Comparatif logiciel GED : Novaxel vs Alfresco
Le comparatif GED s'impose quand il s'agit de choisir votre logiciel GED. La Gestion Electronique des Documents est en effet essentielle pour fluidifier les workflows d’informations au sein de l’entreprise. Quelles solutions logicielles existent et quelles sont leurs spécificités ? Voici un comparatif logiciel GED entre Novaxel et Alfesco !
Les bénéfices à attendre de votre logiciel GED
Une gestion dématérialisée
La GED émane d’une démarche de dématérialisation des supports, c’est une tendance forte qui concerne tous les acteurs économiques. Il s’agit de numériser l’ensemble du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur suppression, afin d’être à même de les classer, filtrer, modifier, indexer, informatiquement.
Plus de collaboratif
Les solutions GED offrent un accès partagé à un ensemble d’éléments associés à l’activité. Et ce, en temps réel. Ce qui, concrètement, permet d’ouvrir et d’éditer, à plusieurs et simultanément, un même document : un atout considérable pour travailler de façon collaborative.
Un dispositif sécurisé
La GED ne s’arrête pas là, elle va plus loin. Un paramétrage de permissions permet de gérer les droits des utilisateurs, en vue de respecter la confidentialité de certaines données, ou d’en assurer la protection.
L’opérationnel facilité
Un workflow de validation est également possible : les collaborateurs se transmettent ainsi des éléments à approuver. Cette action se fait au sein même de l’outil : un gain de temps et d’énergie considérable au quotidien.
Un outil transversal
Connecté aux solutions métiers de votre activité, le logiciel GED peut se synchroniser avec. Des tâches peuvent ainsi s’automatiser. À chaque fiche de paie émise par le service RH (Ressources Humaines) par exemple, la comptabilité va récupérer l’information pour l’implémenter de son côté.
Quelle solution de gestion des documents choisir ?
Si la gestion documentaire peut se faire en local, le cloud reste le plus approprié. Aussi les éditeurs de solution GED en mode SaaS (Software as a Service) sont nombreux, et leurs utilisateurs fidèles – avec un taux de renouvellement de 90 % en 2015. Prêt pour un comparatif logiciel GED ? Parmi eux, comparons ici deux acteurs importants.
| Points forts | Novaxel | Alfresco |
|---|---|---|
| 1 | Simple et intuitif | Personnalible |
| 2 | Accessible en interne et externe | S'intègre parfaitement aux outils Microsoft |
| 3 | Mur d'activité et d'échanges | Respect du cadre légal (archivage...) |
Novaxel : pour une GED intuitive
Une mise en œuvre simple
Novaxel est la solution GED éditée par l’éditeur français Visiativ. Renommée Moovapps, elle se positionne comme numéro un de la GED intuitive. Facile à utiliser, elle s’implante simplement au sein de votre entreprise. Et sa prise en main est immédiate. Elle permet de numériser, classer, partager et archiver vos contenus. Son classement facilite la fonction recherche, d’ailleurs très efficace : il faut 2 secondes en moyenne pour trouver un document sur Novaxel.
Une accessibilité étendue
La solution intègre également une communication sociale : chaque utilisateur, interne ou externe à l’organisation, peut interagir avec l’écosystème de la solution dès lors qu’on lui en donne l’accès et la permission. Ainsi un partenaire, ou fournisseur, peut accéder à l’interface pour y soumettre ou y consulter des informations le concernant.
Un espace d’échanges
La solution Novaxel favorise les échanges via un mur d’activité par lequel les utilisateurs peuvent recevoir des notifications. Chaque application métier dispose de son espace structuré dans l’outil, favorisant la réalisation des tâches de chacun.
Alfresco : pour des fonctionnalités plus abouties
Déploiement et intégration
Alfresco est une solution GED plus complète. Et son coût est plus élevé. En mode SaaS, elle reste personnalisable parce qu’elle est open source. Il vous est possible de la personnaliser ou de la faire personnaliser par un intégrateur externe ou une ressource en interne. Attention néanmoins : sa configuration impliquant l’usage de fichiers xml, elle conserve un degré de complexité à ne pas sous-estimer en amont.
Compatibilité
Alfresco s’intègre à l’ensemble du SI (Système Informatique) de votre entreprise, et particulièrement bien avec les suites logicielles de Microsoft : SharePoint et Office. Son étendue fonctionnelle est large, et la solution allie vitesse et robustesse. Plus qu’une GED, Alfresco incarne une plateforme 2.0.
Un cadre structurant
La solution instaure un socle solide et des garanties actualisées notamment en matière d’archivage légal. De même pour vos processus métiers, la GED joue un rôle de garde-fou bordant vos procédures et maintenant la qualité. Le paramétrage de formulaires type ou de protocoles harmonise les pratiques internes pour plus d’efficacité opérationnelle.
Comment choisir votre solution GED ?
La première chose à faire est de recenser vos besoins. Ce cahier des charges vous permettra d’identifier la solution appropriée dans votre cas. Les questions de réversibilité des informations, ou de sauvegarde des versions précédentes, si elles sont importantes pour vous, peuvent constituer des critères à l’appui de votre décision. La liste des API (Applications Programming Interface) aussi, puisque les possibilités de connexions interfacées avec le reste de votre SI en découleront. La compatibilité avec le matériel de votre entreprise par ailleurs, et notamment avec les scanners et avec votre système d’exploitation, devra également être considérée.
Les logiciels GED représentent un potentiel de gain de productivité conséquent. Bien choisis, ils améliorent le fonctionnement de votre entreprise. Leur implantation reste cependant une conduite du changement avec tous les enjeux sous-jacents. L’implication des équipes en amont, le listing des besoins, la pérennité et la pertinence de l’outil retenu seront autant de facteurs clés dans son déploiement.