Libérez votre agenda en optant pour un calendrier partagé en ligne

Vos réunions se chevauchent, votre téléphone ne cesse de sonner, vos courriers électroniques s’entassent dans votre boîte mail… et si vous passiez au calendrier partagé ?

Pour faciliter la communication et l’organisation interne de votre entreprise, ou pour planifier les rendez-vous avec vos clients, l’agenda papier est devenu au fil des ans une solution obsolète. Aujourd’hui, l’utilisation d’un outil de travail en ligne ergonomique et fonctionnel apparaît comme la meilleure solution pour optimiser la gestion de vos activités !

Focus sur notre sélection d'outils en ligne pour simplifier vos agendas partagés. À vous le temps gagné !

Voir tous les logiciels Rendez-vous et organisation

Quel est le meilleur agenda partagé gratuit ?

Vous souhaitez instaurer à moindre coût un calendrier partagé avec vos collaborateurs ? Bonne nouvelle, beaucoup d’options gratuites existent, parfois directement associées à votre adresse email.

Parmi les nombreuses solutions se bousculant sur le marché, telles que Lightning (le module agenda de Thunderbird), nous avons sélectionné quatre incontournables.

Google Agenda dans la suite Google WorkSpace : le plus utilisé

Difficile d’évoquer le sujet du calendrier partagé sans penser de suite à Google Agenda (ou Google Calendar). Il est devenu au fil des temps l’agenda en ligne incontournable… notamment dans le monde de l’entreprise. Rien d’étonnant à cela, lorsque l’on sait que Gmail est le compte mail le plus utilisé au monde, et dépasse désormais les 1,5 milliard d’utilisateurs (source : cnetfrance.fr).

Pratique, l’agenda Google est directement intégré à votre compte Google et votre suite Gmail. Il inclut toutes les fonctionnalités de base que nous pouvons attendre d’un calendrier partagé :

• Son interface est claire et intuitive. Prenez connaissance en un coup d’œil des disponibilités de chacun, puis planifiez en quelques clics vos réunions : vos collaborateurs en sont alors notifiés directement par mail. Ils peuvent également recevoir des rappels afin de s’assurer de ne rien manquer.
• Google Agenda offre aussi la possibilité de créer aisément un nouveau calendrier, des sous-ensembles (comme un groupe pour des réunions régulières) ou de gérer les disponibilités d’une salle de réunion.

Et le calendrier Google compte encore de nombreux atouts ! Le hic ? Il est géré par le géant américain, qui ne se gêne pas d’accéder à vos données personnelles...

Google Workspace

+200 avis

VOIR LE LOGICIEL

Suite complète pour plus de productivité partout

En savoir plus sur Google Workspace

Autres applications de calendrier partagé

aCalendar : pour mobile

aCalendar est une application calendrier Android comprenant toutes les fonctions élémentaires d’un bon agenda partagé :

• les différentes vues,
• les rappels automatiques,
• la gestion de listes de tâches,
• la synchronisation avec un calendrier déjà installé dans votre dispositif, etc.

Ergonomique et personnalisable, cette application mobile séduit les professionnels souvent en déplacement, qui privilégient de ce fait le support smartphone pour travailler. Vous pouvez néanmoins utiliser aCalendar sur PC, moyennant l’installation d’un émulateur, outil permettant de reproduire sur votre ordinateur le fonctionnement d’un autre appareil.

Framagenda : l’éthique

Framagenda est développé par Framasoft, association affichant la vocation de « dégoogliser » internet.

Framagenda propose beaucoup de fonctionnalités, de la création d’événements à la liste de tâches, en passant la synchronisation avec vos autres agendas.

Mais l’intérêt de l’outil réside surtout dans le maintien de la confidentialité de votre data. Avec Framagenda, restez maître de vos données, et choisissez vraiment à qui les afficher.

Le calendrier partagé Outlook Agenda : l’alternative Microsoft

Outlook, créé par Microsoft, reste le principal concurrent de Google en matière de messagerie professionnelle.

Et comme Gmail, Outlook dispose de son application de calendrier partagé : Outlook Agenda. Grâce à ce module, créez des rendez-vous, organisez des réunions, affichez des calendriers de groupe, etc.

