Mettez de l’ordre dans vos data avec le catalogue de données

La gestion et l’exploitation des données profitent à l’ensemble des métiers de l’entreprise, grâce à de nombreuses applications collaboratives connectées à des environnements hybrides.

Si la data est devenue un enjeu crucial de performance et de productivité, les systèmes d’information de l’entreprise doivent évoluer pour intégrer des briques logicielles capables de traiter, de trier, d’indexer et de rendre disponible un volume de données hétérogènes toujours plus conséquent.

Parmi toutes les innovations technologiques, c’est le catalogue de données qui va vous aider à mettre de l’ordre dans vos datas.

Comment ? On vous dit tout !

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Que sont les catalogues de données ?

Un catalogue de données fonctionne comme une bibliothèque classique. À l’instar de cette dernière, il permet d’accéder rapidement et directement aux informations que vous recherchez, ici un jeu de données classé parmi toutes les datas générées par l’entreprise et transitant par elle.

😀 Il simplifie donc la navigation dans un volume croissant d’informations et optimise le temps de recherche des utilisateurs.

Data catalog : définition

Un catalogue de données désigne un inventaire précis et détaillé de toutes les données de l’entreprise. Cet outil logiciel collecte et organise l’ensemble des métadonnées disponibles dans l’organisation, pour les valoriser et les rendre accessibles aux utilisateurs, même lorsqu’ils n’ont pas un profil technique.

Cette définition en appelle une autre, celle de la métadonnée, au cœur du fonctionnement du catalogue de données.

Une métadonnée, ou metadata, caractérise aussi une donnée. Elle fournit des informations sur les datas auxquelles elle est rattachée, afin :

• de les trier pour distinguer celles qui sont utiles de celles qui ne le sont pas ;
• de les organiser ;
• de faciliter l’accès aux informations stockées.

☝️ En définitive, la métadonnée se révèle aussi importante que la donnée elle-même.

Quelle est la différence entre les métadonnées et le catalogue de données ?

Comme nous l’avons vu précédemment, le catalogue de données et les métadonnées sont étroitement liés, même s’ils diffèrent par leur nature et le rôle qu’ils jouent dans la gestion des données de l’organisation.

Un data catalog, outil logiciel, collecte, organise et présente les métadonnées de manière structurée et accessible. Il s’agit d’un inventaire ou d’un répertoire centralisé.

Les métadonnées définissent pour leur part des informations descriptives sur la donnée elle-même. Elles la contextualisent. Par exemple, une métadonnée précise la source d’une data, son propriétaire, ou encore les transformations subies au fil du temps.

Les métadonnées d’un fichier de données, que l’on appelle également données primaires, comprennent :

• l’horodatage, la date et l’heure de création, de modification et de dernière ouverture ;
• l’auteur du fichier ;
• le format et la taille du fichier ;
• la qualité des données ;
• le chemin d’accès à la donnée primaire, etc.

Cet exemple concerne les métadonnées rattachées à un fichier de données. Les informations qu’elles contiennent sont susceptibles de varier lorsqu’elles sont générées par d’autres types de datas primaires, par exemple un mail, une image, une séquence vidéo.

Pour bien comprendre la différence, on peut dire que le catalogue de données est le contenant et que la métadonnée est le contenu.

À quoi sert un catalogue de données ?

La performance d’une entreprise dépend en grande partie de sa capacité à exploiter et à valoriser ses données. Dans ce contexte, quelle solution adopter ? Le catalogue de données, pardi. 😉

Cet outil centralise, organise et rend accessible l’ensemble des données. Il les modélise de sorte que chaque utilisateur puisse en tirer profit. Cet outil devient alors un élément central dans les stratégies de gestion des connaissances et d’analyse des tendances au sein des entreprises.

