Comment une GED transverse permet d’assurer la continuité de vos services ?

L’évolution des méthodes de travail ces dernières années, et la crise sanitaire des mois passés, accélèrent la digitalisation des entreprises, avec notamment la mise en place de solutions nouvelle génération comme la GED transverse ou encore l’intelligence artificielle.

Que sait-on vraiment de ces nouvelles technologies ?

De nouvelles méthodes de travail qui engendrent une révolution digitale

Depuis quelques années déjà, les méthodes de travail et les modes de fonctionnement en entreprise ont changé. Et cette évolution a pris un nouvel élan avec l’arrivée de la crise sanitaire en mars 2020. Le travail à distance, le télétravail et l’expérience client ont gagné une place prépondérante au sein du milieu professionnel.

Ces changements entraînent des bouleversements dans la manière de travailler des collaborateurs. Et malgré tout ça, il faut continuer :

• d’assurer l’accessibilité aux données pour tous, même en télétravail ;
• de renforcer la collaboration entre les équipes qui sont à distance ;
• tout en continuant à répondre aux demandes des clients.

Pour assurer cette continuité de l’activité, il faut savoir se réinventer et surtout se digitaliser. Les entreprises n’ont aujourd’hui plus d’autre choix que de se tourner vers le numérique et de se doter de solutions logicielles qui les accompagnent dans la gestion de leurs processus. Selon une étude menée par IDC auprès de 50 grandes entreprises françaises, 92 % des décideurs estiment justement que la crise sanitaire actuelle est un accélérateur de la transformation digitale. Les objectifs étant :

• de mieux satisfaire les attentes clients (pour 83 % des répondants) ;
• de s’adapter aux nouvelles méthodes de travail mises en place (64 %) ;
• et enfin de gagner en productivité (60 %).

💡 Pour cela, des solutions de collaboration, de dématérialisation ou encore de GED existent. Et pour aller encore plus loin, on peut même parler de GED transverse et d’intelligence artificielle.

Comment la GED transverse répond-elle aux enjeux des entreprises en 2021 ?

La GED (Gestion électronique de documents) ne se présente plus ! Depuis quelques années déjà, ce type de solution se trouve sur le devant de la scène :

• réduction des coûts de gestion des documents,
• amélioration de la traçabilité des données,
• augmentation de la productivité… les enjeux et avantages sont nombreux pour les entreprises.

Mais avec l’évolution des méthodes de travail et la nouvelle organisation des entreprises, une GED standard ne suffit plus. Se tourner vers une GED transverse est, en 2021, plus approprié et le sera tout autant dans les années à venir.

Voyons pourquoi.

Des processus uniformisés pour tous

Par GED transverse, nous entendons transverse à tous les services de l’entreprise. En d'autres termes, un seul et unique outil est nécessaire pour la gestion documentaire de l’ensemble des services : administratif, comptabilité, ressources humaines, facturation, etc. L’information devient centralisée, ce qui permet une meilleure uniformisation des processus. Cette centralisation facilite aussi grandement la recherche de documents pour l’ensemble des collaborateurs.

Une meilleure vision pour plus de collaboration

Connectée à tous les services et à tous les systèmes de l’entreprise (ERP métiers, CRM, etc.), la GED transverse est aussi un réel outil collaboratif. En choisissant de partager une solution unique entre tous les services de l’entreprise, vous renforcez la collaboration entre les différentes équipes. L’information étant centralisée en un point unique, elle circule plus efficacement et les collaborateurs ont une vision transverse des informations disponibles.

⚠ ️ Bien évidemment, il faut tenir compte du côté sécurité. La gestion des droits et des habilitations est un aspect primordial à prendre en compte lors de la mise en place de ce type de solution.

Le travail en équipe permet dans un deuxième temps de réduire le nombre d’erreurs, les échanges étant privilégiés. Les équipes gagnent du temps dans leurs actions quotidiennes, et l’entreprise améliore sa productivité et son efficacité.

Durant la crise sanitaire, les entreprises déjà équipées d'une solution de GED transverse ont pu ainsi continuer d’assurer leur activité quotidienne, comme :

• valider électroniquement leurs factures et payer dans les délais leurs fournisseurs ;
• ou encore accéder aux dossiers de leurs clients et garder cette relation de proximité avec eux.

Mettre en place une GED transverse est donc inévitable, mais ce n’est pas une fin en soi. Choisir une GED transverse c’est aussi faire un pas vers plus de digitalisation et se tourner davantage vers les évolutions digitales qui s’imposent dans le secteur BtoB, comme l’intelligence artificielle.

Une GED transverse et après ?

L’intelligence artificielle, ou IA, est une avancée technologique existant depuis près de 50 ans. En 2021, cette technologie s’est entièrement démocratisée et touche de nombreux secteurs, que ce soit en BtoC comme en BtoB. On considère aujourd’hui que les technologies d’intelligence artificielle ont un véritable impact sur les objectifs et la productivité d’une entreprise.

Prenons le cas de la dématérialisation et des solutions GED.

Intégrer de l’IA au sein de ce type de logiciel est une véritable avancée pour les entreprises. Voici deux exemples :

• Intégrée dans le moteur de recherche d’une solution de GED, l’IA permet de faire de la recherche dite prédictive. Cela signifie que l’utilisateur se laisse guider pas à pas dans sa recherche par l’IA, afin d’affiner sa recherche et aussi d’être plus efficace.
  
  
• L’IA est aussi intéressante pour le classement des contenus documentaires et surtout pour l’analyse des données présentes au sein de votre GED. Cette complémentarité GED plus IA permet de rendre la solution plus puissante, intelligente et surtout parfaitement adaptée aux attentes des utilisateurs d’aujourd’hui et de demain.

En 2021, 22 % des entreprises auront recours à l’IA afin d’automatiser tout ou partie des processus documentaires. Il y a encore 2 ans, seulement 5 % des entreprises utilisaient cette technologie.

Étude MARKESS

Pour les années à venir, la digitalisation n’est plus une question à se poser, c’est une priorité pour les entreprises souhaitant rester efficaces.

Se munir d’outils adaptés, comme une GED transverse, doit devenir un réflexe pour les dirigeants s’ils souhaitent assurer la continuité de leurs services, peu importe la situation. Pour cela, se faire accompagner par des experts du secteur, comme Axess et leur solution NEXIA (GED transverse nouvelle génération disponible en mode SaaS) est la meilleure solution pour assurer la réussite de leurs projets digitaux.

Article promotionnel. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’Appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.