Le reporting financier, où comment faire parler vos données pour adopter la meilleure stratégie

Les finances sont le nerf de la guerre d’une entreprise.

C’est pourquoi, les DAF, les contrôleur·es de gestion et autres comptables consacrent beaucoup de temps à surveiller leur état, à s’assurer qu’elles restent au beau fixe et aussi à accompagner au mieux la direction dans ses prises de décisions stratégiques.

D’où l’intérêt d’établir régulièrement un reporting financier.

Mais ce document, si indispensable, cristallise bien des enjeux. Comment se construit-il ? Quels sont les indicateurs financiers à surveiller ainsi que les bonnes pratiques à adopter ? Comment garantir la qualité et l’exhaustivité des données traitées, notamment à l’aide de logiciels ?

Éclairages 💡

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Qu’est-ce que le reporting financier ?

Le reporting financier se définit comme un outil de contrôle présentant les différentes données financières de l’entreprise sur une période précise (mois, trimestre, année, etc.).

En règle générale, il se matérialise sous la forme d’un tableau de bord, regroupant différents KPIs, ou indicateurs clés de performance.

Mais la question de l’argent touche toutes les strates d’une organisation. Par conséquent, un reporting financier ne se construit pas uniquement sur la base d’informations comptables. En fonction des situations, il peut inclure des data en provenance d’autres services, comme :

• le service commercial ;
• le service marketing ;
• le service production ;
• le service achats ;
• le service RH, etc.

Enfin, ce rapport est d’ordinaire réalisé par le directeur administratif et financier, le comptable ou encore le contrôleur de gestion. Ces derniers veillent ainsi à la bonne santé financière de l’entreprise et sont en mesure de tirer la sonnette d’alarme au besoin.

👉  Exemple de reporting financier :

Pourquoi le reporing financier est-il important ?

Évaluer les activités et performances financières

Le reporting financier révèle, à un instant T, les bonnes performances financières de l’organisation ou, a contrario, les points de vigilance et autres dérives.

L’objectif, par la suite, est bien évidemment de déployer des actions pour rectifier le tir et atteindre les objectifs attendus.

Communiquer en interne…

Ce rapport favorise et facilite la communication interne des analyses de données financières. S’il est bien construit, de manière visuelle et synthétique, il constitue un excellent support sur lequel baser les décisions du CoDir.

💡 À savoir : dans le cadre d’entreprises multi-sites ou de regroupement d’entreprises, les DAF s’appuient sur le reporting financier afin de garantir la consolidation des comptes.

… et en externe

Côté communication externe, il arrive de fonder les échanges sur les données présentes dans ce reporting.

💡 On pense en particulier aux relations avec les investisseurs, qui ont besoin d’obtenir régulièrement un état des lieux précis de la situation financière de l’entreprise qu’ils soutiennent.

Accélérer le traitement des données

Lorsque l’on consulte les ressources en ligne sur le sujet, on se rend vite compte que reporting financier et automatisation des données semblent aller de pair. En somme, l’élaboration de ce document induit le recours à des outils d’analytique (sur lesquels nous reviendrons plus tard).

👉  En ce sens, le reporting garantit une rapidité de traitement des data, ainsi que leur fiabilité et leur intégrité, dans l’objectif de disposer d’une vision consolidée, à tout moment, des finances de l’entreprise.

Comment faire un reporting financier ? 

Définissez des objectifs clairs

Votre reporting financier doit répondre à des objectifs précis, sinon vous risquez de vous perdre en cours de route. Avant de compiler des chiffres, posez-vous alors les bonnes questions.

Cherchez-vous à suivre la rentabilité de votre organisation ? À surveiller sa trésorerie ? À comparer les prévisions budgétaires aux résultats réels ?

Ce travail préparatoire est primordial, car chaque objectif conditionne le choix des indicateurs financiers ainsi que la structure de votre reporting.

💡 À savoir : la pertinence de votre objectif implique qu’il soit SMART :

• Spécifique ;
• Mesurable ;
• Atteignable ;
• Réalisable ;
• Temporellement défini.

Identifiez les bons indicateurs de performance

Le reporting est communément constitué d’un tableau de bord financier incluant divers indicateurs sur une période donnée.

Mais des indicateurs financiers, il en existe beaucoup ! Il incombe alors à chaque organisation de les définir en fonction des objectifs préalablement définis, mais aussi de son activité.

