Le réseau social d’entreprise, un espace collaboratif performant
Qu’est-ce qu’un espace collaboratif pour l’entreprise, précisément ? Qu’est-ce qu’un réseau social d’entreprise ? Quels sont les bénéfices ? Les termes plateforme collaborative et digital workplace sont devenus de tels buzzwords que certains décideurs pragmatiques voient le réseau social d’entreprise comme un gadget. Certains clichés ont encore la vie dure : bavarder avec ses collègues, échanger pour échanger, rassurer l’ego, etc. On perçoit facilement la face visible de l’iceberg, à savoir : les aspects conversationnels et le flux ininterrompu d’informations.
Si la convivialité des outils est bien souvent mise en avant, c’est que des raisons plus profondes motivent l’adoption d’une plateforme de travail collaboratif par tous les membres de votre organisation. C’est grâce à l’organisation collaborative qu’une entreprise devient plus agile, plus rapide, et plus productive.
Il apparaît donc indispensable de définir la vocation des outils de travail collaboratif, d’en préciser les contours, et d’envisager la collaboration comme une nouvelle façon de travailler plus performante. Éclairages.
Définition d’un espace de travail collaboratif
Qu’est-ce qu’un espace collaboratif ?
Un espace collaboratif, ou plus précisément un espace de travail collaboratif prend la forme d’un espace virtuel en ligne :
- Les outils de communication sont centralisés au sein d’une plateforme afin de faciliter la communication.
- Les équipes de l’entreprise peuvent travailler ensemble en ligne et, in fine, la collaboration s’étend à tous les acteurs concernés par l’activité de l’organisation, comme les équipes multisites, les clients ou les partenaires.
- Cet écosystème numérique a pour but de favoriser le travail de groupe à travers le partage de l’information, le transfert des compétences, le partage de documents, la messagerie, etc.
Pourquoi adopter un outil collaboratif en ligne ?
Une entreprise fait d’abord le choix d’adopter une telle plateforme pour changer et améliorer le fonctionnement interne de son organisation : la compétitivité et les usages collaboratifs l’amènent à entamer une transformation numérique en profondeur, la transformation vers l’entreprise digitale.
On parle de réseau social d’entreprise en oubliant parfois qu’un tel système d’information ne doit pas être installé ni utilisé par effet de mode, mais plutôt dans l’optique de structurer une culture du travail collectif, afin que toute l’entreprise en tire profit sur le long terme. C’est ainsi que le terme transformation digitale prend tout son sens.
©️ Nostromo
Le travail en équipe comme avantage concurrentiel
Circulation de l’information et fluidité des échanges
Certaines entreprises, qui fonctionnent encore de manière horizontale, expriment de grandes difficultés à identifier et à mobiliser la ou les bonnes personnes compétentes pour répondre à une question spécifique. Quant à intervenir au bon moment… l’expert, enfin identifié, arrive souvent trop tard, ou n’apporte qu’une partie de la réponse attendue par le client. Le concurrent ne se gêne pas pour faire preuve de plus de réactivité.
Plusieurs raisons expliquent cette habitude datée et contre-productive :
- La question posée nécessite parfois la consultation de plusieurs experts complémentaires, notamment dans les changements initiés par un responsable de l’innovation et du digital, où tous les points de vue sont indispensables pour le bon déroulement d’un projet.
- L’organisation du travail, en silos métiers cloisonnés, isole les équipes qui devraient être logiquement complémentaires, donc en contact permanent.
- De fait, la communication n’est pas fluide dans l’entreprise. Un collaborateur se pose peut-être une question depuis des mois, alors qu’un autre de ses collègues connaît la réponse sur le bout des doigts.
- Les informations ne sont pas centralisées ni partagées avec transparence, ce qui donnerait pourtant un coup de fouet à l’intelligence collective, accélératrice de productivité.
Quid de l’intelligence collective ?
Tel est le secret d’un groupe de travail efficace pour l’entreprise. Accéder rapidement et facilement à l’information, la partager et échanger avec les autres (comme le savoir), devient indispensable : à défaut, le collaborateur ne perçoit que partiellement le contexte d’un sujet et ne peut envisager seul de faire face à une problématique complexe, du fait qu’il est isolé, avec pour seuls moyens et réponses ses compétences propres.
Que faut-il attendre d’un réseau social d’entreprise ?
