12 outils pour partager vos fichiers en entreprise en toute sécurité
Le partage de fichiers en ligne se divise en deux catégories :
- l’utilisation personnelle,
- ou l'utilisation professionnelle.
Les entreprises n’expriment pas les mêmes attentes que le grand public, ni les mêmes besoins : pour les responsables métiers comme la DSI, partager un fichier ou des dossiers par lien, c’est donner accès à des données sensibles et confidentielles. Il ne faut donc pas confondre service d’envoi de fichier gratuit et logiciel professionnel.
Appvizer décrypte les différents usages et logiciels en matière de transfert de fichiers.
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5 services de transfert de fichier gratuit utilisés par le grand public
Vous recherchez une solution de partage de fichier pour une utilisation personnelle ? Parfait, voici les outils les plus populaires.
Les particuliers les utilisent sans grande exigence de sécurité, car ils recherchent avant tout un service facile et gratuit pour échanger en ligne des photos ou des documents non sensibles.
Dropbox : 2 Go d’espace collaboratif en version gratuite
Dropbox est populaire pour le transfert de photos ou pour partager un fichier volumineux, car l’outil offre quelques avantages dans sa version gratuite : 2 Go d’espace disponible, la synchronisation des fichiers sur desktop et smartphone, la gestion des fichiers et l’outil Paper.
Si vous vous demandez comment partager un dossier sur Dropbox, voici la réponse dans le tutoriel vidéo ci-dessous :
DropBox
Paper fait la particularité de Dropbox. Il s'agit d'un éditeur de documents en ligne qui concurrence Google Docs et Office Online. Disponible dans la version gratuite de Dropbox, l’utilisateur dispose d’un espace de travail pour collaborer sur des documents avec d’autres personnes, associé à un outil de partage de dossier en ligne.
La version gratuite de Dropbox est indéniablement un produit d’appel pour les professionnels des métiers créatifs souhaitant utiliser un espace d’échanges de commentaires : ils peuvent ainsi tester l’outil Paper.
Une installation sur sa machine est nécessaire pour profiter d’une meilleure organisation et d’une synchronisation de ses dossiers partagés.
Google Drive dans la suite Google WorkSpace: gestion de dossiers partagés
De nombreux internautes profitent d’un compte Google et utilisent Google Drive comme un hébergeur de fichier gratuit : on peut facilement héberger tout type de documents comme des photos, par exemple.
Pour découvrir comment partager des photos sur Google Drive, suivez ce tutoriel en vidéo :
Google Workspace
Le partage de fichier en ligne avec Google se traduit par un espace de stockage gratuit jusqu’à 15 Go et une organisation personnalisée de ses fichiers.
À chaque partage de fichier avec Google, vous pouvez restreindre son accès à un ou plusieurs utilisateurs et spécifiez si cet accès doit se faire en lecture simple, avec possibilité d’effectuer des commentaires ou de modifier le document (pour Google Docs, Sheet par exemple).
Google Drive, est vraiment une solution de partage facile et complète pour le particulier qui n’attache pas d’importance à ce que Google lise ses données, ni au Freedom Act américain (anciennement appelé le Patriot Act) qui donne beaucoup de prérogatives aux pouvoirs publics américains.
Pour les professionnelles, il faut passer à une offre payante dans le cadre de Google WorkSpace
OneDrive de Microsoft : une version gratuite avantageuse
Les avantages de la version gratuite de OneDrive :
- la synchronisation de son espace entre les appareils connectés,
- la possibilité de modifier ou d’annoter ses documents Office ou PDF,
- une fonctionnalité de recherche rapide pour retrouver ses documents.
OneDrive
Les habitués de Windows retrouvent OneDrive directement intégré sur Windows 10 et Windows 8.1. Pour les utilisateurs de Windows 8, 7 ou Vista, il faut installer l’application de bureau. Microsoft ne mentionne pas Windows XP.
Pour exploiter tout le potentiel de One Drive, il faut bien évidemment opter pour l’une des offres entreprises payantes : vous bénéficiez alors de 1 TO d’espace de stockage professionnel, de connexions avec les applications Microsoft et des niveaux de sécurité avancés.
