disposez d’un back office pour améliorer votre relation client :
- Gérer les arrivées et des départs ;
- Accéder au fichier client (CRM) et réaliser des campagnes d’emailing ;
- Créer des questionnaires et enquêtes satisfaction et les diffuser à la base de données.
- Communiquer en temps réel avec ses clients par SMS ou chat (Messenger, Whatsapp).
- Gérer les avis en ligne, évaluer la satisfaction des clients, déceler des axes pour améliorer l’expérience client et mesurer la e-réputation des concurrents.
Certains éditeurs de logiciels de gestion d’hôtel proposent une e-conciergerie pour tenir les clients informés des dernières actualités et des activités à réaliser dans la région.
L’entreprise
Sur le tableau de bord du logiciel de gestion hôtelière, vous visualisez en temps réel des indicateurs clés de performance pour votre établissement : taux de remplissage, calendrier, chiffre d’affaires, etc.
À cela s’ajoutent l’accès aux modules de votre ERP pour gérer votre organisation :
- Le personnel : planning, tâches, paie, congés, etc.
- La comptabilité : saisie automatique des écritures comptables, rapprochement bancaire, états financiers, etc. ;
- La caisse ;
- Les budgets ;
- Les commandes et les stocks de marchandises ;
- Le support technique et la maintenance préventive des appareils.
Qui utilise un logiciel de gestion d’hôtel PMS ?
Facturées selon le nombre de chambres à gérer, ces solutions logicielles sont généralement gratuites pour les petits hôtels qui ont moins de 5 chambres. Cela rend ces logiciels accessibles à tous les acteurs du tourisme : hôtels, motels, groupes hôteliers, résidences hôtelières, chambres d’hôte, auberges, gîtes, centres de vacances, etc.
Ces solutions de gestion s’adaptent aux besoins de tous les métiers hôteliers : concierges, réceptionnistes, managers RH, dirigeants, etc.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’hôtel PMS pour son établissement ?
Dans un contexte e-touristique concurrentiel, la solution de gestion d’hôtel fait partie des éléments dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre établissement.
Avantages
- Outils de gestion complets qui centralisent tous les éléments liés à son activité hôtelière dans une solution digitale en ligne ;
- Gestion simplifiée des offres : une promotion créée est automatiquement diffusée sur les plateformes de réservation en ligne ;
- Gain de temps : une réservation en ligne est automatiquement enregistrée dans le planning et déclenche automatiquement l’envoi d’une facture au client. Vous n’avez plus à les traiter manuellement ;
- Vous gagnez en proximité avec vos clients et pouvez communiquer avec eux en temps réel ;
- Les offres des éditeurs de logiciel rendent ces outils accessibles gratuitement aux plus petits acteurs du secteur.
- Des modules complémentaires permettent à ces logiciels de s’adapter à tous les besoins comme ceux de la restauration qui nécessite une caisse tactile et doit gérer ses produits par exemple.
Inconvénients
- Il existe peu de systèmes de gestion tout inclus. Selon votre choix initial, vous risquez de devoir investir dans un PMS, un logiciel de gestion commerciale, un logiciel comptable, un logiciel de caisse (POS)
- L’interopérabilité du logiciel avec les autres utilisés en interne peut se révéler problématique ;
- Une solution de gestion monoposte peut limiter ses utilisateurs.
