[ITW] Boris Roy CEO d'Office Gemini, éditeur de Dokmee, solution de GED

La transformation digitale est aujourd’hui un passage obligatoire pour toute entreprise, qu’importe la taille et l’industrie dans laquelle elle évolue. Cette transformation consiste en une digitalisation des process et de la gestion documentaire, en passant de documents papiers vers des documents numériques. 

Dans cette interview, Boris Roy, fondateur d'Office Gemini et éditeur du logiciel Dokmee, revient sur les besoins des entreprises en matière de gestion documentaire et les enjeux de la GED. L'occasion également de nous faire découvrir cette solution complète de Gestion Electronique de Documents.

Que pouvez-vous nous dire sur la digitalisation des process liée à la dématérialisation des données ?

Boris Roy :

Certains process nous permettent de créer des documents nativement numériques alors que d’autres imposent une étape de numérisation. Ces différents process métiers deviennent alors complètement digitaux. Les signatures et autres tampons sont apposés électroniquement sur des fichiers généralement sous format PDF, marquant la fin des documents papier et autres tampons encreurs. Une réactivité accrue est alors apportée et la base documentaire devient disponible immédiatement à l’ensemble des collaborateurs, en mobilité ou au bureau, tout en garantissant un niveau de sécurité optimal et un contrôle total, les mécanismes de signatures électroniques étant, par exemple, protégées par mot de passe ou contrôle biométrique. Les utilisateurs sont de plus uniquement habilités à consulter les documents sur lesquels des droits spécifiques ont été définis. Un grand nombre de fonctions telles que l’impression, l’envoi de document par email, l’édition de document, etc. peuvent être limitées ou même interdites selon leur profil utilisateur.

Enfin, avec une solution de GED avancée, une traçabilité fiable et exhaustive est permise sur l’ensemble de la base documentaire. Grâce aux fonctions d’audit, les actions des utilisateurs sur le système sont enregistrées (avec horodatage) de manière inaltérable pour pouvoir répondre de manière détaillée à toute contrainte réglementaire. 

Notre solution Dokmee offre ces fonctionnalités de manière native, et contrairement à des logiciels comme SharePoint, les outils et l’interface ne nécessitent pas de développement spécifique. Nous offrons également des fonctionnalités que ces logiciels non spécialisés ne proposent pas : les meilleurs moteurs OCR du marché, la haute compression PDF, l’envoi par lien de fichiers volumineux, le contrôle des versions, les annotations et la gestion des signatures électroniques. L’ensemble de ces fonctionnalités font de Dokmee l’outil idéal pour toutes les entreprises cherchant à rationaliser leur gestion documentaire tout en répondant aux dernières évolutions règlementaires.

Comment la Gestion Électronique de Documents peut-elle aider votre entreprise ?

Boris Roy :

La GED aide votre entreprise à mieux respecter les nouvelles réglementation, telle que le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). En effet, les entreprises deviennent aujourd’hui garantes de la bonne gestion de leurs données et doivent pouvoir produire des éléments de preuves sur simple demande, en particulier concernant la protection des données personnelles qu’elles détiennent. La GED permet facilement de conserver, gérer et retrouver ces informations rapidement. Elle permet également une meilleure gestion des risques liés au traitement de ces données grâce aux fonctions de sauvegarde natives. En cas de non production de mesure de sécurité adaptées, les autorités de contrôle compétentes peuvent sanctionner l’entreprise de manière très lourde. Dans le cadre du RGPD, les régulateurs peuvent infliger des sanctions financières allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial annuel d’une entreprise ou 20 millions d’euros [le montant le plus élevé étant retenu] en cas de non-respect. 

Les entreprises ne sont jamais perdantes en passant à une gestion électronique de leurs documents. La digitalisation de leur process leur permet d’importantes réductions de coûts, principalement grâce à l’automatisation des tâches. La collaboration interne et externe des entreprises est ainsi facilitée grâce à un accès à l’information et à un partage en temps réel avec ses partenaires et clients. 

Dokmee permet également l’envoi de fichiers volumineux sans de limite de taille, grâce à un lien temporaire totalement sécurisé. Dokmee Capture quant à lui permet une extraction automatique des données, sans aucune intervention humaine. Ces documents peuvent ensuite être dirigés automatiquement dans notre module de workflow afin de déclencher le processus de validation adapté.

Combien coûte aujourd’hui une solution de dématérialisation ?

Boris Roy :

Il y a encore quelques années, les systèmes de GED étaient uniquement à la portée des grands groupes, un peu à l’instar des ordinateurs au début des années 80. Cette situation est désormais bien différente. 

Dokmee propose aujourd’hui des solutions complètes, adaptées aux besoins des sociétés, à partir de seulement quelques dizaines d’euros par mois par utilisateur. 

Ce système économique par souscription permet évidemment un lissage de l’investissement puisque qu’aucun effort de trésorerie n’est nécessaire mais surtout une affectation comptable du projet en dépenses d’exploitation plutôt qu’en dépenses d’investissement. Les responsables de projet disposent donc non seulement d’un retour sur investissement immédiat mais aussi d’une facilité accrue pour faire valider leurs budgets. 

En termes de coûts de traitement avec Dokmee, un budget de quelques centimes d’euros par page est à considérer pour une extraction automatique des données du document. En prenant en compte le coût moyen en ressources humaines pour une extraction manuelle de ces données (entre 5 à 8 € par document pour les saisir dans un système comptable par exemple), une économie de 70 à 95 % sur ce traitement uniquement est réalisable dès la mise en production du système GED.

En ce qui concerne la GED, les économies sont immédiatement visibles quand on sait qu’un employé passe statistiquement plus de la moitié de son temps de travail à chercher et regrouper des informations. Le ROI est d’autant plus conséquent puisque le coût lié à l’espace de stockage physique dédié aux archives peut aisément être divisé par 2 ou 3, un seul disque dur pouvant aujourd’hui contenir environ 1 500 armoires de rangement de documents.

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