TransferNow : envoi de fichier lourd gratuit jusqu’à 5 Go
TransferNow est un site de partage de fichier en ligne gratuit. L’internaute peut envoyer un fichier volumineux en ligne : il génère un lien qu’il peut partager à une vingtaine de contacts.
TransferNow
Le transfert de fichier gratuit peut s’effectuer avec ou sans compte utilisateur, mais les conditions d’utilisation diffèrent alors.
Avec un compte utilisateur :
- l’envoi d’un fichier lourd jusqu’à 5 Go,
- 35 destinataires maximum,
- une disponibilité du fichier de 21 jours,
- historique des envois disponible,
- modification des destinataires possible.
Utilisation du service sans connexion :
- l’envoi de gros fichier jusqu’à 4 Go,
- 20 destinataires maximum,
- une disponibilité du fichier de 15 jours,
- la protection par mot de passe de son envoi.
Les publicités s’affichent pour tout le monde.
Le service est gratuit et facile à utiliser : l’usage convient pour un particulier qui ne souhaite pas débourser pour partager un fichier.
WeTransfer : transfert de gros fichier gratuit jusqu’à 2 Go
WeTransfer est un autre site de partage de fichier en ligne gratuit. L’envoi de fichier lourd est possible jusqu’à 2 Go.
Pour partager simplement avec d’autres personnes, l’utilisateur télécharge un fichier compressé au format ZIP sur le service en ligne.
Ce dernier permet d’envoyer son gros fichier à 20 destinataires, en personnalisant le message.
Le lien de partage reste disponible pendant une dizaine de jours. Utile : la personne qui partage le fichier reçoit une notification dès qu’un destinataire le télécharge.
En version gratuite, vos fichiers ne sont pas protégés par mot de passe, et de la publicité s’affiche sous forme de fond d’écran.
WeTransfer
Pour savoir comment envoyer un fichier lourd avec WeTansfer, découvrez ce tutoriel en vidéo :
Cette version gratuite de WeTransfer est un produit d’appel pour les entreprises : la version premium WeTransfer Plus apporte bien plus de possibilités, comme envoyer un fichier volumineux de 20 Go, 100 Go de stockage et la personnalisation des fonds d’écran.
Outil gratuit : 5 dangers menacent les données de l’entreprise
Appvizer attire l’attention des entreprises sur les points de vigilance à observer : dans un cadre professionnel, l’envoi et le partage de fichiers doivent garantir la confidentialité, la sécurité et l’intégrité de toutes vos données.
Danger n° 1 : la pratique du shadow IT en entreprise
Le shadow IT ? Il s’agit de tous les services en ligne utilisés ou des logiciels installés à l’initiative des collaborateurs. Le responsable informatique n’en est pas informé.
Une enquête de 2016 révèle que 52 % des entreprises françaises ont perdu des données suite à l’utilisation d’outils gratuits pour un partage de fichiers en ligne non sécurisés.
Les répercussions constatées en termes de chiffre d’affaires peuvent être désastreuses.
Danger n° 2 : l’ambiguïté sur la sécurité de vos fichiers
En utilisant un service gratuit, vous ne disposez d’aucune garantie :
- Quelles sont les protections pour contrer les cyberattaques ?
- Un certificat SSL (Secure Sockets Layer) protège-t-il toute connexion au service ?
- Le lien de partage est-il à minima sécurisé en https ?
Un hacking du serveur du service en ligne de partage de fichiers gratuit et c’est la porte ouverte aux virus, malwares et cryptovirus qui s’installent sur les machines des utilisateurs, et se propagent ensuite sur le parc informatique de toute votre entreprise.
Danger n° 3 : l’incertitude sur la confidentialité
Un employé souhaitant gagner du temps partage un fichier via un outil gratuit.
Croyant bien faire, il ne se pose malheureusement pas les questions suivantes :
- Les informations sont-elles susceptibles d’être utilisées à des fins commerciales par des entreprises partenaires du service ?
- Comment fonctionnent les droits de partage ? Quelles sont les règles ? Qui a accès au fichier partagé ?
