Transformez vos données en prises de décision éclairées grâce au reporting (+ exemples)

Parfois perçu comme un instrument de flicage, et comme trop chronophage dans son élaboration, le reporting n’est pas toujours apprécié au sein des entreprises. Pourtant, il s’agit d’un outil précieux, permettant d’obtenir une vue structurée et actualisée des activités et résultats. Une vraie aide à la prise de décision en somme !

À condition, bien entendu, de connaître la méthodologie à suivre pour le préparer et le structurer correctement.

Managers et autres encadrants, il est temps de vous réconcilier avec cet exercice ! Cet article vous dévoile tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet, le tout agrémenté par des exemples de reporting. Inspirez-vous-en pour créer les vôtres et garder le contrôle sur vos performances 🚀 !

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Qu’est-ce que le reporting dans une entreprise ?

Reporting : définition

Le reporting, ou rapport d’activité, est un dispositif servant à matérialiser des données spécifiques, récoltées sur une période déterminée. Il implique donc la mise en place d’un processus de collecte, d’analyse puis de présentation de ces informations clés.

Le but du reporting ?

• Comprendre les performances d’une entreprise (financières, opérationnelles, sociales, etc.) ;
• Appréhender son environnement professionnel et son marché, et ainsi prendre une longueur d’avance sur ses concurrents.

☝️ Ne confondez pas reporting et tableau de bord ! Le premier fournit une analyse détaillée sur une durée précise, tandis que le second présente en temps réel des KPIs, pour une vue d’ensemble rapide.

👉 Exemple d’un tableau de reporting réalisé sur Excel :

👇 Trouvez d’autres exemples de reportings plus bas dans l’article 👇

Quel est le but d’un reporting ?

Véritable outil d’aide à la décision, le reporting répond à plusieurs ambitions :

• fournir aux décideurs les données nécessaires pour guider l’entreprise dans la bonne direction ;
• permettre la comparaison entre les performances réelles et les objectifs fixés au préalable ;
• favoriser la transparence et la communication entre les divers niveaux hiérarchiques et parties prenantes ;
• responsabiliser chaque collaborateur en rendant compte des actions effectuées ainsi que des résultats obtenus.

Qui a besoin d’un reporting dans l’entreprise ?

Qu’importe les services ou secteurs, tout le monde a besoin de rapports d’activité !

On retrouve ainsi :

• le reporting commercial,
• le reporting RH,
• le reporting financier,
• le reporting projet,
• le reporting marketing,
• le reporting logistique.

Évidemment, les données traitées changent en conséquence. Par exemple, un reporting commercial se focalise sur des métriques telles que le chiffre d’affaires, tandis que le reporting RH présente des data relatives au recrutement ou encore au climat social.

Côté fonctions, beaucoup d’acteurs sont concernés par ce dispositif 👉

• Les managers se servent des rapports d’activité dans l’intention d’évaluer l’efficacité des services dont ils sont responsables, et de transmettre ces informations aux strates supérieures. Il s’agit d’ailleurs d’un précieux document sur lequel s’appuyer dans le cadre de primes sur objectifs.
  
  
• Les chefs de projets sont également de grands habitués des reportings, utiles pour communiquer avec les parties prenantes sur l’avancée d’un projet et ses autres caractéristiques.
  
  
• Enfin, la direction apprécie la vue d’ensemble fournie par les rapports d’activité, pour prendre de meilleures décisions stratégiques. Ce document permet également d’informer les différents investisseurs, actionnaires, quant aux performances de l’entreprise.

Quels sont les avantages du reporting ?

Tous les acteurs que l’on vient d’évoquer ont de nombreux avantages à retirer de l’utilisation d’un reporting.

Citons notamment :

• la profondeur d’analyse : le rapport d’activité transforme de vastes quantités de données brutes en informations ordonnées, voire décomposées, pour en faciliter la lecture ;
• l’identification des tendances, par l’étude de l’évolution des data sur une période prolongée, ou encore par la comparaison des différents reportings entre eux ;
• une meilleure compréhension des données : de nombreux outils de reporting modernes proposent des fonctionnalités avancées en matière de visualisation de l’information, transformant des suites de chiffres indigestes en graphiques beaucoup plus impactants ;
• la prospective : apprendre des tendances historiques et actuelles (état du marché par exemple) fournit une base solide en vue de devenir davantage proactif. Et donc de naviguer plus sereinement dans un environnement commercial toujours plus concurrentiel.