Ergonomique, Outlook Agenda permet également d’afficher des calendriers côte à côte ou en mode superposition, et de faciliter ainsi votre organisation et la bascule entre vos agendas professionnels et personnels.

Au final, les fonctionnalités du calendrier Outlook restent sensiblement similaires à celles de Google Calendar. C’est plutôt votre environnement de travail (boîte mail utilisée, emploi de la suite Microsoft, etc.) qui déterminera quel calendrier partagé fera l’objet de votre choix.

Limites des calendriers partagés gratuits

Les calendriers partagés gratuits restent très performants… jusqu’à ce que vous vouliez aller plus loin !

Vous êtes un prestataire de service (coiffeur·se, esthéticien·ne, garagiste, etc.) ou un professionnel de santé et voulez opter pour un système de réservation en ligne ? Votre entreprise souhaite simplifier les processus en recourant à un outil regroupant agenda partagé et fonctionnalités supplémentaires comme le partage de documents ?

En règle générale, les outils gratuits ne disposent pas de ce genre d’options. Mais ne vous inquiétez pas, la sélection de logiciels professionnels qui suit devrait vous intéresser.

Calendrier partagé : notre sélection de 8 logiciels professionnels

Acollab : la plateforme collaborative complète Made in France 

Acollab est une plateforme collaborative française modulaire et simple à prendre en main qui centralise l’ensemble des outils collaboratifs de votre équipe de manière sécurisée. 

Disponible également sur mobile ( Androïd et IOS) via une application intuitive, vous gérez l’ensemble de votre activité n’importe où en profitant de fonctionnalités sur-mesures (tableaux de bords personnalisés, gestion fine des droits d’accès, agenda partagés, GED…). 

Acollab

11 avis

VOIR LE LOGICIEL

Plateforme collaborative Made in France pour TPE/PME

En savoir plus sur Acollab

Le module “agenda partagé” d’Accolab présente plusieurs avantages : 

• un agenda en ligne intuitif et actualisé en temps réel pour vous tenir constamment informé des nouvelles réunions ou événements,
• des notifications automatiques pour informer tous les intervenants des divers événements ajoutés au fil du temps, 
• des rappels personnalisés (segmentés en minutes, heures, jours) pour ne pas oublier des évènements ou des rendez-vous importants,  
• une synchronisation de votre agenda avec Google calendar, 
• la possibilité d’attribuer un caractère confidentiel à un événement, le rendant visible par l’administrateur seulement, etc. 

Tarif : une offre “ACOLLAB” à partir de 5€ HT/utilisateur/mois. Vous bénéficiez d’un essai gratuit de 30 jours sans engagement ni CB requise.

Atolia : plus qu’un calendrier, un véritable outil collaboratif

Vous souhaitez faciliter la communication au sein de votre entreprise et le travail collaboratif à l’aide d’un seul et même logiciel ? Découvrez Atolia.

Disponible en version web, logiciel (MacOS et Windows) et mobile (iOS et Android), Atolia centralise toutes les informations essentielles à votre entreprise. Ainsi, vous n’êtes plus obligé de passer par plusieurs outils comme Google Docs, Slack et Trello.

Atolia

123 avis

VOIR LE LOGICIEL

Espace de travail tout-en-un pour les équipes

En savoir plus sur Atolia

Côté calendrier partagé ? Celui d’Atolia vous fait bénéficier :

• d’un visuel très ergonomique : son système de tri par couleur optimise la vue d’ensemble de vos activités ;
• d’une configuration performante des rappels, afin d’être notifié·e au moment le plus opportun ;
• de la possibilité de synchroniser facilement votre planning avec tous les formats standards du marché (Google Calendar, iCal, etc.).

Tarif : 7 € par mois et par utilisateur, pour un abonnement annuel à la version premium. Notez qu’il existe une variante gratuite d’Atolia. Mais sa version payante, riche de fonctionnalités supplémentaires (agenda partagé, gestion de projet, etc.) et d’un espace de stockage plus conséquent s’avère vite bien plus avantageuse.

ClicRDV : boostez votre business et analysez vos performances

Riche de ses douze années d’expérience et de plus de 20 000 clients, ClicRDV est devenu un acteur incontournable de la prise de rendez-vous en ligne.

