7 étapes pour une gestion documentaire qualité réussie

C’est le jour-j, l’audit de certification ISO 9001 doit avoir lieu dans votre entreprise. Il a pour but de vérifier l’adéquation du système de management aux contraintes de la norme ISO 9001, celles des clients ainsi qu’aux conformités légales et réglementaires.

Mieux vaut ne pas se louper ! 🙄

Le documentaire qualité est consulté durant cet audit et fait l’état des lieux de votre entreprise via divers documents. Une bonne gestion de votre documentaire qualité vous assure donc de réussir votre audit en plus d’apporter des avantages à vos salariés et à vos clients.

On vous explique tout en détail dans ce guide. 👇

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Document qualité et norme ISO 9001 : on vous dit tout

Définition : quels sont les documents qualité ?

La gestion documentaire qualité consiste à organiser un système documentaire en un ensemble structuré de documents de natures variées propre à l’entreprise. Cela peut s’agir de :

• procédures,
• documents,
• modes opératoires,
• fiches d’instructions,
• fiches techniques.

Ainsi, le système documentaire est structuré comme une pyramide. En haut se trouve le domaine de la politique qualité jusqu’à la réalité opérationnelle du terrain.

👉 Le manuel qualité : au sommet de la pyramide, il représente la politique de l’entreprise en matière de management de la qualité et de la structure du système. Il organise la communication externe et interne.

👉 Les procédures : cette étape représente l’ensemble des règles qui doivent être respectées pour obtenir le résultat attendu. Les procédures ne doivent pas être confondues avec les modes opératoires qui est l’étage du dessous. La norme ISO 9001 impose la production de certaines procédures, comme par exemple, la maîtrise de la documentation.

👉 Les instructions de travail : ce sont les modes opératoires et autres documents de travail comme les consignes qui régissent dans le détail les opérations à exécuter.

👉 Les enregistrements : ils permettent de prouver les résultats des opérations et d’assurer leur traçabilité.

La nouvelle version de l’ISO 9001, c’est quoi ?

La norme ISO 9001 représente l’ensemble des critères et exigences organisationnelles d’un système de management de la qualité (SMQ) conforme. La norme ISO 9001 sert de repère aux entreprises pour qu’elles puissent fournir des produits ou des services de qualité suffisante aux clients.

👉  Selon Dekra Certification, elle repose sur ces 8 axes :

• leadership : définition d’orientations et objectifs communs,
• orientation client : compréhension et satisfaction des besoins clients,
• implication du personnel : motivation,
• approche processus : gestion des ressources et activités comme un processus,
• approche système : gestion des processus comme un système pour plus d’efficacité, dans l’atteinte des objectifs,
• amélioration continue : objectif permanent,
• approche factuelle pour la prise de décision : analyse des données et informations,
• relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs : création de valeur.

Par ailleurs, l’ISO 9001 exige 6 procédures importantes pour le SMQ :

• maîtrise de la documentation,
• maîtrise des enregistrements qualité,
• audit interne,
• maîtrise du produit non conforme,
• action corrective,
• action préventive.

Comment rédiger un documentaire qualité ?

Étape n° 1 : présentation générale de l’entreprise et du service couvert par le SMQ

La première étape consiste à faire une rapide présentation de votre entreprise avec :

• son historique,
• ses domaines,
• ses missions, etc.

💡 Précisez ensuite l’unité de l’entreprise concernée par le système de management qualité.

Étape n° 2 : Manuel qualité

Il vous faudra détailler :

• les objectifs,
• l’objet et le domaine d’applications qui doit :
• être disponible et tenu à jour sous la forme d’une information documentée,
• indiquer les types de produits et services couverts.
• et la gestion du manuel : modification, approbation et diffusion.

Étape n° 3 : système de management de la qualité

Il s’agit d’une partie plus longue et détaillée qui vous demandera les éléments suivants :

• exigences générales et légales,
• objectifs et structure du SMQ (réseau des processus),
• documentation du SMQ,
• description du système documentaire (architecture),
• maîtrise des documents : référence aux procédures appliquées,
• maîtrise des enregistrements : références.

Étape n° 4 : engagement, management qualité & RH

Pour cette étape, on se concentre davantage sur les éléments qui ont une portée directe sur les clients et les objectifs à atteindre :

• lettre d’engagement de la Direction,
• l’écoute client et la satisfaction client,
• la politique qualité,
• définition et Planification des objectifs,
• responsabilité et autorité,
• communication interne et externe,
• mesures, analyse et améliorations,
• indicateurs associés,
• non-conformités,
• améliorations,
• actions immédiates ou correctives,
• actions projets et préventives,
• revue de Direction,
• disposition des ressources budgétaires et matérielles,
• recrutement & accueil,
• évaluation & formation.