En somme, le reporting est l’outil qui permet de comprendre une situation passée, son évolution actuelle, pour mieux anticiper demain.

Comment élaborer un reporting en bonne et due forme ?

Concentrez-vous sur des objectifs précis

Échafauder un bon reporting implique avant tout de savoir ce que vous allez y raconter !

En effet, ce document doit absolument être concis et révéler l’information clé en un coup d’œil. Par exemple, pour un rapport régulier d’activité (mensuel par exemple), mieux vaut tout faire tenir sur une seule page. Pour un reporting intervenant dans le cadre de circonstances plus exceptionnelles, il est possible de déborder.

☝️ Ceci étant dit, on vous recommande de sélectionner avec soin les data à traiter, en vous focalisant sur les plus significatives au regard de vos objectifs.

Pour les identifier, posez-vous les questions suivantes :

• Quel est le but de mon reporting ? S’agit-il d’informer, de persuader ou encore d’anticiper ?
• Quels KPIs serviront au mieux cette finalité ? Demandez-vous, entre autres, quelles actions enclencheront les destinataires suite à la consultation du document.
• À qui est destiné mon rapport ? Vous ne ferez pas figurer les mêmes éléments selon qu’il s’adresse à la direction, aux actionnaires ou aux équipes opérationnelles.
• Quel niveau de granularité est nécessaire ? Une vue d’ensemble suffit-elle, ou bien une analyse détaillée est-elle requise ?
• Ai-je besoin de comparer les données actuelles avec celles des périodes précédentes ou celles des concurrents ?

Choisissez la période à étudier

Autre prérequis avant de vous lancer dans la construction de votre reporting : choisir la bonne période, car il s’inscrit toujours dans une temporalité (chaque mois, trimestre, année, etc.).

Pour ce faire, observez les critères suivants :

• la nature des données : si elles évoluent rapidement ou se révèlent stratégiquement vitales, optez pour une fréquence élevée (quotidienne ou hebdomadaire). Pour des tendances plus lentes, un rythme mensuel ou trimestriel suffit ;
• le besoin des utilisateurs : adaptez la temporalité selon le public cible. La direction préfère souvent des synthèses mensuelles, tandis que les équipes opérationnelles souhaitent des mises à jour plus régulières ;
• la capacité de production : assurez-vous que la cadence choisie reste réaliste en fonction des ressources et des outils à votre disposition.

Récoltez la donnée et transformez-la en information exploitable

La valeur de votre reporting dépend fortement de celle des éléments qui y figurent. Autrement dit, il importe de travailler à partir de data qualifiées et standardisées.

Pour commencer, identifiez toutes vos sources d’information : ERP, CRM, Google Analytics, réseaux sociaux, etc.

Il vous faut ensuite extraire ces informations à l’aide d’outils adaptés, à l’image des logiciels de Business Intelligence ou encore des ETL (Extract Transform Load).

Enfin, un important travail de fiabilisation des données vous attend. Il consiste à en augmenter la qualité et à les rendre exploitables à des fins d’analyse (élimination des erreurs et des doublons par exemple).

Soignez la forme de votre reporting

Si le fond de votre rapport d’activité compte, sa forme aussi !

Vous êtes tenu de soigner son apparence ainsi que sa structure, afin de le rendre le plus impactant possible. Ceci implique une hiérarchisation pertinente de l’information, dans le but de mettre en évidence les points les plus importants, de guider le lecteur dans la bonne direction.

On vous conseille aussi d’ajouter des couleurs, tout en optant pour une palette cohérente et limitée. Trop de couleurs tuent l’effet de clarté escompté !

Enfin, enrichissez votre reporting avec des graphiques, en prenant en compte la nature de la donnée traitée :

• barres pour des comparaisons,
• courbes pour des évolutions,
• camemberts pour des proportions, etc.

☝️Dans l’idéal, il convient de respecter votre charte graphique, d’autant plus si le document est voué à être partagé avec des parties prenantes externes, comme des investisseurs.