- Que devient le fichier partagé ? Est-il détruit ou exploité ?
Google lit bien les emails d’un utilisateur de Gmail pour lui suggérer des publicités personnalisées : le géant américain est bien maître de son service.
Danger n° 4 : le doute réel sur l’intégrité de vos données
Si vous n’êtes pas le maître à bord, c’est-à-dire l’administrateur de l’outil de partage, vous n’avez aucun pouvoir pour vous prémunir de :
- la corruption de fichiers,
- l’usurpation de l’identité de votre entreprise ou de l’un de ces responsables,
- la mise en circulation de faux documents ou d’informations fausses, etc.
Danger n° 5 : des dommages trop élevés
Les risques sont réels et peuvent engendrer des conséquences définitives pour l’entreprise :
- ralentissement de l’activité,
- dommages financiers,
- perte de données,
- remplacement du parc informatique,
- mauvaise image de l’entreprise,
- mauvaise réputation de l’entreprise,
- fuite des talents,
- fuite des clients.
Comparatif : outil gratuit VS plateforme professionnelle
Un tableau comparatif synthétise les différences entre les solutions de partage de fichiers grand public et les solutions professionnelles :
| Services en ligne gratuits | Logiciels professionnels |
|---|---|
| Accès aux données non maîtrisées | Centralisation des données et gestion administrateur |
| Fichiers exposés aux risques de cybercriminalité | Fichiers sécurisés |
| Confidentialité non garantie | Gestion des accès et des droits utilisateurs |
| Usurpation d’identité et circulation de faux | Intégrité des données certifiée |
| Installation et usage à l’initiative du collaborateur | Traçabilité et contrôle de la DSI |
| Aucune maîtrise de l’hébergement | Contrat d’engagement du fournisseur |
| Volume de partage imposé | Volume sur mesure |
Le fichier est disponible pendant une durée déterminée puis est censé disparaître (incertitude) | Conservation ou suppression du fichier contrôlée |
7 logiciels de partage de fichiers professionnels utilisés par les entreprises
Vous recherchez une solution professionnelle pour partager des fichiers en ligne en toute sécurité ?
Vous lisez la bonne partie de cet article : Appvizer vous préconise 7 solutions utilisées par les entreprises ayant compris que leurs données ont une valeur inestimable.
On vous détaille également les critères qui orientent le choix d’un logiciel professionnel.
BlueFiles : la plateforme qui rassure la DSI et les juristes
Les utilisateurs de BlueFiles
Les directeurs des systèmes informatiques sont bien évidemment les premiers concernés et trouvent en BlueFiles une solution sécurisée, facile à adopter par les collaborateurs en entreprise.
D’autres professions telles que les achats, les cabinets d’audit et les juristes sont séduits par la plateforme, mais également les comités exécutifs, car elle balaye tout comportement à risque.
Parmi les utilisateurs de BlueFiles, on retient notamment le groupe ORPEA, spécialisé dans la prise en charge de la dépendance : les enjeux du secret médical sont liés la maîtrise des données.
BlueFiles
Découverte du logiciel BlueFiles en vidéo :
Les avantages de BlueFiles
BlueFiles propose deux modes de partage de fichiers sécurisés :
- BlueFiles Transfer, le transfert de fichier sécurisé :
L’identité du collaborateur qui souhaite partager un fichier est vérifiée ;
Le fichier est crypté avant d’être envoyé par lien ;
Le destinataire authentifie son identité numérique ;
Le fichier est décrypté à réception.
- BlueFiles Printer, l’impression au format natif BlueFiles :
- Le fichier est transformé au format .blue via l’imprimante virtuelle BlueFiles Printer ;
- Le fichier est partagé par lien ;
- Le destinataire authentifie son identité numérique avant d’accéder au lien.
- Le fichier est transformé au format .blue via l’imprimante virtuelle BlueFiles Printer ;
Les critères de sécurité :
- Gestion des droits utilisateurs ;
- Chaque personne en entreprise est munie d’une identité numérique (cryptage par certificat personnel) ;
- BlueFiles authentifie les personnes qui ont accès à chaque fichier ;
- Traçabilité des fichiers et des accès totale ;
- Contrôle strict des accès aux serveurs ;
- Hébergement des données en France.