En effet, le data catalog :

• facilite l’exploration et la découverte des données ;
• simplifie la compréhension des datas grâce aux nombreuses informations de contexte ;
• améliore la gouvernance des données au sein de l’entreprise et vis-à-vis des obligations réglementaires ;
• renforce la collaboration entre les acteurs de l’entreprise ;
• assure la qualité des données ;
• fournit des analytiques plus efficaces et rapides.

Les avantages du catalogue de données

Le catalogue de données démocratise donc l’accès aux données en entreprise.

Il donne à tous les collaborateurs l’opportunité de partager et d’exploiter une source d’information capitale pour le fonctionnement de l’organisation.

Le catalogue de données a donc l’avantage :

• de rendre les datas accessibles. Les utilisateurs peuvent trouver simplement des informations pertinentes et fiables dont ils ont besoin ;
• de favoriser les collaborations et le partage de connaissances entre les différents acteurs de l’entreprise ;
• d’améliorer la qualité et la fiabilité des informations disponibles grâce à la traçabilité des données (métadonnées) et à l’identification rapide des erreurs ou anomalies ;
• de permettre une stratégie opérationnelle de gestion des datas.

💡 La mise en œuvre d’un catalogue de données en entreprise sert aussi de support à l’innovation ainsi qu’aux initiatives stratégiques.

Cas d’usage du data catalog

Le catalogue de données est un système polyvalent. Doté de puissantes fonctionnalités, il sert à différents usages dans l’entreprise.

La recherche de données avancée

Elle consiste à rechercher les jeux de données par mots clés, par termes métier ou par attributs techniques (nom de la donnée, date, format, etc.).

Des filtres additionnels permettent d’affiner la requête en précisant, par exemple, le type d’objet, la source, le nom du propriétaire. Les résultats sont enrichis de données de data lineage.

La gouvernance et la conformité réglementaire

Grâce au catalogue de données, vous identifiez les données sensibles, retracez leur historique (création ou collecte, transformation, destination, etc.) et y appliquez un mode de gouvernance conforme à la réglementation.

La collaboration entre les équipes

Le data catalog sert de référentiel commun à toutes les équipes de l’entreprise.

Les intervenants peuvent faire des recherches sur des actifs de données métiers (données structurées et documentées pour être facilement exploitables) et s’appuyer sur ces fonctions collaboratives afin partager leurs connaissances, faire des annotations et des commentaires qui enrichiront le jeu de datas.

L’optimisation des processus métiers

En centralisant toutes les datas disponibles sur une branche d’activité, le catalogue de données met en évidence les opportunités d’amélioration des processus opérationnels.

Par exemple, dans le domaine commercial, l’analyse des informations sert à accroître l’efficacité des commerciaux, à identifier de nouvelles opportunités de vente, etc.

L’amélioration de la qualité et de la pertinence des données disponibles

Enfin, le catalogue de données contribue à améliorer la qualité des données de l’entreprise en détectant les incohérences, les anomalies dans les jeux ainsi que les doublons.

Cet outil garantit ainsi la qualité et l’intégrité des datas analysées et exploitées par les différents collaborateurs de l’entreprise.

Les fonctionnalités clés d’un catalogue de données

Le catalogue de données intègre plusieurs fonctions indispensables, parmi lesquelles :

• la collecte de métadonnées à partir de sources diverses ;
• l’indexation de l’ensemble des données de l’entreprise. Ce registre de métadonnées décrit les caractéristiques de chaque élément ;
• la gouvernance des données, c’est-à-dire le fait de gérer, organiser, contrôler et assurer la conformité réglementaire du stockage des datas ;
• le data lineage, qui consiste à cartographier la data et à assurer sa traçabilité sur tout son cycle de vie ;
• le moteur de recherche, pour permettre aux utilisateurs de trouver simplement et rapidement des informations ;
• l’outil de collaboration et de partage des données ;
• les connecteurs, servant à relier les data catalogs aux sources de données de l’entreprise comme les CRM, les ERP, dans le but de collecter les métadonnées et de partager l’information disponible avec les utilisateurs autorisés ;
• la gestion des accès et des droits utilisateurs, fonctionnalité clé pour limiter les accès aux données selon les profils utilisateurs et sécuriser les informations au regard des dispositions réglementaires (RGPD notamment) ;
• les outils décisionnels : sous forme de tableau de bord, ils permettent de trier les datas, de départager celles qui sont utiles à l’entreprise et celles qui le sont moins, de les organiser, etc.

