[Tutoriel] Comment mieux structurer mon travail d’équipe via une plateforme collaborative ?

En mars 2020, la crise du Covid-19 a obligé des milliers d’entreprises à basculer en télétravail complet. De 7 % de télétravailleurs occasionnels, la France est passée à plus de 30 % de télétravailleurs quotidiens en à peine 5 jours. Un changement qui paraissait totalement impensable pour nombre de dirigeants d’entreprises quelques semaines plus tôt.

Pendant ces deux mois de télétravail forcé, les entreprises ont dû réorganiser leurs projets et apprendre à faire travailler autrement leurs équipes.

Plus que jamais, héberger le travail des équipes sur une plateforme collaborative est désormais une nécessité pour assurer une collaboration agile et flexible, au gré des nombreux imprévus pouvant affecter la vie d’une équipe (salarié retenu à son domicile, grève des transports…). Dans le cadre de ce tutoriel, nous allons voir comment mieux structurer votre travail d’équipe en vous appuyant sur une plateforme collaborative.

Le travail d’équipe : de quoi parle-t-on ?

Le travail d’équipe est le fait de réunir les efforts de plusieurs personnes, en vue d’accomplir un but commun. Le plus souvent, quelqu’un est chargé de diriger le travail des contributeurs afin de s’assurer de l’atteinte des objectifs et du respect des délais. Un chef d’équipe qui sera, selon les cas, le manager hiérarchique ou un « simple » chef de projet.

Cependant (et c’est de plus en plus fréquent), une équipe ne travaille pas toujours dans une même unité de temps et d’espace. Les membres de l’équipe sont parfois dispersés sur plusieurs sites géographiques (donc à distance), parfois sur différents fuseaux horaires. La coordination des tâches et la communication seront à ce titre une des clés.

Les bonnes pratiques pour travailler en équipe

Pour qu’il soit efficace, le travail d’équipe suppose d’adresser simultanément plusieurs défis.

Soigner la communication

Chacun le sait : dans le travail à plusieurs, à distance comme en présentiel, la qualité du relationnel (et donc de la communication) est capitale. Soigner la communication, c’est notamment :

• Encourager les échanges « gratuits » (l’informel hors réunions), pour renforcer les liens,
• Encourager l’humour, pour dédramatiser face aux obstacles rencontrés,
• Inciter chacun à s’exprimer (poser des questions, exposer des doutes, partager des suggestions…), afin d’éviter les non-dits et de favoriser le feedback,
• S’adresser la parole toujours avec respect, malgré les éventuels désaccords,
• Savoir s’écouter,
• …

Le management aura une responsabilité déterminante dans la qualité de cette communication. De lui dépend l’instauration d’un climat positif et bienveillant au sein de l’équipe.

Faciliter l’accès à l’information

On remarque parfois à quel point le manque d’information, ou une information erronée, peuvent avoir un impact sur la prise de décision et donc sur le résultat du travail collectif. L’accès à l’information doit donc être garanti. Trois dimensions sont à prendre en compte :

• Capitaliser : dans la mesure du possible, la première bonne pratique est de centraliser toute l’information/la documentation en un seul endroit.
• Gérer les droits d’accès : parfois, l’accès à certaines informations doit être restreint, mais cela doit faire figure d’exception ; l’accessibilité doit être la règle.
• Faciliter la recherche : un moteur de recherche performant doit permettre de retrouver toute information, tout document ou tout dossier, en quelques secondes.

Comme l’expliquait le sociologue Alfred Sauvy : « bien informés, les hommes sont des citoyens ; mal informés, ils deviennent des sujets ». Faites de vos équipiers des citoyens !

Favoriser l’autonomie et l’action

Le troisième défi est de véhiculer au sein de l’équipe une culture d’autonomie et d’implication, tournée vers l’action. Ce qui suppose préalablement de :

• Clarifier (et rappeler régulièrement) les attendus : chaque équipier a besoin de savoir ce qu’on attend de lui, quels sont ses objectifs, dans quels délais, sur quels critères son action est évaluée, etc.
• Expliciter les différents rôles : détailler les missions de chacun et les liens d’interdépendance pour énoncer qui fait quoi (au sein d’un référentiel par exemple).
• Offrir de la lisibilité sur l’organisation du travail et le fonctionnement de l’équipe (ou du projet), pour permettre à chacun de se situer et d’identifier sa contribution.

