Parapheur électronique : l’outil incontournable pour valider vos documents en un clic
La crise sanitaire a modifié plusieurs choses dans notre quotidien, tout particulièrement notre façon de travailler. Ainsi, le distanciel a entraîné des problématiques dans le monde du télétravail : comment signer des documents à distance, et surtout comment s’assurer de leur validité ?
Les logiciels de signature électronique et parapheurs électroniques ont été la solution à ce problème. Ces outils intelligents et efficaces permettent de digitaliser et d’accélérer vos processus de décision. Et ce, en intégrant la signature électronique sur tous vos documents et types de contrats.
La dématérialisation a donc véritablement révolutionné le monde professionnel : suppression des envois postaux et diminution des risques de pertes ou d’erreurs dans les contenus de vos documents, notamment de vos contrats. Ces plateformes sont devenues des indispensables pour les dirigeants d’aujourd’hui.
Mais alors, qu’est-ce qu’un parapheur électronique ? Dans quel cadre est-il utilisé et quels sont ses avantages pour l’entreprise ? Enfin, quels outils sont utilisés pour l’optimiser ? Réponses dans cet article.
Qu’est-ce qu’un parapheur électronique ?
Définition
Un parapheur électronique, également appelé e-parapheur ou parapheur numérique, est un logiciel qui permet de valider un document électronique suivant un circuit avant sa signature électronique.
Il permet aux organisations de valider et de signer de manière totalement dématérialisée un document. Et ce, tout en garantissant la même valeur légale qu’un original papier.
Quel que soit le département d’entreprise dans lequel vous travaillez, le parapheur électronique est une solution adaptable à tous les types de documents :
- contrats signés électroniquement,
- factures numériques,
- bons de commande dématérialisés,
- documents administratifs, etc.
Comment fonctionne un parapheur électronique ?
Un parapheur électronique fonctionne en 8 étapes bien distinctes :
- création d’un objet « document », soit par import manuel, soit en sortie d’un logiciel produisant ce document,
- définition de métadonnées pour l’objet en question,
- choix et paramétrage d’un circuit de validation et de signature(s) électronique(s),
- envoi dans ce circuit et notification des intervenants présents dans le circuit,
- validation ou refus,
- suivi permanent de l’état d’avancement et accès à l’historique de traitement,
- signature électronique, grâce à un certificat électronique,
- stockage de l’objet « document » ou export vers un autre logiciel
Pourquoi utiliser un parapheur électronique ?
Assurer la confidentialité et la traçabilité des échanges
Un parapheur électronique permet de sécuriser le stockage et l’utilisation des documents puisqu’il intègre les contrats numérisés au sein d’une chaîne de validation entièrement dématérialisée. Ces circuits sont sécurisés, ce qui ne donne pas la possibilité à tout le monde d’y accéder.
💡 Toutes les actions effectuées par les utilisateurs sur le document sont enregistrées : modification, envoi, signature… ce qui permet la traçabilité des échanges. Vous avez accès à l’historique complet du processus de validation, ce qui vous donne une vision globale et complète sur le cycle de vie des documents.
👉 Cette traçabilité peut également constituer une « preuve » en cas de problème administratif ou de litige.
Profiter d’un outil performant en temps réel
Un parapheur électronique représente votre outil de validation et de circulation des documents numériques. Il est connecté à l’ensemble de vos applications et il est accessible par l’ensemble de vos services.
👉 Ainsi, chaque utilisateur peut suivre en temps réel le parcours des documents qui lui sont propres en fonction de sa fonction et de ses tâches.
Un paragraphe électronique représente donc une véritable aubaine pour les entreprises qui pourront suivre, créer, modifier, valider et signer l’ensemble de leurs documents sur une seule et même plateforme.
💡 Un parapheur électronique permet, sur le long terme, d’optimiser votre processus de décision. Il vous apporte ainsi, une meilleure réactivité et efficacité durant le traitement de vos processus documentaires.
Gagner en productivité et réduire ses coûts
Un parapheur électronique est accessible en ligne à l’aide d’une simple connexion internet. Il vous est donc possible de valider, suivre et signer vos documents n’importe où et à tout moment. De plus, cette accessibilité est diverse : tablette, ordinateur, smartphone… l’information est favorisée au maximum.
👉 Cet avantage est un véritable levier de performance et de productivité pour vous ainsi que vos équipes qui peuvent, de ce fait, accélérer les processus de traitement.
De plus, l’utilisation d’un parapheur électronique vous permet de réduire vos coûts en diminuant tous les frais liés à l’utilisation de papiers, d’envois postaux, etc.
Quels outils adopter ? Exemples de logiciels
Pour parapher un document, vous avez le choix entre des logiciels de signature électronique et des parapheurs électroniques.
Un logiciel de signature électronique vous permet de transmettre électroniquement et rapidement vos documents et pièces justificatives en quelques secondes, sans aucun risque lié à la sécurité des données.
En effet, grâce à une forte authentification et à un archivage à valeur probante, les logiciels de signature électronique sont une véritable révolution dans l’automatisation et la dématérialisation des documents.
🛠 Le parapheur électronique de Lex Persona en est un très bon exemple. Cet outil facile d’utilisation et ultra rapide à prendre en main permet de dématérialiser vos processus de validation et de signature documentaires en quelques clics. Le plus ? Vous bénéficiez d’un horodatage qualifié eIDAS qui garantit l’intégrité du document.
💡 Bon à savoir : un logiciel de signature électronique peut se substituer à l’utilisation d’un parapheur électronique. En effet, lorsqu’une signature électronique est apposée à un seul endroit du document, elle garantit l’intégrité de toutes les pages de celui-ci.
🛠 Ainsi, vous pouvez vous tourner en toute confiance vers la plateforme 100 % en ligne Universign pour signer vos documents électroniques en toute simplicité et garantir leur intégrité. Son service d’horodatage qualifié selon le règlement eIDAS permet d’attester le moment précis de la signature et de chiffrer le document pour qu’il ne puisse plus être modifié.
On résume 📝
Pour valider vos contrats et documents au format numérique, un parapheur électronique peut être remplacé en toute confiance par un logiciel de signature électronique. En effet, ces outils assurent l’intégrité de toutes les pages du document, par le simple fait de le signer électroniquement. Un gain de temps évident quand vous devez régulièrement signer et parapher des contrats de plusieurs dizaines de pages, n’est-ce pas ? 😉
Pour récapituler, voici un aperçu de tous avantages que vous offre la mise en place d’un logiciel de signature électronique et de parapheur électronique au sein de votre entreprise :
- la rapidité de traitement et la diffusion de vos documents sous format électronique,
- la dématérialisation fiscale en accord avec la directive européenne,
- un archivage électronique garanti et des documents signés électroniquement,
- la sécurisation de vos échanges par voie électronique,
- des processus d’échange de données simplifiés,
- une approche RSE bénéfique pour l’entreprise et son image de marque, etc.
Si vous souhaitez aller plus loin, n’hésitez pas à consulter notre comparatif des meilleurs logiciels de signature électronique.
Il ne vous reste plus qu’à évaluer les différentes options pour choisir votre futur outil !