ClicRDV

VOIR LE LOGICIEL

Prise de rendez-vous en ligne

En savoir plus sur ClicRDV

Grâce à son agenda en ligne vous :

• gérez facilement votre emploi du temps en temps réel, et offrez une meilleure visibilité à votre clientèle ;
• gérez également les plannings par collaborateur et par point de vente ;
• bénéficiez d’une solution sur-mesure, paramétrable à votre guise ;
• alimentez votre base de données clients et lancez des campagnes SMS ou d’emailing ;
• analysez vos performances à l’aide de statistiques (analyse du chiffre d’affaires par période/collaborateur, du taux d’occupation du point de vente, de l’origine des rendez-vous, etc.), et ciblez mieux vos actions commerciales.

Tarif : 29 € par mois pour la version Basic.

Interstis : la solution collaborative privilégiée du secteur public

Interstis est une solution collaborative française simple à prendre en main qui centralise de manière sécurisée tous les outils collaboratifs indispensables à votre équipe. Grâce à une application mobile intuitive disponible sur Android et iOS, vous gérez votre activité en déplacement, en profitant de fonctionnalités sur-mesure telles que des tableaux de bord personnalisés, une gestion fine des droits d'accès, des agendas partagés, et bien plus encore.

Interstis

174 avis

VOIR LE LOGICIEL

La plateforme collaborative des acteurs responsables

En savoir plus sur Interstis

Utiliser l’agenda collaboratif d’Interstis, c’est pouvoir : 

• synchroniser l’ensemble des événements inscrits sur vos agendas professionnels et personnels,
• choisir l’accès de votre agenda à n’importe quel collaborateur,
• superposer vos agendas avec ceux de vos collaborateurs pour connaître leur disponibilité,
• positionner des rendez-vous récurrents (hebdomadaire ou mensuel) pour gagner du temps, 
• maitriser la confidentialité de votre agenda grâce à différentes options de visibilité. 

Tarifs : 20€ HT par mois par espace. Un essai gratuit est disponible pendant 32 jours. 

Joynit : le calendrier partagé français n°1 dédié aux événements 

Joynit est une plateforme sociale innovante et Made in France qui vous permet d’animer une communauté à travers un calendrier partagé interactif totalement gratuit avec des membres en illimité.

Joynit

4 avis

VOIR LE LOGICIEL

L’agenda et planning partagé n°1 Made in France

En savoir plus sur Joynit

Grâce à son agenda en ligne partagé vous :

• profitez d’une page profil de communauté, d’un planning en ligne et un espace de discussions pour les membres ; 

• bénéficiez d’une gestion des membres sécurisée avec 3 niveaux d’accessibilité (publique avec un libre accès, privée avec un accès restreint sur invitation ou à l'aide du code parrainage, ou professionnelle avec accès 100 % contrôlé) ; 

• connectez l’agenda à votre site web en quelques clics et mettez à jour les données automatiquement ; 

• notifiez automatiquement les membres à chaque nouvel événement ouvert posté dans l'agenda partagé, 

• connectez votre calendrier à votre événement et créez des rappels programmés avant l'événement, diffusez des invitations au sein de listes pré-enregistrées, notifiez qu'un nouvel événement a été ajouté au planning, etc. 

Tarif : Une offre gratuite incluant un calendrier partagé illimité et une première offre “Plus” à 9 €/mois.

SimplyBook.me : un calendrier de réservations intuitif et sur mesure

Avec 50 000 clients à travers le monde et plus de 30 millions de réservations traitées, SimplyBook.me est un logiciel de réservation en ligne hautement intuitif qui répond aux besoins les plus exigeants des TPE comme des grands groupes.

SimplyBook.me

+200 avis

VOIR LE LOGICIEL

Système de réservation pour les sociétés de services

En savoir plus sur SimplyBook.me

L’outil vous fait bénéficier de plusieurs fonctionnalités personnalisées :

• Un module de gestion des réservations ultra complet : création de formulaires, programmes de fidélité inclus, synchronisation avec Google Agenda et Outlook, réservations via Facebook et Instagram, scénario d’emails automatiques, système de forfaits et d’abonnements, etc ;
• Un calendrier des réservations dynamique et actualisé en temps réel : gérez toutes vos réservations, paiements et clients dans un seul endroit et consultez, modifiez ou ajoutez des éléments à votre agenda quand vous le souhaitez via l’application de SimplyBook.me ;
• Un module de gestion des ventes efficace et modulaire : les données de vos clients sont automatiquement enregistrées pour que vous puissiez y avoir accès n’importe quand (réservations, coordonnées, historique des échanges, etc) ;
• Une large gamme de systèmes de paiement : acceptez les acomptes et tous les types de paiements de vos clients (PayPal, Stripe, etc).