Pensez « amélioration continue »

Pour terminer, rappelons l’importance d’inscrire la réalisation d’un reporting dans une logique d’amélioration continue, comme pour la plupart des processus d’entreprise d’ailleurs…

De ce fait, prenez toujours en considération les feedbacks des destinataires, afin d’affiner votre méthode et la sélection des informations transmises.

N’oubliez pas que votre objectif principal est de faire passer un message : encore faut-il qu’il soit bien reçu !

Quels outils pour vous accompagner ?

Reporting Excel : l'indémodable méthode

Reporting et Excel vont souvent de pair, puisque le tableur reste un des grands favoris des managers. Accessible et familier pour la plupart d’entre eux, il s’avère de surcroît flexible en matière de manipulation et de présentation des données.

Pourtant, de plus en plus d’entreprises se tournent vers d’autres solutions logicielles. En effet, face à l’ampleur de la tâche, les responsables recherchent des méthodes moins chronophages et sources d’erreurs que l’utilisation d’Excel.

62 % des lecteurs du Journal du Management considèrent que les reportings demandent trop de travail au regard de leur utilisation ultérieure.

Journal du Net

Un logiciel spécialisé pour un reporting plus puissant

Alors, quelles sont ces technologies susceptibles de vous faire gagner tant de temps ?

Déjà, rappelons que la plupart des logiciels métiers proposent des fonctionnalités en ce sens. Par exemple, les CRM intègrent souvent des outils pour générer des reportings commerciaux.

Mais surtout, on pense aux plateformes 100 % orientées gestion et analyse de la data : les fameuses solutions de Business Intelligence. Si elles accélèrent et simplifient le traitement de la donnée, elles permettent aussi de créer en quelques clics des rapports à la fois fiables et attractifs.

🛠️ C’est ce que propose MyReport, logiciel de Business Intelligence adapté aux PME. MyReport se charge pour vous de collecter, fiabiliser puis unifier vos données, qu’importe leur provenance. Puis il vous accompagne dans votre travail d’analyse et dans l’élaboration de reportings personnalisés, le tout de manière automatisée pour vous faire gagner du temps. La plateforme s’occupe également de la partie data visualisation et de la transmission des rapports aux destinataires, fluidifiant ainsi la communication dans votre entreprise.

🛠️ De son côté, Zoho Analytics se spécialise dans l'intégration de données hétérogènes, facilitant la création de rapports personnalisés et automatisés. Il brille par sa capacité à simplifier l'analyse de données, avec des fonctions de visualisation qui mettent en lumière des insights cruciaux pour la prise de décision. Il est particulièrement utile pour des analyses telles que le suivi des performances de vente ou l'évaluation des KPIs, offrant une plateforme intuitive pour optimiser la stratégie et la gestion d'une entreprise.

✅ Vous cherchez encore l'outil fait pour vous ? Voici un comparatif de logiciels BI pour vous aider !

2 exemples de reporting

Pour terminer en beauté et illustrer nos précédents propos, voici quelques exemples de reportings. Vous aurez une meilleure idée de ce à quoi ils ressemblent !

👉 Exemple d’un reporting mensuel automatisé réalisé sur le logiciel MyReport :

👉 Exemple d’un reporting d’activité, orienté opérationnel, élaboré sur Excel :

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Que retenir ?

Le reporting demeure essentiel à la bonne conduite des activités d’une entreprise. Il vous accompagne dans la bonne direction, grâce à une vision précise des performances sur un laps de temps déterminé. Direction, managers comme collaborateurs en retirent de nombreux bénéfices, et ils disposent d’éléments fiables pour changer de cap si nécessaire.

Pourtant, le rapport d’activité est parfois perçu comme une perte de temps : les responsables passent des heures à le construire pour, qu’au final, il ne soit pas reçu de la meilleure des manières, faute d’être suffisamment impactant.

Heureusement, on peut désormais compter sur des logiciels qui ont bon sur toute la ligne. Déjà, côté récolte et analyse des données, ils font le job pour vous. De plus, ils permettent l’élaboration de reportings visuellement attractifs, voire interactifs ! De quoi briller à votre prochaine réunion et capter l’attention de votre auditoire 🤩.