💡À savoir : Quelques paragraphes suffisent dans votre rédaction, tant que vous y apportez des preuves intangibles et conformes.

Étape n° 5 : procédures

Une procédure comprend au minimum les paragraphes suivants :

• l’objet de la procédure,
• le domaine d’application (où, quand, sur quoi l’objet de la procédure s’applique),
• équipements (matériels, modes opératoires, procédures, logiciels…),
• références (normes internes ou externes),
• définitions : les termes spécifiques sont explicités pour en faciliter la compréhension,
• responsabilité et contenu (qui fait quoi et comment),
• les documents annexes.

Étape n° 6 : les méthodes opératoires et l’enregistrement

Le troisième niveau de documentation comprend les instructions de travail qui expliquent les procédures du système. D’autre part, les enregistrements de la qualité servent à apporter la preuve de ce qui a été fait et démontrent que les produits ou services sont conformes aux exigences spécifiées.

👉 Pensez à vous interroger sur :

• leur finalité,
• leur circuit,
• ainsi que la nature des informations que vous aurez en main.

Inutile d’écrire un pavé tant que vous apportez un ou deux éléments concrets qui prouvent la conformité de vos documents.

Étape n° 7 : utiliser un outil adapté

Si rédiger le documentaire qualité vous demande trop de temps, vous pouvez passer par un logiciel GED qui facilite le travail. Vous êtes alors assuré du respect de la conformité des documents et vous gagnez un temps précieux.

Docuware

Docuware est une GED utilisée par plus de 600 000 utilisateurs dans 100 pays, qui propose des workflows automatisés pour vous assister dans la gestion de vos documents. Le logiciel est adapté aux PME/ETI qui souhaitent passer par le Cloud pour archiver et gérer tout type de document en automatisant certaines tâches redondantes. Simple à prendre en main, labellisée ISO 9001 et ISO27001 (sécurité) et mis à jour quotidiennement, la solution s’adapte automatiquement aux potentiels changements légaux et possède une indexation intelligente basée sur l’IA pour encore plus d’efficacité.

Dokmee

Ou encore Dokmee, un logiciel de gestion électronique documentaire (GED) spécialement conçue pour les PME et les ETI qui centralise tous vos documents. Vous naviguez sur une interface de workflow graphique afin d’archiver vos documents sur une plateforme sécurisée et de personnaliser vos flux documentaires pour tous les types de scénarios. Avec Dokmee, vous dîtes adieu à la paperasse et au risque de perdre un fichier, tous vos collaborateurs peuvent consulter vos archives. Avec la restriction d’accès, vous décidez même qui peut annoter vos documents en toute confidentialité. En bonus, l’application mobile vous offre un gain de temps considérable pour vos collaborateurs.

M-Files

M-Files est aussi une solution de GED notable. Adaptée aux besoins des entreprises de taille moyenne à grande (à partir de 50 employés), elle facilite l'archivage et la gestion des documents via une interface intuitive et facile à prendre en main. Grâce à son système basé sur les métadonnées, M-Files permet une recherche rapide et précise des documents sans la contrainte des dossiers traditionnels. Elle intègre des workflows automatisés simples à configurer, simplifiant les processus métier. En prime, elle garantit la sécurité et la conformité grâce à un contrôle d'accès granulaire, des options de chiffrements (AES-256 bits), et des outils de surveillances et de journalisation. En outre, M-Files améliore la collaboration en permettant aux utilisateurs de partager des liens vers des documents, réduisant ainsi le chaos des versions multiples.

ℹ️  Dans le cadre de la qualité documentaire, l'automatisation de processus tels que la facturation garantit le respect des standards et des normes.

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En résumé

La gestion documentaire qualité est primordiale pour assurer la bonne conformité d’une entreprise auprès des institutions, et notamment le respect de la norme ISO 9001. Elle assure non seulement une qualité des produits et/ou services d’une entreprise, mais œuvre également pour la satisfaction client et celle des salariés.

La rédaction d’un documentaire qualité prend relativement du temps, mais il est assez simple à mettre en place et ne demande pas des documents difficiles à rassembler. Il existe des logiciels spécialisés pour faciliter la gestion documentaire qualité, adaptés à toute taille d’entreprise, si vous ne souhaitez pas y investir trop de temps.