La société éditrice, FORECOMM détient le certificat TRUSTe pour le respect de la confidentialité des données, et le label France Cybersecurity (fonctionnalités et confiance numérique reconnues).
À noter : l’entreprise cliente a le choix d’utiliser le logiciel en ligne (mode SaaS) ou de préférer l’installation sur site (On Premise).
Bynder Orbit : partage et travail collaboratif pour les métiers de la communication
Les utilisateurs de Bynder Orbit
Bynder Orbit est une solution de référence pour les métiers créatifs et les gestionnaires dans le domaine de la communication (chargés de communication, chefs de projets, etc.). En effet, les projets d’envergure nationale ou internationale nécessitent des échanges, du travail collaboratif autour de maquettes... processus de validation obligent.
Parmi les entreprises qui utilisent Bynder Orbit on remarque Spotify, Air France KLM, Lacoste ou encore Pernod-Ricard.
Les agences de communication peuvent par exemple partager tout type de fichier et en donner un accès à leurs clients : documents, fichier image au format .psd ou .jpg, fichier vidéo, fichier audio au format .waw, etc.
Les services marketing et/ou communication chez l’annonceur intégrant toute leur communication en interne peuvent également tout gérer au sein de la plateforme :
- une sélection après un shooting photo,
- un arbitrage sur une maquette vidéo publicitaire à l’étape de post-production,
- la validation d’un visuel promotionnel, etc.
Bynder
Les avantages de Bynder Orbit
Des atouts indéniables pour accélérer la production :
- Les fonctionnalités fluidifient le stockage et l’organisation des fichiers. Filtres, catégories et tagging permettent de retrouver instantanément un fichier via le moteur de recherche ;
- Le partage de fichier s’effectue via un lien personnalisable aux couleurs de sa marque de manière sécurisée et contrôlée pour chaque utilisateur ;
- L’édition de fichier intégrée à la plateforme permet notamment de convertir ou de formater un document ;
- Le travail en équipe sur les projets de création favorise les échanges à distance ;
- Bynder Orbit se connecte avec les applications Adobe Creative Cloud, Slack, Hootsuite, Drupal et Magento pour exploiter les fichiers plus simplement.
Les critères de sécurité :
Les données sont hébergées en Allemagne, la réglementation européenne s’applique donc. Du côté de l’hébergement et du stockage, la solution est certifiée ISO 27001 : 2013. La restauration de sauvegarde à la demande garantit ainsi la pérennité de vos données.
Par ailleurs, Bynder Orbit est conforme aux normes de sécurité HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), une loi américaine qui impose à tous acteurs du secteur médical aux USA de garantir la protection des informations concernant les patients. Février 2018 : Bynder finalise sa mise en conformité pour respecter les exigences de sécurité des données définies par l’industrie de la carte de paiement (PCI-DSS) v3.1.
DiliTrust Data Room : le service de fonds documentaires sécurisé
Les utilisateurs de DiliTrust Data Room
Les utilisateurs de DiliTrust Data Room sont les suivants : les directions de la trésorerie, juridiques ou financières, le contrôle interne, ou encore des interlocuteurs externes comme les banques. En effet, ce sont autant d’acteurs amenés à échanger des informations dans le cadre de FUSAC (fusions et acquisitions), de transactions immobilières, de recherches pharmaceutiques, d’out-licencing de propriété intellectuelle, de levées de fonds, ou de liquidations judiciaires.
Sanofi, Burger King, Safran, Colliers International ou Open Health utilisent la salle de données virtuelle sécurisée DiliTrust Data Room, pour transférer leurs données, partager des fichiers lourds et travailler ensemble à distance sur la concrétisation de leurs projets.