Tarif : 6,70 €/mois pour la version Basic. Vous pouvez essayer gratuitement la plateforme pendant 14 jours sans CB.

Smart Agenda : l’agenda sur mesure

Smart Agenda présente nombre de fonctionnalités bénéfiques à la fois à votre organisation interne et à la gestion de votre clientèle.

SmartAgenda.fr

VOIR LE LOGICIEL

Gestion complète des rendez-vous en ligne | Made in France

En savoir plus sur SmartAgenda.fr

Des salariés d’EDF font part de leur expérience avec Smart Agenda

Grâce à Smart Agenda :

• partagez votre calendrier avec vos différents services et synchronisez-vous davantage ;
• offrez à vos clients un service de prise de rendez-vous en ligne performant et riche en fonctionnalités, telles que les rappels automatiques par SMS ou le paiement en ligne ;
• bénéficiez d’une intégration facile à votre Wordpress ou autre système d’information grâce à l’API Smart Agenda ;
• paramétrez votre calendrier en fonctions de vos besoins : un conseiller vous aide gratuitement à le configurer en 15 minutes. Par ailleurs, il vous est possible de faire appel aux développeurs de Smart Agenda pour ajouter à l’outil des fonctionnalités spécifiques (webservices, interfaces dédiées, etc.).

Tarif : 39 € par mois pour la version Initial.

vCita : l’outil qui allie calendrier et CRM

Plus qu’un simple calendrier partagé et logiciel de réservation en ligne, l’outil ultra complet, vCita améliore réellement l’expérience client.

vcita Scheduling Software

VOIR LE LOGICIEL

vcita, l'outil de planification de rendez-vous intelligent

En savoir plus sur vcita Scheduling Software

vCita vous permet entre autres :

• de gérer votre planning et vos rendez-vous, tout en restant synchronisé avec votre agenda (Google Calendar, iCal, Microsoft Outlook, etc.) ;
• de recevoir facilement, et à tout moment, vos demandes de rendez-vous depuis votre site internet, votre page Facebook ou votre portail client vCita ;
• de percevoir rapidement les paiements et d’envoyer en quelques secondes vos devis, factures et reçus ;
• d’améliorer la connaissance de vos clients grâce à leur l’historique, et de leur envoyer des campagnes SMS et d’emailing plus ciblées et pertinentes ;
• de permettre à vos clients d’accéder à tout moment à leur page personnelle de manière sécurisée, pour modifier un rendez-vous, payer une facture, etc.

Tarif : 45 $ par mois pour la version business.

Zimbra : le calendrier partagé disponible en open source

La célèbre suite de logiciels collaboratifs Zimbra vous propose deux versions : une version open source et une version network.

Zimbra

1 avis

VOIR LE LOGICIEL

Messagerie en ligne, collaboration et travail à distance

En savoir plus sur Zimbra

Source : oasiswork.fr

L’outil vous propose des fonctionnalités intéressantes, dont un calendrier partagé riche en atouts :

• un calendrier partagé très ergonomique et facile à gérer ;
• le paramétrage d’événements répétitifs entièrement personnalisables ;
• un assistant de planification de groupe qui trouve en quelques secondes l’heure et le lieu optimaux pour vos réunions : suggestion automatique de la prochaine heure et lieu disponibles, prévisualisation en un clic des salles de conférence disponibles à l’heure sélectionnée, etc. ;
• une gestion facilitée des flux et des droits d’accès à plusieurs calendriers ;
• l’ajout de pièces jointes ;
• la possibilité de travailler en mode déconnecté.

Tarif : sur demande : la version network propose des licences dont le coût s’ajuste à votre entreprise et à vos besoins.