En clair, il faut viser à transformer les collaborateurs en acteurs. Favoriser l’autonomie, c’est encourager la prise d’initiative, l’audace et l’effort personnel. Au profit de toute l’équipe.

Abolir les frontières du temps et de l’espace

Tous les membres de votre équipe n’ont pas le même rythme de travail ni les mêmes contraintes personnelles. Certains sont plutôt « du matin », d’autres plutôt « du soir » ; certains doivent gérer leurs enfants le matin, d’autres après la journée d’école. Par conséquent, vous auriez tort de trop vouloir les contraindre sur leurs horaires ou leur lieu de travail, alors que ce qui importe est plus leur engagement que leur mode d’organisation.

Alors, comment s’assurer d’un travail d’équipe efficace ? En offrant un environnement responsabilisant et flexible, qui tient en 3 mots : « anytime, anywhere, any device » (pouvoir travailler n’importe quand, de n’importe où et depuis n’importe quel PC, mobile ou tablette). En résumé, favoriser le travail asynchrone et distant, qui offre à chacun la flexibilité dont il a besoin, et évaluer les résultats obtenus. Le salarié peut alors s’organiser comme il le veut pour accomplir sa mission, et concilier en souplesse les contraintes du bureau et celles de sa vie personnelle/familiale.

Instaurer et nourrir la confiance

Une équipe, c’est un ensemble d’individus qui décident de rassembler leurs efforts en vue d’un objectif commun. C’est un pacte basé sur la confiance : à la fois confiance des salariés à l’égard de l’entreprise, confiance des collaborateurs vis-à-vis du management, confiance des collègues entre eux, confiance du manager vis-à-vis de son équipe ; et pour finir la confiance de chacun envers soi-même. Ainsi l’entreprise, par l’intermédiaire de ses dirigeants et de ses managers, va devoir construire et nourrir cette confiance. Hélas, les études récentes sur le désengagement des salariés (par exemple celles de l’institut Gallup) montrent que l’entreprise n’y parvient pas et que la fracture profonde entre l’entreprise et ses salariés ne cesse de s’élargir. La première règle d’or de la confiance, c’est de « dire ce qu’on fait » et « faire ce qu’on a dit » (l’exemplarité). Et la seconde est la transparence (sur l’information partagée, sur les autres projets en cours, sur les résultats obtenus…) ; en effet, c’est un puissant levier d’implication et de responsabilisation, qui nourrit la confiance des équipes.

Choisir les outils adéquats

Pour pouvoir mettre en œuvre une collaboration d’équipe performante au quotidien, vient rapidement la question du choix de l’outil de travail. Car parmi les outils collaboratifs existants, peu présentent l’ensemble de ces garanties en matière de communication, d’accès à l’information, d’autonomie, de flexibilité et de confiance. Cette dernière décennie a été celle de l’émergence des plateformes collaboratives (parmi lesquelles Teams, Slack, Talkspirit, Mattermost…) qu’on désigne de plus en plus par la digital workplace, dans sa forme la plus aboutie. Elles dépassent de loin les potentiels de l’e-mail, qui jusqu’ici était utilisé par tous et pour tous les usages collaboratifs, malgré ses imperfections.

Vous vous demandez comment mieux organiser votre travail d’équipe au moyen d’une plateforme collaborative ? Ce tutoriel illustré par l’utilisation de Talkspirit (plateforme collaborative 100 % made in France, utilisée notamment par Foncia, 20 Minutes ou encore l’Armée de Terre) va vous en donner les clés.

Tutoriel pour organiser le travail de votre équipe avec une plateforme collaborative

Nous l’avons vu précédemment, l’utilisation d’une plateforme collaborative est un moyen efficace d’organiser et de coordonner le travail de son équipe, avec le souci d’en faire une expérience à la fois agréable et efficace.