💡 Voici néanmoins quelques KPIs financiers à surveiller de près afin de construire un bon reporting financier pour le contrôle de gestion, la direction des finances et la comptabilité :

• Le chiffre d’affaires : il reflète la bonne santé financière de l’entreprise, mais aussi son évolution dès lors qu’il est comparé aux périodes précédentes (on fera alors figurer cette tendance à l’aide d’un graphique).
  
  
• Le pourcentage de réalisation de l’objectif du chiffre d’affaires : il se rapporte au KPI précédent et permet tout simplement de voir si les objectifs de la société sont atteints.
  
  
• Le besoin en fonds de roulement : appelé aussi BFR, cet indicateur correspond à la somme nécessaire pour couvrir les besoins de l’entreprise le temps de toucher les encaissements.
  
  
• La trésorerie nette : également nommée disponibilités à vue, elle se réfère à la trésorerie mobilisable à court terme.
  
  
• La marge brute : très utile pour évaluer la rentabilité de l’entreprise, la marge brute représente la différence entre le tarif de vente d’un produit ou d’un service hors taxes, et son coût de revient hors taxes.
  
  
• Le seuil de rentabilité : il s’agit du chiffre d’affaires minimum à atteindre pour que l’organisation devienne rentable, c’est-à-dire pour qu’elle couvre l’ensemble de ses charges.
  
  
• L’excédent brut d’exploitation (EBE) : ce KPI révèle ce qu’il reste à l’entreprise après le règlement des charges d’exploitation.
  
  
• Le délai moyen de recouvrement : il correspond au nombre de jours moyen nécessaire à l’obtention du règlement des clients. Il permet, entre autres, d’apprécier si les processus de recouvrement mis en place sont adaptés.
  
  
• Les classements : ils font ressortir vos tops clients, top produits, les zones géographiques où vous performez le plus, etc.
  
  
• La capacité d’autofinancement : la CAF désigne l’excédent monétaire dégagé par l’entreprise afin de garantir son financement.

Collectez puis analysez les résultats

Un reporting financier efficace repose sur des données fiables et actualisées. Sans elles, impossible d’obtenir une vision claire et juste de la performance de votre entreprise.

Commencez par collecter puis centraliser les chiffres clés. Pour ce faire, on vous recommande d’utiliser un logiciel dédié. Mais nous reviendrons sur la question des outils juste après. 😉

Une fois les data nécessaires en main, place à l’analyse. Comparez les résultats aux objectifs fixés, afin :

• de repérer les écarts ;
• d’identifier les tendances ;
• de vous poser les bonnes questions.

Par exemple, un indicateur chute brutalement ? Il s’agit peut-être d’une baisse du volume de ventes, d’une hausse des coûts, d’une multiplication des retards de paiement, etc.

Quels sont les outils du reporting financier ?

Faire un reporting financier sous Excel ?

Le réflexe de beaucoup de sociétés ? Commencer à établir leurs reportings financiers sur Excel. En même temps, c’est si pratique : tout le monde s’est déjà essayé au fameux tableur.

👉  Exemple de reporting financier Excel

Mais soyons clairs, procéder de la sorte présente vite des limites.

En effet, vu le faible degré d’automatisation qu’autorise l’outil, recueillir l’ensemble des données de l’organisation, puis les analyser scrupuleusement, devient vite très chronophage. De plus, Excel, c’est la porte ouverte aux erreurs de saisie qui compromettent la qualité de vos tableaux de bord.

Ajoutez à cela un rendu qui n’est pas des plus graphique et lisible, et vous comprendrez pourquoi la notion de reporting financier est fortement associée à la technologie développée par les outils de BI et autres logiciels.

Automatiser l’élaboration de son reporting financier grâce aux logiciels

Vu le volume de données croissant à traiter, l’élaboration de rapports financiers est sérieusement facilitée par l’utilisation de solutions spécifiques.

Qu’il s’agisse de logiciels de business intelligence (BI) ou de gestion financière, ils présentent bien des atouts :

• ✅ ils récoltent et centralisent l’ensemble de vos data, depuis une multitude de sources ;
• ✅ ils en facilitent l’analyse et la confrontation ;
• ✅ ils simplifient la création de tableaux de bord personnalisés, dynamiques, et actualisés en temps réel ;
• ✅ ils permettent le partage des données et reportings auprès des personnes concernées et autorisées (système de gestion des accès).

En somme, grâce à l'automatisation des processus, ces solutions suppriment les risques d’erreurs liées aux interventions manuelles, et surtout font gagner un temps précieux aux directeurs financiers, alors davantage concentrés sur des affaires stratégiques et à forte valeur ajoutée. En parallèle, la centralisation des données au sein d’un même outil assure leur consolidation.