Si vous optez pour le mode open source, vous paierez l’hébergement de vos données et l’entretien que cela implique si vous utilisez vos propres serveurs.

Calendrier partagé et réservation en ligne

Vous êtes coiffeur·se, garagiste ou encore médecin et travaillez sur rendez-vous : saviez-vous que certains calendriers partagés proposent une fonctionnalité de réservation en ligne ?

Parce qu’une communication améliorée est aussi importante au sein d’une équipe que pour le consommateur, découvrez les avantages de la réservation en ligne pour vous, comme pour vos clients :

Réservation en ligne : quels avantages pour vous ?

Ne manquez aucune opportunité

Saviez-vous que 40 % des rendez-vous sont pris par le client en dehors des horaires d’ouverture de votre entreprise ?

Nos vies quotidiennes sont de plus en plus remplies, et nous apprécions tous de pouvoir tranquillement booker nos rendez-vous le soir, assis sur notre canapé. Avec la réservation en ligne, ne manquez aucune opportunité. Ne courez plus le risque de perdre un client parce qu’il s’est trouvé dans l’impossibilité de vous contacter pendant vos horaires d’ouverture. Votre planning se remplit en permanence, 7 j/7 et 24 h/24.

Évitez les no-show

Fléau bien connu des prestataires de service, le no-show est une pratique consistant à ne pas se présenter suite à une réservation, sans avoir pris la peine d’annuler en amont.

Avec l’utilisation d’un logiciel de réservation en ligne, assurez-vous que vos clients reçoivent une notification leur rappelant le rendez-vous. Et pour minimiser davantage les risques, il est également possible de mettre en place, au moment de la réservation, un système d’acompte.

Concentrez-vous sur les tâches importantes

Les appels relatifs à la prise de rendez-vous font perdre un temps précieux. De plus, cela implique la présence d’une personne disponible en permanence, ou prête à s’arrêter en plein milieu d’une prestation pour répondre.

Grâce à la prise de rendez-vous en ligne, concentrez-vous sur les tâches à forte valeur ajoutée, et devenez plus productif.

Obtenez une meilleure analyse de votre activité

En analysant le planning de vos rendez-vous plus facilement, vous repérez vos heures de pointe, vos heures creuses, mais également les prestations qui fonctionnent le mieux ou les collaborateurs les plus performants.

Cette vision analytique de vos activités constitue un atout de taille sur lequel vous appuyer pour dégager des axes d’amélioration.

Réservation en ligne : quels avantages pour vos clients ?

Augmentez la satisfaction client

Nous l’avons vu, la réservation en ligne facilite le quotidien des clients. Terminé le temps perdu au téléphone, à patienter quelquefois plusieurs minutes : ils obtiennent un rendez-vous quand ils veulent, peu importe où ils se trouvent.

Améliorez l’expérience client

Les logiciels de réservation en ligne mettent à votre disposition des données clients et historiques intéressants, comme la fréquence des visites dans votre établissement ou les prestations favorites. Fort·e de ses renseignements, vous devenez plus à même de proposer des services davantage personnalisés. Vos clients apprécieront !

➡️ Calendriers partagés et réservation en ligne… vous saisissez désormais tous les enjeux d’un système de planification optimisé. Penchons-nous à présent sur les outils qui vous permettront de devenir un·e pro de l’organisation.

Voir tous les logiciels Rendez-vous et organisation

Ne manquez plus aucun rendez-vous et opportunité business !

Répondre à la fois à vos besoins, à ceux de vos collaborateurs et à ceux de vos clients : telle est la force d’un calendrier partagé.

Au sein de votre entreprise, il perfectionne l’organisation interne et la communication.

Côté client, il améliore l’expérience et multiplie les opportunités business.

Il en résulte un gain de temps et un gain d’argent non négligeables. Le tout grâce à l’emploi de solutions souvent peu coûteuses au regard des bénéfices engendrés, voire gratuites si vous vous contentez d’une utilisation élémentaire de l’outil en interne.

Prêt·e à franchir le pas et à laisser votre bon vieil agenda papier au placard ? Il ne vous reste plus qu’à choisir parmi les logiciels présentés précédemment le plus adapté à vos objectifs, et à profiter pleinement des promesses du calendrier partagé.