Voyons à présent comment structurer votre plateforme. Ce tutoriel s’appuie sur le logiciel Talkspirit : une solution complète de communication interne et de collaboration 100 % made in France, qui permet de :

• Renforcer les liens et la proximité entre vos collaborateurs,
• Fluidifier la circulation de l’information et le partage de documents au quotidien,
• Dynamiser la collaboration à plusieurs, en présentiel ou à distance, grâce à un ensemble de fonctionnalités parfaitement intégrées (tchat, visioconférence, groupes…).

Pour illustrer ce tutoriel, mettons-nous dans la peau de Mylène, responsable d’une équipe marketing de 7 personnes dans le domaine des cosmétiques. Depuis peu, l’entreprise de Mylène a décidé de mettre en place le télétravail afin d’offrir une plus grande flexibilité aux collaborateurs. Seulement, depuis ce changement, Mylène a remarqué que son équipe communique beaucoup moins qu’avant et qu’il lui est désormais difficile de suivre l’avancée de ses différents projets. Pour mieux gérer le travail de son équipe à distance, Mylène décide avec l’appui de sa HR Business Partner de se tourner vers le logiciel Talkspirit.

Avant de commencer

Avant toute chose : lors de sa première connexion, Mylène crée un espace de travail pour son équipe sur Talkspirit.

Inviter les collaborateurs

Une fois son compte créé, Mylène invite son équipe sur la plateforme. Elle clique sur l’icône « Administration » en bas à gauche de l’écran, se rend dans la rubrique « Gérer les utilisateurs », puis clique sur le bouton « Inviter ». Pour inviter son équipe, elle sélectionne « Nouveaux utilisateurs membres » (qui ont accès à toute la plateforme). Pour inviter les freelances et les agences qui interviennent sur ses projets, elle sélectionne « Nouveaux utilisateurs guests » (qui ont seulement accès au groupe auquel ils ont été ajoutés). Mylène saisit ensuite les adresses email correspondantes, sélectionne les groupes dans lesquels elle souhaite les inviter, puis clique sur le bouton « Ajouter ». Ils n’ont alors plus qu’à répondre à l’invitation reçue par e-mail.

Les répartir dans des groupes

Mylène souhaite désormais créer un groupe pour discuter des prochains webinaires avec son équipe. Dans l’onglet « Groupes », elle clique sur l’icône en haut à gauche « Créer un groupe », puis renseigne le titre et la thématique du groupe, une courte description ainsi que le niveau de confidentialité souhaité.

Elle active la fonction « créer un salon de tchat dédié » pour discuter avec son équipe en temps réel, puis renseigne les noms des collaborateurs qu’elle souhaite inviter dans son nouveau groupe.

Échanger et réagir via le tchat

Dans l’onglet « Tchat », Mylène clique sur l’icône « Ajouter » en haut à gauche. Elle sélectionne ensuite le nom de Luis, le chargé de marketing digital, avec lequel elle souhaite faire un point aujourd’hui. En quelques secondes, en échangeant des messages instantanés, ils conviennent d’un rendez-vous.

S’éviter des réunions grâce à la visioconférence

Mylène souhaite discuter de l’organisation d’un webinaire avec son équipe. Cependant, plusieurs collaborateurs font du télétravail cette semaine. Elle décide donc d’organiser sa réunion en visioconférence.

Pour démarrer la visioconférence, elle se rend d’abord dans l’onglet « Tchat », puis clique sur le groupe « Webinaires » qu’elle a créé tout à l’heure. Elle clique ensuite sur le bouton « Vidéo conf. » pour inviter son équipe à rejoindre l’appel. Un message est envoyé à l’ensemble du groupe. Il leur suffira de cliquer sur « Rejoindre » pour commencer la réunion.

Suivre les avancées d’un projet via le fil d’actualités

Après avoir discuté des actions à mettre en place pour l’organisation du webinaire, Mylène crée une checklist pour suivre l’avancée des tâches de chacun. Pour cela, elle sélectionne le groupe « Webinaires », puis clique sur le bouton « Créer une nouvelle check-list ». Elle définit le titre de la check-list et ajoute toutes les tâches qui devront être réalisées d’ici deux semaines. Mylène peut ensuite assigner ces tâches aux différents membres de son équipe. Lorsque la tâche sera terminée, il leur suffira de la cocher dans la check-list pour que Mylène soit tenue au courant.

