Le social learning, ou comment le savoir de chaque collaborateur peut profiter à toute l'entreprise
Aujourd’hui, la plupart des gens, lorsqu’ils rencontrent un problème, font la recherche dans leur moteur de recherche préféré – Google – et consultent les requêtes qui en parlent. L’intelligence collective se structure et s’offre en accès libre à chaque individu. Et si, dans votre entreprise, les collaborateurs pouvaient de la même manière bénéficier du savoir des uns et des autres ? Retrouvez toutes nos astuces sur les réseaux sociaux d'entreprise.
L’intérêt du social learning dans votre entreprise
Les formations présentielles ont leurs limites
Quand un collaborateur rencontre une difficulté dans son travail, il peut en référer au service RH (Ressources Humaines) pour solliciter une formation. Mais s’il s’agit d’une formation présentielle, ce sera difficilement immédiat. Elle sera dans le meilleur des cas programmée. Et il n’est pas certain qu’elle réponde parfaitement au problème rencontré. Dans des cas d’usages propres à l’entreprise, il se peut qu’un intervenant extérieur ne puisse pas apporter de réponse satisfaisante, ou du moins pas d’emblée.
L’e-learning pour personnaliser le contenu
L’e-learning est une bonne solution pour contrer les inconvénients du présentiel. C’est une formation plus immédiate à mettre en œuvre et son contenu est personnalisable. Sur un logiciel comme EasyTeachR de We Are Learning, l’entreprise est à même de créer ses propres modules de formation ou exercices en ligne. L'espace social learning dédié à une formation en ligne permet alors de promouvoir la communauté d'apprentissage à travers des échanges. L’objectif est de proposer à l’apprenant un contexte d’apprentissage au plus près de son environnement de travail quotidien.
Le social learning pour capitaliser sur l’expérience
Les formations en présentiel et en ligne ont du bon. Néanmoins, elles ne tirent pas parti de la communauté de savoirs que forme l’entreprise. Le problème que rencontre le salarié, d’autres avant lui ont pu s’y heurter. Comment l’ont-ils résolu ? Et comment transmettre leur expérience aux suivants ? C’est tout l’intérêt des forums :
- Le premier pose sa question
- Quelqu’un y répond
- Un troisième se pose un jour la même question. Il recherche dans le forum et obtient d’emblée la réponse dont il avait besoin
Lancer un forum utile et riche
Des informations qui arrivent à point nommé
Pour l’entreprise, le bénéfice est réel. Les salariés sont à même de trouver une réponse plus immédiate pour résoudre leurs problèmes. Et le dispositif est une sorte de self-service. Chacun y pioche ce dont il a besoin à l'instant t. Ce qui est souvent plus efficace que de transmettre du contenu trop en amont. Mettons que l’entreprise anticipe et propose une formation en vue de problèmes que pourraient rencontrer les salariés par la suite. Ces derniers ne s’y étant pas encore confrontés par eux-mêmes, ils risquent d’y être peu réceptifs. Et l’effort de formation s’avèrera vain.
Des indices de fiabilité pour corroborer le contenu
L’aspect social du forum en favorise la fiabilité. Les intervenants qui prennent la parole ont conscience qu’ils seront lus par leurs pairs. Réciproquement, les réponses ou commentaires apportés par d’autres peuvent venir compléter ou rectifier les informations échangées. Un dispositif de notations peut servir d’indicateur de fiabilité. Ou, à l’image de Wikipedia, le logiciel peut signaler lorsqu’un contenu n’a pas encore fait l’objet d’une validation par un tiers.
La mécanique du jeu pour favoriser les échanges
Plus le forum engrange de participations, plus il a de réponses à proposer. Si personne ne questionne, ne répond ou ne commente, son utilité sera nulle. Pour encourager les interventions, le gaming – ou gamification – est un excellent levier. L’entreprise peut récompenser les participants les plus actifs, en octroyant des badges virtuels par exemple. Des scores peuvent également être marqués, pour valoriser les performances relatives de chacun et engager une stimulation collective.
La solution pour capitaliser les savoirs dans l’entreprise
Au-delà de l’aspect pratique et opérationnel, le social learning permet de collecter et transmettre les compétences individuelles au sein de l’organisation.
L’importance de la transmission
La plus grande richesse de l’entreprise reste son capital humain : cet ensemble de connaissances et de savoir-faire acquis par les salariés. Leur bonne transmission est un élément clé pour le développement de l’entreprise. Or, les transitions sont difficiles à orchestrer, quel que soit le cas de figure :
- un départ en retraite : afin d'éviter une perte sèche de savoirs pour l’entreprise
- un congé maternité : pour faciliter la formation du remplaçant en lui laissant tous les éléments requis
- un nouveau collaborateur : pour fluidifier la passation avec la personne en poste précédemment
Pour le client ou les interlocuteurs extérieurs, ces couacs font perdre du crédit à l’entreprise s’ils sont visibles.
Des supports plus collaboratifs
Des tutoriels ou « topos » font souvent l’objet d’heures de travail. Concoctés en amont par la personne en partance, ils sont découverts en aval par la personne aux manettes. Ce décalage temporel est loin d’être optimal. Et il est rare que le successeur ose contacter son prédécesseur lorsqu’il rencontre une difficulté. De plus, les procédures peuvent parfois être figées et sans mises à jour régulières. Elles ont été élaborées et transmises de manière unilatérale. Ceux qui l’utilisent sont trop peu encouragés à y contribuer par une annotation, un commentaire…
Les outils du social learning
Fonctionner avec de bons outils collaboratifs est une condition sine qua non pour impulser un social learning performant en entreprise.
La Gestion Electronique des Documents (GED)
Pour rendre le partage des informations plus interactif, votre GED doit être dynamique. Vos collaborateurs doivent pouvoir y échanger de manière contextualisée, pour travailler plus efficacement ensemble. A l’occasion d’une passation, avec un logiciel de gestion documentaire comme Jalios Document System, la possibilité de laisser des annotations sur les documents est bien plus facile que de concocter un document unique et long comme le bras cherchant à tout couvrir.
Le Réseau Social d’Entreprise (RSE)
Le dispositif type forum se traduit en entreprise par un RSE. Il s’agit de centraliser les échanges internes à votre entreprise, voire externes avec les clients et les fournisseurs, au sein d’une plateforme digitale. L'application RSE Jalios Digital Platform est encore plus adaptée à ces méthodes collaboratives et sociales grâce à sa couverture fonctionnelle exceptionnelle. Plus dynamique qu’un intranet, le but est d’encourager les interactions. Cette Digital Workplace fluidifie le fonctionnement collaboratif, et c'est en ce sens que le social learning vient contribuer à l’efficacité individuelle et collective de votre entreprise.
Une entreprise est un vivier de savoirs que le social learning permet de valoriser et pérenniser. Les dispositifs aussi bien RSE que GED sont des outils collaboratifs indispensables pour mobiliser l’intelligence collective au service du développement de votre entreprise.