Fait remarquable, le choix de la solution a été décisif dans le rapprochement entre les enseignes Burger King et Quick :
DiliTrust Governance
Découverte du logiciel DiliTrust Data Room en vidéo :
Les avantages de DiliTrust Data Room
Une plateforme de gestion documentaire sécurisée sur toute la ligne :
- Chaque fichier et chaque accès est traçable pour détecter toute diffusion non autorisée ;
- L’administrateur dispose d’une visibilité intégrale : le tableau de bord du logiciel lui détaille chaque connexion et consultation d'un fichier ;
- Chaque utilisateur sécurise son accès par une double authentification (email et SMS) ;
- Le cryptage des données AES 256 : il s’agit du chiffrement AES (Advanced Encryption Standard) utilisé par la NSA pour apposer le sceau «secret défense» ;
- La qualité de l’hébergement (en France) est certifiée par la norme internationale ISO/IEC 27001:2013 : ceci signifie que les données bénéficient d’un très haut niveau d’exigence en matière de sécurité ;
- DiliTrust est sur la liste des prestataires de confiance reconnus par l’ANSSI, Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information en France ;
- Le système (application-serveur) est certifié Qualys Secure Seal : des procédures quotidiennes détectent toute faille de sécurité pour l’éliminer. On note la conformité du système aux exigences de vérification de vulnérabilité du PAIC Visa et AIS, SDP MasterCard, American Express DSS.
LockTransfer : une solution simple et certifiée par l'ANSSI
Les utilisateurs de LockTransfer
De par sa simplicité d’utilisation, LockTransfer (de l’éditeur LockSelf) s’adresse à tout type d’entreprises, et de toutes les tailles. Les responsables de la sécurité informatique apprécient particulièrement la solution. Elle leur offre en effet de la visibilité sur les actions de transferts de documents menées au sein de la société. Mais surtout, LockTransfer permet de prémunir l’entreprise du shadow IT : la DSI a à sa disposition un outil simple d’utilisation afin d’en faciliter l’adoption par les équipes.
Simplicité donc, mais aussi haut niveau de sécurité. La confidentialité des données sensibles ou encore l'hébergement des données en France séduit de nombreuses structures comme les collectivités territoriales, mais aussi de grosses entreprises à l’image de BNP Paribas ou encore de Sogretrel.
LockTransfer
Les avantages de LockTransfer
Partage de fichiers et collaboration simplifiée :
LockTransfer s’intègre parfaitement dans l’environnement de travail des salariés, grâce notamment à l’installation de plug-in sur les suites Office ou Outlook. Ainsi, inutile de vous rendre sur le logiciel pour chiffrer vos pièces jointes : faites-le directement depuis votre boîte mail.
Par ailleurs, cet outil propose une approche data room. En d’autres termes, vous bénéficiez d’espaces sécurisés afin d’échanger des documents avec des parties prenantes externes à votre entreprise. Pour ces dernières, l'accès est gratuit et ne nécessite aucune création de compte.
Haut niveau de sécurité et de confidentialité de la donnée :
- Les transferts de fichiers sont parfaitement sécurisés, grâce à un mot de passe communiqué à votre destinataire par SMS ;
- Les documents sont cryptés au moyen d’un chiffrement AES 256 ;
- Les données sont stockées en France ou, si vous le souhaitez, sur un serveur dédié. Les entreprises ou collectivités disposant de data sensibles sont alors protégées de la réglementation américaine ;
- LockSelf bénéficie d’une certification de l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information), garantie du haut niveau de sécurité de la solution ;
- Le logiciel permet de se prémunir de certains types d’attaques informatiques, de type man-in-the-middle par exemple.
NetExplorer Share : gestion des fichiers sécurisée dans le cloud
Les utilisateurs de NetExplorer
L’intégration parfaite avec les applis de la suite Office 365 de Microsoft et la messagerie Outlook participe au succès de la plateforme collaborative NetExplorer Share auprès d’entreprises de toute taille.
Handicap International, Mr. Bricolage, Brandt, Albin Michel et bpifrance utilisent par exemple la solution web (accessible par internet) pour partager des contenus par navigateur ou par courrier électronique, stocker et collaborer en ligne.