Centraliser les documents dans un espace partagé

Une fois les tâches assignées, Mylène partage un document avec son équipe. Dans le groupe « Webinaires », elle clique sur le bouton « Créer une publication ». Elle ajoute un titre, rédige un court message, puis ajoute son document en pièce jointe. Enfin, elle clique sur « Publier » pour que son équipe y ait accès.

Collaborer sur des documents partagés

Luis vient de publier sur le groupe un article de blog ayant pour but de promouvoir le webinaire. Mylène souhaite vérifier que le contenu est bien conforme à ses attentes. Pour cela, elle ouvre le fichier de Luis directement dans talkspirit et suggère des modifications. Le document est enregistré automatiquement, ce qui permet à l’équipe de voir les changements proposés par Mylène en temps réel.

Rendre l’information accessible

Via le moteur de recherche

Mylène aimerait accéder aux budgets marketing des deux dernières années, mais elle ne sait plus où ils se trouvent. Pour les retrouver rapidement, elle clique sur l’onglet « Fichiers » du fil d’actualité, puis tape « budget » dans la barre de recherche. Les documents qu’elle cherchait apparaissent alors automatiquement dans les résultats.

Via le chatbot Assistant FAQ

Pour rendre les informations encore plus faciles d’accès, Mylène a décidé de paramétrer un chatbot qui peut répondre aux questions des collaborateurs. Ainsi, lorsque les membres de l’équipe ont des questions concernant les processus RH, ils peuvent directement s’adresser au chatbot.

Industrialiser les tâches répétitives (via les intégrations)

Mylène vient de publier plusieurs posts Twitter pour faire la promotion de son webinaire. Elle aimerait être prévenue rapidement à chaque retweet et à chaque mention du nom de son entreprise. Dans l’onglet « Administration », elle sélectionne « Intégrations », puis clique sur « Ajouter » en dessous de l’icône « Twitter ». Elle sélectionne le groupe « Webinaires » pour que son équipe soit tenue au courant, puis se connecte sur son compte Twitter. Une fois authentifiée, elle renseigne les filtres qu’elle souhaite appliquer puis clique sur « Ajouter ». L’équipe de Mylène pourra alors directement voir les tweets et retweets mentionnant l’entreprise ; et ce, sans même ouvrir Twitter !

Les bénéfices observés

Après un mois d’utilisation, Mylène a identifié trois bénéfices principaux à utiliser la plateforme talkspirit :

👉  Faciliter la communication au sein de l’équipe

Les membres de l’équipe échangent plus facilement qu’auparavant grâce au tchat, aux groupes et à la visioconférence. Même si certains travaillent à distance, ils se sentent désormais connectés les uns aux autres. Finis les échanges d’e-mails interminables, l’équipe favorise désormais les échanges en temps réel.

👉  Améliorer l’accès à l’information

Les documents étant désormais centralisés en un seul endroit, les collaborateurs peuvent rapidement trouver les informations dont ils ont besoin en utilisant la recherche intelligente ou le chatbot. Par ailleurs, ils peuvent rester informés des actualités de l’entreprise grâce au fil d’actualités.

👉  Fluidifier le travail d’équipe

Les outils collaboratifs de la plateforme simplifient le travail d’équipe. Les fonctionnalités de gestion de projet et de co-édition de documents permettent de suivre facilement le travail de chacun. Par ailleurs, les intégrations contribuent à centraliser le flux d’informations et augmentent la performance des équipes.

Conclusion

Utiliser une plateforme collaborative permet d’organiser facilement le travail de votre équipe tout en améliorant l’expérience de travail des collaborateurs. En adoptant les bonnes pratiques citées plus haut, vous allez pouvoir fluidifier la communication et faciliter l’accès aux informations importantes.

Cette communication accrue va permettre de mieux valoriser les idées de chacun et de mieux tirer parti des compétences de l’équipe. Grâce à cette plateforme tout-en-un, vous allez non seulement améliorer votre productivité, mais aussi gagner en flexibilité. Que votre équipe travaille à distance ou au bureau, vous pourrez suivre vos projets rapidement en un seul et même endroit. Un gain de temps non négligeable permettant à chacun de mieux se concentrer sur ses tâches essentielles.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.