☝️ En somme, le catalogue de données est l’outil qu’il vous faut si vous souhaitez gérer efficacement vos datas et les valoriser afin qu’elles deviennent un levier stratégique d’innovation, de prise de décision, d’optimisation des processus, d’amélioration de la performance opérationnelle et de compétitivité.

Exemples de catalogues de données

Parmi les catalogues de données les plus connus, on peut citer celui d’AWS, fourni via AWS Glue Data Catalog. Il s’agit d’une solution puissante pour gérer, organiser et exploiter les métadonnées issues de l’écosystème AWS.

Autre exemple de catalogue de données performant : la solution Opendatasoft, dans laquelle vous centralisez vos actifs data simplement et de manière totalement sécurisée, même si vous consommez de la donnée à grande échelle. Avec cet outil interactif et simple d’utilisation (une intelligence artificielle facilite la recherche !), toutes vos données sont disponibles en self-service pour les utilisateurs disposant de droits d’accès.

Citons enfin Oracle Cloud Infrastructure (OCI) Data Catalog. Ce service de gestion de métadonnées développé par Oracle aide les utilisateurs à découvrir, gérer et organiser les datas dans l’écosystème Oracle et tiers.

Opendatasoft

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Comment installer un catalogue de données ?

La bonne installation d’un catalogue de données nécessite le suivi d’une procédure rigoureuse.

Comme pour tout projet informatique qui prend place au cœur du SI, il vous faut :

• définir les objectifs de votre data catalog : accessibilité aux données, gouvernance, conformité ;
• cartographier les sources de données (base de données relationnelle, applications, CRM), et rédiger une documentation technique (situation, infrastructure, utilisation) ;
• sélectionner une solution compatible parmi les standards du marché ;
• configurer le data catalog avec l’interface disponible, spécifier l’emplacement des stockages managés et organiser les tables ;
• paramétrer les routines de crawling et les scripts pour automatiser la collecte des métadonnées ;
• vous assurer de la bonne traçabilité des données (data lineage).

Ensuite, il ne vous restera plus qu’à établir les règles de gouvernance des données (rôle et permission d’accès aux données) et à former les utilisateurs.

💡 Il convient de déployer un catalogue de données dans le système d’information d’une entreprise de manière agile. Autrement dit, le système doit s’adapter au fil de l’eau à l’évolution de vos besoins.

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Catalogue de données : on résume !

Le catalogue de données désigne une solution logicielle qui permet aux entreprises de valoriser toutes les données, structurées ou non :

• qu’elles produisent quotidiennement à partir de leurs outils de gestion (ERP, CRM) ;
• ou qu’elles collectent via leurs sites internet, leurs échanges de mails, etc.

En somme, il s’agit d’un inventaire détaillé de l'ensemble des datas de l’entreprise. Sa fonction est d’indexer et de décrire l’ensemble des données, et de fournir des fonctionnalités de recherche avancée, de gouvernance des données et de collaboration.

Le catalogue de données n’est pas un système isolé. Il se connecte à l’ensemble des applications de l’organisation, via des connecteurs, et ce, en vue de collecter les données, les organiser et les mettre à disposition des utilisateurs autorisés. Il s’agit d’une des briques essentielles des entreprises fondées sur l’exploitation et la valorisation des données internes comme externes.

C’est la raison pour laquelle un projet de catalogue de données dans votre entreprise doit faire l’objet d’une analyse précise, et même donner lieu à la création d'un cahier des charges prenant en compte les particularités du système informatique existant. Seulement de cette manière, vous serez en capacité de mettre en place une solution performance et compatible.