NetExplorer Share
Découverte du logiciel NetExplorer Share en vidéo :
Les avantages de NetExplorer Share
Une sécurité maximale :
- L’éditeur a obtenu les certifications ISO et TRUSTe (confidentialité des données assurée) ;
- Deux de ses datacenters de qualité sont classifiés Tier 3+ et Tier 4 ;
- Vous pouvez restaurer les fichiers jusqu’à 30 jours ;
- La sauvegarde est automatique, avec versionning ;
- Côté paramètres, la gestion des droits et des accès utilisateurs est administrable ;
- Compatibilité de la solution avec tous les systèmes d’exploitation et tous les types d’appareils (mobile, etc.) avec les mêmes conditions de sécurité.
Des fonctionnalités pratiques :
Lorsqu’un collaborateur édite un fichier, ce dernier va s’afficher automatiquement en mode verrouillé pour les autres collègues.
On note également une interface en responsive design qui s’adapte à la taille de l’appareil (tablette, mobile, IOS et Android).
Partagez des fichiers en interne sans limites de taille ou de format. Pour la réception de fichiers, vous êtes alerté par notification email. Le partage de fichiers volumineux en externe se fait via un lien partageable par courrier électronique.
Une assistance remarquable : l’éditeur offre une base de savoir et un support d’une grande aide pour répondre à toute question.
NumSync : des fichiers partagés en 2 clics
Les utilisateurs de NumSync
Cette solution s’adresse à un large public. NumSync s’adapte au volume de données à partager et peut être utilisée en mode SaaS (via des partenaires revendeurs) ou en mode PaaS (plateforme dédiée et personnalisable).
La solution peut également être hébergée sur vos propres serveurs Onpremises ou chez votre hébergeur. Pour exemple, on note que l’actionnaire principal américain de la société Solystic a ordonné l’arrêt de tout l’environnement Google, dont Google Drive au profit de stockage Onpremises.
DriveSolystic a ainsi vu le jour, sur la base de NumSync. Ceci illustre les grandes possibilités et différentes options de la plateforme pro pour télécharger et activer le partage de fichiers lourds, mais aussi l’édition en ligne de documents.
L’éditeur du logiciel NumSync, Numvision, compte parmi ses clients des entreprises telles que France Télévisions, ImAvocats, Centre Immunologie de Marseille, Hopital Nord Ouest, la CFDT, l’éditeur Cégid, l’éditeur Wyplay, etc.
Découverte du logiciel Numsync en vidéo :
Les avantages de NumSync
Téléchargements, transferts et partages sécurisés, en interne comme en externe :
- Les flux de données sont cryptés ;
- Vous gérez les membres, les droits d’accès utilisateurs, les rôles administrateurs ;
- Chaque action d’un utilisateur est tracée dans un historique (archivage des logs possible) ;
- La gestion du data store permet une réversibilité totale des données ;
- L’horodatage de document offre une valeur probante ;
- L’hébergement des fichiers est sécurisé dans un Cloud privé français.
Fonctionnalités pratiques :
Vous conservez l’arborescence bureau conçue sur votre ordinateur dans le cloud (algorithme breveté en janvier 2016).
Vous pouvez également partager un lien public avec un contact extérieur à l’entreprise par e-mail sans que ce dernier soit obligé de disposer d’une licence ou de s’inscrire pour déposer lui aussi des fichiers dans le lien. Il devient extrêmement facile de partager et de consulter un document partagé.
Vous pouvez ainsi donner des autorisations de consultation, téléchargement ou modification/édition avec une limite de temps au sein d’une data-room dont vous maîtrisez le contenu et les accès.
La solution est par ailleurs compatible avec tous les types de systèmes d’exploitation (Windows, Mac, Linux) et bénéficie d’une application mobile native.
oodrive_meeting : solution pour conseils d'administration et comités de direction
Les utilisateurs de oodrive_meeting
Les comités de direction, conseils de surveillance ou d’administration utilisent oodrive_meeting (ex-Boardnox) pour dématérialiser entièrement leurs réunions de gouvernance et partager en direct des documents confidentiels en toute sécurité.
Parmi les entreprises qui font confiance à oodrive_meeting on remarque par exemple BMW, Nestlé, L’Oréal, Danone ou encore Citroën.
Le MEDEF apprécie particulièrement oodrive_meeting, car l’éditeur Oodrive héberge ses données en Europe : la réglementation européenne garantit plus de sécurité et surtout une confidentialité que le Freedom Act américain ne permet pas.
