Devenez plus performant grâce à la signature électronique
Lorsque l’on signe un document, on donne son accord sur son contenu. La signature vous représente, elle est unique. Grâce à la signature électronique, vous pouvez signer et faire signer en ligne tout type de document en lui donnant la même valeur légale qu’avec une signature manuscrite. Les avantages sont clairs pour une entreprise : gain de temps et de productivité, une image moderne et des opportunités d’échanges à l’international.
Pour être recevable, votre signature électronique ou signature numérique doit répondre à un certain nombre de critères :
- Authentification stricte et à distance du signataire (personne physique ou morale)
- Intégrité du document signé
- Irrévocabilité du document
Faire confiance au numérique pour gagner en productivité
L’objectif de prestataires comme CertEurope, société du groupe Oodrive, est de proposer des solutions de partage de fichiers sécurisant les flux dématérialisés. Ces dernières s’intègrent aujourd’hui dans les organisations de toute taille, et de tout type (administration, grands comptes et PME/TPE) qui souhaitent évoluer vers une économie numérique en toute e-confiance. Et ces solutions présentent des avantages non négligeables pour les entreprises en quête de modernité et d’évolution :
Gains financiers. La signature en ligne permet à une entreprise de réduire ses coûts d’impression, d’affranchissement et de traitement du papier. L'archivage électronique permet également de réduire les coûts liés aux stockages des documents.
Gains de temps. La signature d’un contrat peut représenter plusieurs heures ou jours de process (impression, échanges d’email, etc). La version numérique réduit considérablement ces étapes pour plus d’efficacité dans le traitement des transactions. En prime, elle limite les abandons de processus de vente liés à un traitement trop lourd.
Gains de productivité. L’adoption de la signature électronique ou e signature donne la possibilité de créer des documents, de les archiver et de les signer en quelques clics et en toute sécurité. Plus besoin de se déplacer pour finaliser une transaction. Cette procédure simplifie et rend plus efficace de nombreuses démarches. L’entreprise peut alors se concentrer sur son cœur de métier.
Une nouvelle image. Avoir recours à des outils de dématérialisation donne l’image d’une entreprise porteuse d’innovation, initiatrice de nouvelles tendances et éco-friendly.
Des opportunités d’échanges internationales. La mise de certaines règlementations permet les échanges dans les pays de l’Union Europénne via la signature électronique, valide devant un tribunal européen. Un gain de temps et une valeur légale incontestable au sein de l’UE et des marchés publics.
Une législation en accord avec les nouveaux besoins des entreprises
La loi française autorise ce procédé depuis mars 2000. En juillet 2014, le Conseil de l’Union Européenne a annoncé l’adoption du nouveau règlement eIDAS (Electronic identification and trust services), sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur.
Ce règlement sera mis en application dès le 1er juillet 2016. La signature électronique sera alors officiellement reconnue à l’échelle européenne. Cela représente un tournant majeur dans la transition des entreprises au 100% numérique. L’arrivée du règlement eIDAS confère de réels bénéfices pour les organisations qui peuvent traiter très simplement les transactions numériques émises par leurs clients de façon rapide et sûre. Les entreprises vont pouvoir améliorer leur quotidien et se tourner vers un business model plus éco-responsable et plus moderne.
Bien choisir son Tiers de Confiance
Lorsque l’on aborde les sujets liés à la dématérialisation – donc de la signature électronique – il y a un élément primordial à prendre en compte : le Tiers de Confiance. Pour avoir la même valeur légale qu’un document papier, un document signé électroniquement doit reposer sur un certificat électronique, une carte d’identité numérique qui garantit l’identité du signataire (authentification) et l’intégrité du document. Les certificats électroniques sont délivrés par des Tiers de Confiance comme CertEurope (groupe Oodrive) qui réalise chaque étape de la signature selon les normes juridiques et textes réglementaires en vigueur.
Grâce à des outils comme oodrive_sign, signez et faites signer par vos clients et prospects des documents électroniques en leur conférant une valeur probante. Le module de signature électronique, en mode SaaS ou cloud, s’intègre facilement à vos sites et plateformes et s’utilise très simplement. Déployé en gamme, il répond aux besoins de chaque marché et de chaque type de transaction.
Avant de choisir votre prestataire, il est important d’évaluer si tous les critères nécessaires à la bonne mise en œuvre de votre projet sont réunis :
- Un service complet : accompagnement tout au long du projet, un déploiement simple et rapide, un support technique réactif, des conseils juridiques pertinents
- Adaptabilité : une gamme de produits adaptés à vos besoins, une intégration facile avec vos applications, une personnalisation graphique et technique.
- Des solutions certifiées : Tiers de Confiance, conformité RGS (Référentiel général de sécurité), audit annuel par LSTI, etc.