Quelle différence entre gestion documentaire et gestion des actifs numériques ?
Toutes les organisations disposent de documents et de fichiers qui doivent être gérés. A l'origine, il s'agissait uniquement de fichiers statiques et les documents publiés sur Internet avaient besoin de solutions de gestion. De fait les solutions de gestion documentaire (GED) sont apparues comme le mécanisme ou process évident pour créer, gérer, stocker et envoyer ces documents aux bons services et aux bonnes personnes.
Actifs Numériques ou Digital Assets : définition
Aujourd'hui, les médias électroniques sont bien plus que de simples fichiers textes en ligne. Les entreprises utilisent des images, des vidéos, des fichiers audio et d'autres formats numériques qui doivent également être gérées. Les Actifs Numériques sont souvent longs à créer, mais ils sont importants pour les organisations, car ils attirent l'attention des clients, qu'ils soient internes ou externes à l'organisation.
Les actifs numériques nécessitent un format et un processus de gestion qui permettent leur réutilisation. Lors de la recherche d'une solution, une question à laquelle doivent répondre les organisations est de savoir si un système de GED est capable de répondre à leurs besoins ou si une solution de gestion des actifs/ressources numériques (GAN ou DAM pour Digital Asset Management) est plus appropriée.
Pour compléter cette réponse, une organisation doit comprendre la différence entre les outils GED et GAN, une tâche difficile car le marché confond ces solutions. Dans cet article nous verrons en quoi le logiciel DAM est spécifique et pourquoi les organisations ont besoin d'une solution DAM pour gérer d'autres types de données que de simples documents de texte.
Qu'est-ce que la gestion documentaire (GED) ?
Les organisations utilisent la GED pour faciliter l’administration, la création, les workflow et le stockage de documents dans différents services. Une solution GED utilise des bases de données pour le stockage et les moteurs de workflow pour concevoir et prendre en charge les workflow, y compris les règles métiers et les métadonnées.
Les systèmes de gestion documentaire sont souvent utilisés dans les secteurs d'activité où il existe d'importants volumes de documents, comme dans les secteurs de l'assurance, de la santé et gouvernementaux. Les solutions de GED évoluent de plus en plus vers les systèmes de gestion de contenu Web (CMS).
La gestion des ressources et d'actifs numériques (DAM)
Les solutions de gestion des ressources numériques (DAM) sont également appelées gestion des ressources multimédia (MAM), gestion des ressources des médias de divertissement (EMAM), gestion des ressources de marque (BRM), gestion de contenu marketing (MCM) et gestion de ressources (AM). La solution DAM se concentre sur les organisations spécialement liées aux ressources numériques, comme l'industrie du divertissement ou de la publicité, et est utilisée dans les situations où la reproduction des ressources est importante. Les organisations combinent souvent une solution DAM avec une solution de gestion de contenu pour maintenir leur site web. Par conséquent, les éditeurs de solutions DAM et CMS font l'acquisition de l'une ou l'autre solution pour compléter leur offre.
Différentes façons de voir les solutions de GED et DAM
Bien que les solutions DAM se déclinent de diverses manières, on trouve de légères différences sur le plan des fonctionnalités de chaque catégorie. Cet article se concentrera principalement sur la fonctionnalité régulière de la solution DAM, y compris les fichiers et les types de médias enrichis.
Magan Arthur de Arthur Consulting Group, explique que les organisations peuvent emprunter trois approches différentes lorsque l’on compare la solution de GED à la solution de DAM :
- Outils et processus
- Types de fichiers et de contenu
- Usages
Dans cet article, nous nous pencherons sur ces approches pour explorer la différence entre les outils de GED et les outils de DAM.
Différence N°1 : outils et processus
Les solutions GED et DAM se basent sur une fonction commune de gestion de contenus. Ces fonctionnalités incluent le dépôt, l'indexation des métadonnées, les capacités de recherche, l'accessibilité définie par les utilisateurs et les fonctions et les workflow.
Le repository stocke le contenu et peut être soit une base de données relationnelle, soit un système de fichiers simple. Il comprend des fonctionnalités standard, telles que l'enregistrement et le contrôle, le versionning de documents et la taxonomie. Il permettra également de définir les métadonnées, de sorte qu'elles contiennent toutes les descriptions pertinentes des différents documents et fichiers. Ces métadonnées peuvent alors être utilisées par le moteur de recherche pour l'indexation. Le workflow prend en charge les différentes tâches et les rôles impliqués dans le processus, qu'ils soient en série ou en parallèle.
