Stop à la paperasse, l'archivage numérique est votre sauveur !
La gestion des documents (GED) est essentielle pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Vos équipes et vous-même devenez rapidement débordés si votre paperasse n’est pas organisée comme il faut, ou que vos collaborateurs en font un mauvais usage. 🆘
Heureusement, il existe de nombreuses solutions et outils pour vous aider à créer un processus de traitement de données efficace et sécurisé : l’archivage numérique.
Le système d’archivage électronique (SAE) améliore l’accès à l’information, réduit les coûts d’exploitation, diminue les risques de fuites de données en plus d’améliorer votre productivité.
Aujourd’hui, on vous explique comment créer facilement votre archivage numérique de A à Z ! 👇
Comment faire de l'archivage numérique ?
Étape n° 1 : définissez les supports et formats au sein de votre entreprise
Différents supports existent pour mettre en place un archivage numérique au sein de votre entreprise :
- clé USB,
- disque dur interne ou externe,
- CD ou DVD, etc.
☝️ Notez néanmoins que ces supports ne sont pas adaptés si vous recherchez des outils qui gardent vos données en sécurité. Confidentialité, obsolescence de la clé USB sont autant d’arguments pour vous déconseiller ces options.
Dans ce cas, vers quoi vous tourner ?
L’archivage numérique en ligne est une bonne solution (Cloud). Ce système présente de nombreux atouts :
- ✅ une grande capacité de stockage,
- ✅ une longue durée de vie,
- ✅ une sécurité renforcée,
- ✅ une accessibilité constante.
Étape n° 2 : constituez une équipe projet
Lorsque votre hiérarchie a décidé du support optimal, vous pouvez dès à présent rassembler des collaborateurs au sein d’une équipe projet. L’archivage numérique demande énormément d’organisation et d’assiduité, mais surtout une bonne vision globale de l’entreprise. Les collaborateurs au sein de cette équipe doivent être issus de différents services pour pouvoir identifier facilement les documents nécessaires ou non à chaque service. 🦸♂️
Étape n° 3 : évaluez le système existant et développez une stratégie
Pour être le plus efficace possible et éviter les erreurs passées, évaluez votre système existant.
- Comment sont reçus et archivés les documents ?
- Quelles sont les failles ?
- Quel service demande plus d’attention ?
Ceci est avant tout un travail d’équipe où tous vos collègues de travail seront mis à contribution. Après tout, eux-seuls sont les mieux placés pour vous faire un feedback complet. N’hésitez pas à créer un tableau ou une fiche résumée pour que chacun puisse apporter sa pierre à l’édifice et vous orienter au mieux.
Après avoir analysé ces retours, à vous de faire le meilleur choix possible. Faut-il personnaliser l’archivage numérique en fonction d’un service en particulier ? Quelles sont les mises à jour à apporter ?
Étape n° 4 : identifiez chaque document
Il s’agit certainement de l’étape la moins amusante du processus, mais elle est primordiale pour poser de bonnes bases et développer un archivage numérique de qualité. Le but est d’identifier le type de documents nécessaire et la façon dont ils sont utilisés.
Pour chaque service, faîtes un état des lieux de tous les documents utiles (rien ne doit être laissé au hasard). Il peut tout à fait être question de :
- documents de référence,
- base de données clients avec les fiches client,
- documents personnels,
- formulaire,
- duplicata,
- tableurs,
- etc.
C’est durant cette étape que vous pouvez vous rendre compte des éléments manquants ou au contraire si vous estimez que certains documents n’ont pas leur place et ajoutent de la lourdeur à votre paperasse. N’hésitez pas à vous en débarrasser ! 🗑️
💡 Si vous êtes hésitant, classez vos documents des indispensables au moins essentiels.
Étape n° 5 : choisissez un logiciel adapté
Il existe plusieurs types de logiciels pour vous aider dans votre archivage numérique.