Oodrive
Découverte de la solution oodrive_meeting en vidéo :
Les avantages de oodrive_meeting
Une plateforme de collaboration privée :
oodrive_meeting facilite les réunions de responsables travaillant dans des zones géographiques éloignées en leur offrant un espace de travail collaboratif sur mesure et sécurisé.
Chaque collaborateur dispose de son espace personnalisé, organise ses réunions, trouve facilement un document ou une réunion grâce au moteur de recherche intégré.
Chaque réunion se déroule en respectant la confidentialité intégrale :
- Les documents partagés sont chiffrés ;
- L’organisateur de la réunion gère les droits d’accès à chaque fichier (lecture seule ou modification) ;
- Chaque participant peut renseigner ses annotations privées ;
- L’historique des échanges via le chat est supprimé à la fin de la réunion.
oodrive_meeting révolutionne les usages de la réunion professionnelle à travers de nombreuses fonctionnalités comme par exemple les notifications en temps réel (ajout de documents, modification de réunion) ou un porte-documents accessible hors connexion et synchronisé automatiquement.
Des certifications professionnelles exigeantes :
La liste d’audits et de certifications est impressionnante (SAS 70, TRUSTe, etc.) :
- L’éditeur Oodrive est certifié ISO 27001/2, norme et référence internationale qui garantit la sécurité des serveurs ;
- Oodrive est certifié Cloud Confidence : il est donc à ce titre reconnu pour offrir la plus grande transparence et une haute exigence en matière de protection des données ;
- oodrive_meeting permet de tracer fichiers et accès avec précisions en offrant un procédé de double-authentification et une réversibilité totale des données.
Tableau récapitulatif des logiciels
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Comment partager des fichiers en toute sécurité ?
La sécurité n’est pas utile, elle est indispensable
Les hackers ne font pas de cadeaux : si votre entreprise expose ses données via le partage de documents et l’envoi de fichiers lourds, elle peut exploser en plein vol.
La gestion des risques (Risk Management) impose au DSI d’écarter chaque doute, de réduire à néant chaque possibilité, même infime, et de faire la chasse au shadow IT.
Côté éditeurs, on constate une offre professionnelle très au fait des menaces, avec des réponses sécuritaires très exigeantes, qui garantissent la confidentialité et l’intégrité des données. Les certifications européennes et normes en témoignent.
Les solutions recommandées dans cet article présentent des avantages spécifiques à certains métiers ou secteurs d’activité. Un logiciel professionnel pour effectuer un partage de fichiers sécurisé est devenu vital pour protéger son activité et préserver son patrimoine numérique passé, présent et futur. L’horodatage de document offre par exemple une valeur probante.
L’usage et le bon sens doivent ainsi vous orienter vers le logiciel capable de répondre à vos préoccupations de manière intemporelle.
Signez et archivez vos documents en toute sécurité avec un logiciel dédié
Vous avez choisi, parmi les solutions citées plus haut, un logiciel de partage de fichiers pour faciliter les échanges et la collaboration au sein de votre entreprise. Vous assurez ainsi à vos collaborateurs un transfert d’informations sécurisé.
Remontons plus en amont du processus de traitement d’un document dans votre entreprise : certains de vos documents doivent être signés par une ou plusieurs personnes, en interne ou par des personnes tierces. Comment simplifier cette étape tout en garantissant la confidentialité, la sécurité et l’inaltérabilité de vos données ?
Les logiciels de signature électronique vous permettent d’anticiper cette problématique : vous signez vos documents (contrats, devis, factures, mandats, etc.) en ligne, dans un outil sécurisé qui identifie chaque signataire. Vous n’avez plus besoin d’imprimer, de signer et de numériser vos documents avant de les partager : vous gagnez du temps, tout en accordant une valeur légale à vos documents, conformément à la norme eIDAS. Yousign est la référence française des logiciels de signature électronique. Cet outil vous permet de signer tous vos documents en ligne de manière sécurisée, et de bénéficier d’un archivage certifié.
Article mis à jour, publié initialement en juillet 2018.