🛠️ Exemples de logiciels pour votre reporting financier :

• DigDash : à destination des ETI et grands groupes, le logiciel de BI DigDash récolte vos données, les centralise et les restitue pour vous permettre d'en tirer les bonnes conclusions. La force de la solution réside notamment dans sa puissance, pour mieux s’adapter aux entreprises qui composent avec une grosse quantité de data. Mais elle n’en reste pas moins facile d’utilisation, quel que soit votre niveau de compétence, et suffisamment flexible pour adresser vos exigences spécifiques.
  
  
• MyReport : logiciel de BI adapté aux PME et ETI, MyReport centralise vos données en provenance de sources variées, et vous permet de les analyser et de les partager à l’aide de tableaux de bord hyper simples à réaliser. Il mise vraiment sur la facilité d’utilisation, ce qui en fait une solution parfaitement conforme aux besoins de PME peu familières avec ce type d’outils. De plus, bénéficiez d’un accompagnement optimal de la part de l’éditeur pour exploiter pleinement le potentiel de l’outil.
  
  
• Yooz : solution de dématérialisation des factures puissante, Yooz vous permet d’élaborer en quelques clics des reportings financiers orientés autour de votre cycle achats et fournisseurs. Grâce à cette fonctionnalité, nommée YoozReports, vous collectez vos données comptables et financières mises à jour en temps réel depuis Excel, puis vous créez des rapports sur-mesure afin de suivre les KPI de votre choix. Vous pouvez aussi partager ces informations avec vos outils de BI, via une connexion API.

Comment choisir votre outil de reporting financier ?

Des logiciels capables de prendre en charge vos reportings financiers, il en existe un certain nombre.

D’où l’intérêt de vous appuyer sur certains critères pour choisir le bon. En voici quelques-uns. 👉

• la simplicité d’utilisation et de prise en main de la solution ;
• sa flexibilité, afin qu’elle s’adapte aux spécificités de votre entreprise ;
• son intégration fluide avec vos autres systèmes (les données financières doivent circuler sans friction entre les plateformes !) ;
• un haut degré d’automatisation des tâches répétitives ;
• des fonctions d’analyse poussées et des tableaux de bord interactifs ;
• le prix de l'outil, idéalement en adéquation avec le budget fixé au préalable.

💡 Et si vous optiez pour une solution de data visualisation ? Cette dernière joue un rôle clé dans l’élaboration de votre reporting, tant elle facilite la compréhension et l'analyse des données financières. Afin de vous aider à explorer les avantages promis par un tel logiciel, téléchargez gratuitement notre Livre Blanc :

Les 3 bonnes pratiques du reporting financier

#1 Élaborez un reporting lisible

Rappelez-vous, l’utilité d’un reporting réside avant tout dans son partage, auprès de votre direction par exemple, ou encore de vos investisseurs.

Conséquence : vous êtes tenu d’élaborer le document le plus visuel et lisible possible.

👉  Optez pour les bons graphiques, limitez-vous aux informations essentielles et servez-vous, pourquoi pas, des apports de la technologie pour rendre le tout dynamique et interactif.

#2 Faites évoluer votre reporting

Ce rapport n’a pas vocation à rester figé dans le temps.

On vous recommande alors de remettre constamment en question la manière dont vous le construisez, notamment au niveau du choix de vos KPIs, à mesure que votre business évolue (diversification des activités, ouverture sur le marché international, etc.).

#3 Opérez à l’aide d’informations financières fiables

Les données utilisées dans votre reporting doivent toujours être exactes, et bien sûr les plus récentes possible.

👉  Pour ce faire, on ne peut que vous conseiller de vous appuyer sur les logiciels décris plus haut.

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Que retenir ?

Les finances et le budget étant le nerf de la guerre, le reporting financier, indispensable aux DAF, contrôleurs de gestion et comptables, soutient le bon pilotage de l’entreprise. Grâce à lui, vous procédez à une analyse fine des différents KPIs pour surveiller la direction de l’entreprise, et opter pour une stratégie fructueuse.

Mais dans l’absolu, il n’existe pas de reporting financier type : libre à chaque structure de sélectionner les indicateurs les plus pertinents au regard de son activité et de ses objectifs.

En revanche, une chose est sûre : l’exercice requiert une grande rigueur et la fiabilité des données étudiées. De ce fait, on vous recommande chaudement le recours à un logiciel spécialisé, qui fera parler vos data en quelques clics, comme par magie, pour mieux vous laisser entrevoir l’avenir !