➡️ Les logiciels de gestion documentaire, GED, sont pratiques pour archiver les documents de vos activités quotidiennes. Vous trouverez notamment des fonctionnalités telles que :
- la dématérialisation de document,
- leur indexation,
- leur accès,
- leur modification.
Exemples de GED pour PME 👉
- Mycellia se présente à la fois comme une GED et une plateforme collaborative. Elle s’adresse aux PME ainsi qu’aux collectivités. Bâtie sur des composants open source, elle centralise l’information et automatise la circulation des fichiers, au bénéfice de l’efficacité des entreprises. Vous pouvez donc vous servir de Mycellia pour archiver numériquement vos documents, dans un espace 100 % sécurisé et facilement accessible depuis tous les navigateurs et écrans. La solution simplifie aussi la recherche de ces documents, grâce à sa fonction « full text » (détection dans le texte de termes ou phrases similaires à la requête).
- Citons également Zeendoc, la GED transverse et tout-en-un pensée par les PME pour les PME. Simple, ergonomique et sécurisé, ce logiciel propose une tarification parfaitement adaptée à ce type d’entreprise. Côté fonctionnalités, Zeendoc permet d’archiver facilement vos fichiers numériques, mais aussi vos documents papier après numérisation. La solution se charge ensuite de les classer automatiquement pour vous, selon votre plan d’indexation. Enfin, retrouvez sans difficulté le fichier souhaité à l’aide d’un puissant moteur de recherche fonctionnant par mots-clés.
Exemple de GED pour PME et ETI 👉
Dokmee est une solution GED complète, simple à prendre en main et intuitive, qui accompagne les PME et ETI dans la gestion et l’archivage de leurs documents en leur offrant des fonctions de sécurité, de confidentialité et d’intégrations adaptées. Grâce à Dokmee, vous archivez et gérez tous types de fichiers via une visionneuse intégrée permettant de voir plus de 90 formats et extensions. Et ce n’est pas tout. Vous profitez d’une véritable richesse fonctionnelle de GED : contrôle de version, restriction d’accès complète, gestion de période de rétention, etc.
➡️ Les logiciels de système d’archivage électronique, SAE, parfaits pour :
- la pérennité,
- l’intégrité,
- la confidentialité,
- l’accessibilité.
Le système d’archivage électronique vous permet d’avoir une vision plus large de votre gestion documentaire grâce au suivi et à la traçabilité des documents numériques : historique, rapport journalier, statistiques. 😎
DocuWare est un bon exemple de logiciel GED et Workflows performant. L’outil propose des services complets d’archivage numérique sécurisé et aussi de stockage et de recherche de documents. La solution dispose également des plus hautes certifications : NF552 sur le RGPD et NF203 sur le coffre-fort électronique !
➡️ Les coffres-forts numériques pour stocker vos mots-de-passe en toute sécurité.
Il s’agit d’un outil automatisé qui intègre différentes fonctionnalités, dont le stockage des données importantes pour votre entreprise. La sécurité des dossiers est assurée par des mots de passe et certains de ces documents peuvent être mis à la disposition d’un tiers de confiance, selon le vouloir du détenteur du coffre. 🔒
Découvrez notre liste de coffres-forts numériques !
➡️ Enfin, les logiciels de signature électronique pour attester de l’intégrité d’un document grâce à une signature électronique. Pratique pour connaître la date et l’heure à laquelle elles ont été émises. Et surtout, ça vous fait gagner du temps !
En résumé
L’archivage numérique devient une priorité pour les entreprises. Idéal pour organiser tous vos documents, il est gage d’un environnement de travail sain et sécurisé pour le bien-être de vos collaborateurs ainsi que votre productivité. Créer son propre archivage numérique demande beaucoup d’organisation et de temps, mais nous vous assurons que vous gagnerez en efficacité sur le long terme. Et heureusement, plusieurs logiciels sont disponibles pour vous aider dans cette tâche. 😇