Outre ces similitudes, il existe des différences essentielles dans les outils et processus respectifs des solutions GED et DAM.
La solution GED, d'une part, se concentre sur la capture de contenu de texte grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), elle est intégrée à des outils de traitement de texte et permet de définir différents éléments dans un document en tant que contenu. La solution GED est en mesure de réutiliser ce contenu soit dans des parties, soit dans l'ensemble du document. Dans le référentiel, la solution GED peut stocker des éléments du document sous la forme de différents formats, tels que le langage de balisage extensible (XML).
La solution DAM, d'autre part, s'intègre aux applications axées sur la conception créative des ressources, tels que Quark, AutoCAD, Flash et des animations tridimensionnelles. Les solutions DAM sont capables de relier, de désassembler et de réassembler des ressources complexes et combinées. La solution DAM est également capable de modifier les images directement en redimensionnant ou en modifiant les couleurs et peut gérer des fichiers volumineux, en particulier des fichiers vidéo. Ses capacités de recherche s'étendent au-delà de la recherche standard pour permettre des recherches visuelles grâce à la reconnaissance de l'image. Outre l'indexation de texte, que les solutions GED gèrent également, la solution DAM est capable d'indexer des vidéos de conversion voix-texte, des vidéos avec sous-titres et davantage encore.
Différence N°2 : types de fichiers et de contenu
Les outils, comme décrit ci-dessus, permettent de stocker différents types de fichiers, ce qui constitue une autre façon de différencier la solution GED de la solution DAM. Les fichiers GED sont principalement basés sur des textes, tels que les documents issus de traitement de texte, les fichiers à partir d'outils bureautiques, les fichiers PDF, HTML, etc. Les systèmes DAM capturent des fichiers médias enrichis qui peuvent être des images, des logos, des médias audio, des vidéos, la CAO (conception assistée par ordinateur), des animations (y compris les GIF et Flash), et les fichiers de conception.
Les systèmes GED sont souvent capables de stocker ces types de fichiers, mais fournissent un peu plus que du stockage, ce qui n'est pas suffisant pour les organisations qui utilisent de grandes quantités de fichiers numériques.
Différence N°3 : Usages métiers
Chaque solution peut également être utilisée pour différents types de processus métier. Les processus métiers sont automatisés par ces solutions qui aident à créer, encourager la collaboration, examiner et approuver le contenu dans différentes divisions de l'organisation. Voici quelques exemples de processus métiers dans lesquels les solutions GED et DAM peuvent être utilisées. La solution GED est souvent utilisée dans les négociations contractuelles, la création de documentation, la politique et les procédures, les articles, les rapports ou les processus de déclaration. Les solutions DAM se concentrent sur la collaboration et la gestion de matériels publicitaires ou marketing, des kits multimédias, des présentations d'entreprise ou des vidéos sur demande. Les bibliothèques créées par le système comprennent des galeries d’images, des vidéos, différentes polices et des logos.
Conclusion
On peut différencier les solutions DAM des solutions GED en fonction des outils, des types de fichiers et de démarches métiers dans lesquels les solutions sont utilisées. Les organisations envisagent souvent la mise en place conjointe de solutions DAM et GED, car l'intégration de contenus basés sur le texte et les médias est une meilleure stratégie à long terme.
En gérant à la fois les fichiers texte et les ressources numériques, les organisations regardent comment intégrer les solutions CMS. En conséquence, les éditeurs commencent à intégrer des solutions DAM avec des solutions CMS. Pour ce faire, les éditeurs devront travailler sur l'intégration harmonieuse entre les produits et doivent compenser les différentes approches technologiques entre une solution DAM et une solution GED ou CMS.
Notons comme points positifs que les éditeurs sont en train de changer leurs objectifs et commencent à admettre que le marché demande une approche plus modulaire de ces solutions, et que le secteur se recentre actuellement sur les architectures ouvertes ou celles axées sur les services (SOA).
Dans l'ensemble, nous verrons que les éditeurs de solutions GED et DAM continueront à améliorer leurs solutions et à les intégrer entre elles pour fournir à un marché toujours plus exigeant une solution intégrée robuste.