La collaboration est la raison d’être d’un réseau social d’entreprise : sa mutation le conduit à évoluer en véritable Digital Workplace qui rend les organisations compétitives. Profitons-en d’ailleurs pour traduire dans la langue de Molière le terme Digital Workplace, et apporter la définition la plus parlante possible.
Une Digital Workplace englobe toutes les composantes d’une entreprise digitale pour les faire cohabiter :
- l’organisation attractive pour les collaborateurs,
- les collaborateurs agiles,
- les outils interopérables et la technologie « user centric » (orientée utilisateur),
- la culture et la gouvernance du travail collaboratif.
Une Digital Workplace n’a rien du coin machine à café. User centric et adoptée intuitivement par les utilisateurs, elle représente l’outil indispensable à la productivité quotidienne, qui capitalise l’intelligence collective. Objectif : rester alerte et garder l’avantage concurrentiel.
La finalité d’un tel réseau social d’entreprise est l’adoption de nouvelles méthodes de travail, plus agiles et plus productives. À travers le levier de transformation digitale qu’il représente, l’outil crée de la valeur et sert le développement de l’entreprise dans son ensemble.
Dans ce contexte, Facebook Workplace, calquée sur la version grand public du fameux réseau social, apparaît-elle comme une plateforme qui flatte surtout l’ego ? Si les spécialistes de la communication et du marketing sont plus enclins à faire la différence entre un outil de réseautage personnel et un véritable outil collaboratif orienté productivité, d’autres décideurs ont besoin d’être guidés dans leurs choix.
Pourquoi vos collaborateurs ont-ils besoin d’un outil de collaboration centré sur la fluidité de la communication ? Que va-t-il apporter à votre équipe et à l’entreprise ? Le questionnement est nécessaire : avant d’adopter un espace collaboratif, votre entreprise doit définir ce que cet espace de travail collectif va apporter à ses employés, et comment la communication va être accélérée et fluidifiée.
Rien de mieux pour remporter tous les suffrages au moment du déploiement en interne…
La communication, atout majeur d’une plateforme collaborative
Les nouvelles méthodes de travail en équipe, agiles, portées par les plateformes collaboratives, permettent de relever les nouveaux enjeux de l’entreprise digitalisée avec intelligence :
- Pour devenir agiles, tous les collaborateurs ont besoin d’un espace commun, d’où la notion d’espaces collaboratifs. Le réseau social d’entreprise sert à cela, c’est à dire offrir à vos équipes un accès commun à l’information et la possibilité d’intervenir en temps réel sur cet espace dédié et partagé, dans une logique de collaboration efficiente.
- Préoccupation omniprésente chez les responsables RH, le travail en équipe voit son efficacité améliorée quand les processus métiers sont plus transversaux. Quand on décloisonne les métiers, les interactions entre les équipes s’accélèrent. Elles sont plus réactives, plus productives.
- Un véritable outil collaboratif centralise et restitue notamment toutes les informations qui rythment l’activité de l’entreprise au quotidien.
- Chacun ayant le même niveau d’information, la communication devient donc plus fluide entre tous.
- Plus de réactivité entraîne une hausse de la productivité, c’est une vérité cartésienne.
- Du sentiment de productivité collective naît la motivation. La boucle est bouclée.
Et tout cela, en allégeant vos boîtes email, bien entendu.
Comment choisir son outil collaboratif ?
Conseils pour choisir une plateforme collaborative
Si vous avez des doutes sur l’espace collaboratif à adopter, construisez la liste de vos exigences en puisant l’inspiration ci-après :
- l’ergonomie doit rendre l’interface intuitive pour faciliter l’usage (convivialité, rappelez-vous),
- la plateforme doit pouvoir centraliser tous vos outils pour les connecter entre eux (les connecteurs vous permettent d’utiliser des applications tierces comme Google Drive, Dropbox et même votre outil CRM, conserver la fonction agendas partagés, etc.),
- l’outil collaboratif est ainsi un espace de travail qui facilite l’échange de fichiers, où chacun peut accéder à des documents partagés, avec par exemple des échanges matérialisés par des liens hypertextes,
- l’accès est contrôlé par un administrateur et sécurisé (certains préfèrent l’hébergement en France versus les États-Unis en raison du Patriot Act),
- toutes les informations sont regroupées et accessibles par tous au sein du même espace,
- chacun personnalise son fil d’actualités, en s’abonnant préalablement aux groupes métiers qui le concernent,
- chaque membre de vos équipes doit pouvoir réagir dans le fil de discussion, ce qui facilite les échanges en temps réel,
- l’esprit communautaire doit reposer sur les métiers, non sur les personnalités, et casser les cloisons,
- une messagerie instantanée et un chat doivent permettre d’échanger à tout moment, notamment en mobilité,
- une version de l’espace collaboratif en application mobile est donc inévitable pour les équipes à distance,
- la visioconférence ou vidéoconférence présente un avantage indéniable pour échanger et communiquer en temps réel,
- l’initiateur à l’outil doit se positionner en gestionnaire afin d’inciter les spécialistes à intervenir d’eux-mêmes, spontanément, plutôt que de perdre du temps à les identifier et à solliciter leurs interventions,
- à terme, l’outil collaboratif doit clarifier les processus de décision et de priorisation,
- il doit faciliter la veille au sein du même espace en permettant, par exemple, de disposer des mentions sur les réseaux sociaux, etc.
