Les 5 erreurs à éviter pour choisir ou renouveler votre GED

La Gestion Electronique des Documents est souvent la deuxième décision « IT » de nombreux projets après les ordinateurs et la suite bureautique de base. C’est aussi une décision critique pour moderniser son SI dans les PME.

La décision se concentre habituellement sur l’arborescence et l’accès partagé. Pourtant, sélectionner un outil de GED qui aille plus loin, et s’étende vers la productivité, la gestion de connaissance et le collaboratif peuvent faire d’une décision routinière un outil puissant pour les processus d’innovation, de qualité, et d’engagement dans l’organisation.

Parmi les bonnes pratiques en gestion documentaire, voici 5 erreurs à éviter :

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Erreur n° 1 : chercher un système de Gestion Electronique de Documents

Lorsque vous renouvelez votre système de stockage et de partage de vos documents (nom de code interne : GED), vous vous portez naturellement sur la même catégorie pour envisager le sujet.

Or les logiciels de GED vous contraignent à ne rien faire évoluer de votre pratique, à ne pas réinterroger la pertinence du format document, de leur nombre, de leur classement, et de vos propres processus internes.

Peut-être faut-il reprendre la question en amont :

• à quoi nous servent nos documents ?
• quels sont ceux qui sont légaux et indispensables et ceux qui ne font que partager de l’information sous une forme structurée ?
• quel est le niveau d’accessibilité de ces documents ? Sont-ils facilement trouvables ? Sont-ils recherchés ? Sont-ils utilisés ?
• comment s’organise l’échange autour des documents ? Notre documentation est-elle dynamique avec un enrichissement, une évolution fréquente ?
• comment se crée la nouvelle documentation ? Sous quelle forme ? Peut-on modifier ce processus de rédaction/création de documents ?

En se posant ces questions une évidence apparaît : votre enjeu n’est pas seulement de classer vos documents, mais de gérer le savoir interne, sa circulation, et l’échange autour de lui.

Et de la même manière que nos pratiques personnelles sur nos smartphones ont évolué (passage du sms aux messageries type whatsapp par exemple), la gestion de l’information interne aussi. Elle se fait de manière multiple et différente en fonction de vos objectifs et de vos processus métiers.

Erreur n° 2 : garder les mêmes processus, la même organisation, la même culture d’entreprise

L’équipement en logiciel ne peut pas être une simple tache de commodité, conduite selon une grille de besoins établis « en théorie » dans un cahier des charges. Sinon vous devenez automatiquement sans vous en rendre compte salarié de la pensée Microsoft.

Comme tout équipement, l’équipement en logiciel doit comporter un peu d’ambition et d’attrait pour conduire un changement. C’est la bonne occasion de réengager autour d’un outil, de faire évoluer sa perception et son usage et de promouvoir des valeurs enfouies dans l’organisation : innovation, transparence, avancer progressivement.

En achetant de manière automatique des solutions qui ne provoquent pas de changement, vous vous garantissez une fausse sécurité. Celle de ne plus remettre en cause la manière dont vous travaillez.

Erreur n° 3 : ne pas penser l’automatisation

En 2019, vous ne devez plus fatiguer les routines de travail de vos collègues, collaborateurs, employés avec des procédures longues, complexes ou répétitives pour exécuter des tâches simples. Des post-it d’arborescence, des navigations trop progicielles ou des procédures cachées dans de multiples menus déroulants.

Vous devez aussi vous soucier de l’automatisation des tâches, les circuits de validation de documents, les gestionnaires de tâches couplés avec les documents, l’acquisition de textes ou de données chiffrées simples dans un format non documentaire. Imaginez un instant que tous les documents de moins de vingt lignes, et les tableaux de moins de 50 soient éliminés au profit d’une documentation type wiki ou note et tableaux en ligne ?

Vous devez aussi vous assurer d’être sur un outil qui pensera et évoluera vers l’utilisation de toutes ces données dans le temps. Seront-elles simples à exploiter, à mettre en forme ? Seront-elles proposées de manière pertinente à un collaborateur ?

Mettre à portée de toutes les mains ces aspects est primordial pour faire de vos problématiques actuelles GED un pas vers la mise en place d’un véritable un outil d’organisation.

Erreur n° 4 : cloisonner outil de collaboration et GED

Avant de penser GED il s’agit de faciliter la vie de l’information, sous toutes ses formes, la collaboration permettant au projet de se réaliser en temps et en heure ou simplement de gérer les interactions du quotidien sans que rien ne se perde. Sans reproduire dans les nouveaux outils, les affres de la réunionite ou des chaines de mails : faire différemment pour faire mieux.

Il faut donc se poser la question de la vie de l’information : rendre sa création agréable, sa modification (à plusieurs mains) possible, son usage (sa lecture, son cycle de validation) facile tant qu’il est nécessaire, son archivage sans altération (si nécessaire) efficace.

Vous avez donc besoin d’accéder facilement, via un bon moteur de recherche interne, une bonne organisation des groupes, ou des fils de discussion aux questions qui vous importent, voire à la documentation utile. Vous devez envisager de travailler dans les prochaines années sur une démarche de recommandation ciblée de documents approchant pour augmenter la valeur d’usage de votre base documentaire, permettant aux collaborateurs d’utiliser tout son potentiel.

Tout ceci nécessite beaucoup d’outils de collaboration : trop souvent, vous pensez qu’ils ne sont que des outils de communication alors qu’ils sont au cœur de la bonne vie de l’information. Vous pouvez soit les combiner dans un même outil, soit les faire communiquer entre eux. Mais surtout évitez de créer un silo communication et un silo GED.

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Erreur n° 5 : oublier le cycle de vie de l’information : travail collaboratif, GED, archivage, sécurisation des documents

Chaque étape est différente et requiert des outils, des fonctionnalités différentes ou l’exploitation différente des mêmes fonctionnalités pour obtenir le bon workflow. L’information est d’abord instantanée, puis structurée dans un post plus long ou une note collaborative et enfin mise en document si nécessaire. Il est important de disposer d’un outil qui permette ces différents temps, car ils produisent une attrition nécessaire de l’information à conserver.

Vous imaginez probablement la gestion de vos documents comme celle d’un ordinateur portable personnel exploité depuis 4 ans dans lequel les documents s’empilent plus ou moins rangés. Du coup, vous pensez nomenclature, arborescence, archivage, mise en sauvegarde organisée de mes documents. C’est normal. Mais avant d’archiver il faut des outils pour produire, rendre l’information accessible et vivante pour qu’elles soient bien mises à jour. Il faut donc trouver le bon dosage et ne pas avoir des outils pour créer et échanger l’information qui soit déjà dans une logique d’archivage au risque d’être le lieu numérique le plus fui par vos collaborateurs (sharepoint). De la même manière, la sécurisation doit intervenir de manière différenciée selon le temps de la communication, et sa criticité. Les documents (facilement transférables, modifiables, à gestion des droits complexes) ne sont pas nécessairement le bon format.

Enfin, vous imaginez certainement que ce cycle de vie ré-envisagé ne s’applique pas à la répétition du même workflow avec un grand nombre de document. Parce que vous avez beaucoup de legacy, parce que vous êtes une organisation centrée sur la production.

Au contraire en automatisant ce qui relève de la partie répétitive et en ouvrant à l’inverse une grande souplesse sur les canaux utilisés pour les échanges autour de ces documents, vous limiterez considérablement les allers-retours.