Un réseau social d’entreprise pour renforcer la collaboration en entreprise
Votre entreprise ne peut pas se reposer sur un simple outil de gestion de projet pour favoriser la communication et l’échange d’informations entre collaborateurs. C’est d’autant plus vrai si elle dispose d’équipes travaillant à distance, réparties sur plusieurs sites. C’est là qu’intervient le réseau social d’entreprise.
Le manager féru de productivité comprend vite où est son intérêt : le mode de travail transversal, interactif et participatif motive et responsabilise les collaborateurs. À toutes fins utiles, rappelons qu’il permet à l’entreprise de conserver son avantage concurrentiel sur le long terme.
Quel RSE choisir ?
👉 Jamespot
Une plateforme collaborative entièrement personnalisable et sécurisée sur le web : voici Jamespot en quelques mots. Cette solution française ne se contente pas de faciliter la circulation de l’information en entreprise, mais elle permet également de capter, d’ordonner et de ne pas perdre des informations.
© Jamespot
Jamespot en quelques points-clés:
- l’identification facilitée des interlocuteurs à privilégier,
- une digital workplace : un environnement de travail unique où connecter des applications pour multiplier les fonctionnalités (gestion de projet, sondages, organisation de réunion, gestion électronique de documents, etc.),
- une équipe réactive et à l’écoute pour toujours répondre aux besoins de ses clients
👉 Netframe
Solution pensée comme un espace de collaboration, Netframe organise et de fédère les collaborateurs autour des ressources de l’entreprise. Cette plateforme complète, qui se double d’un RSE, favorise la synergie entre les équipes, renforce l’engagement des collaborateurs et accélère les processus de travail grâce à une communication efficace. Visibilité, efficacité et créativité : Netframe vous offre la recette gagnante de la productivité.
© Netframe
Netframe en quelques points clés:
- une organisation en groupes de travail intégrant discussions, fils d’activité, espaces documentaires et calendriers partagés, pour un accès direct à l’information,
- la gestion des droits d’accès et la répartition des rôles au sein du réseau,
- la communication et le partage d’informations au cœur des différents modules : gestion de tâches, gestion de projets et gestion de documents,
- une approche incrémentale pour s’adapter à tous les types d’organisations : flexibilité, modularité et facilité d’utilisation.
Netframe.co
👉 TalkSpirit
Vous souhaitez accéder à une solution orientée utilisateur, qui facilite le traitement de l’information dans un environnement complexe ? talkSpirit apparaît alors comme un choix de référence : vos équipes disposent d’un espace collaboratif qui leur permet de traduire leurs échanges en actions.
Car c’est bien là que se trouve la pédale d’accélération digitale de votre business. Un véritable outil collaboratif permet :
- des feedbacks plus rapides,
- la priorisation des actions à mener,
- l’identification des acteurs,
- la gestion des tâches.
L’espace collaboratif au service de la croissance de votre entreprise
Finalement, on peut considérer qu’une entreprise collaborative réussit sa transformation digitale quand toute son organisation devient une véritable plateforme sociale d’intelligence collective.
Mettre en place des outils de collaboration crée du lien entre les salariés. Les connaissances et les données de l’entreprise sont échangées plus facilement au sein des différentes communautés ainsi formées.
Et vous, que mettez-vous en œuvre pour créer un espace collaboratif au sein de votre organisation ?