Comment faciliter le passage du papier au digital en entreprise ?
À l’heure où la technologie évolue à un rythme effréné, le passage du papier au digital est devenu une nécessité pour toutes les entreprises qui aspirent à améliorer leur productivité.
En effet, selon une étude de Gartner, les employés passent en moyenne 30 % de leur temps à rechercher des informations dans des documents papier.
Pour faciliter leur transition vers le numérique, investir dans une solution de digitalisation est l’une des solutions les plus simples à mettre en œuvre. C’est ce que nous vous proposons de découvrir ensemble dans la suite de cet article.
Les inconvénients de l’utilisation du papier en entreprise
Rappelons tout d’abord les inconvénients majeurs que présente l’utilisation du papier en entreprise.
Le risque d’erreur et de perte d’informations
L’utilisation du papier en entreprise est directement reliée au risque d’apparition d’erreurs et de perte d’informations cruciales.
Les données manuscrites peuvent être sujettes à des interprétations erronées, entraînant des erreurs coûteuses pour l’entreprise. La perte de certains documents papier peut également entraîner une perte de temps assez importante pour les employés d’une entreprise.
Le problème de stockage des données
Au fil des ans, les documents papier ont tendance à s’accumuler. Cette problématique oblige les entreprises à disposer de locaux et de bureaux assez conséquents pour être en mesure de stocker l’ensemble de leurs archives.
L’impact environnemental de l’utilisation du papier en entreprise
Près de 40 % de la déforestation mondiale est induite par l’utilisation du papier dans le monde de l’entreprise.
Faire le choix du passage du papier au digital permet aux entreprises de s’inscrire dans une démarche environnementale réelle et favorise ainsi leur image de marque auprès de leur cible.
Pourquoi choisir une solution de digitalisation pour améliorer la productivité et l’efficacité de ses équipes ?
Utiliser une solution de digitalisation, comme Kizeo Forms, est une solution pertinente pour faciliter la transition du papier au digital.
Simplifier la collecte de données sur le terrain
Les équipes terrain sont souvent amenées à collecter des données lors de leurs interventions. Or, comme nous l’avons mentionné précédemment, l’utilisation du papier dans ce cas de figure peut vite devenir problématique : informations illisibles, détérioration du document, perte des formulaires, etc.
L’utilisation d’une solution de digitalisation est ici une solution de premier choix pour récolter les données de manière claire et sécurisée.
Optimiser le traitement des informations
Pour simplifier les tâches quotidiennes des équipes terrain, les solutions de digitalisation permettent de configurer les formulaires utilisés au quotidien par l’entreprise.
Cela permet aux entreprises de s’assurer que les données collectées sont précises et répondent bien à leur niveau d’exigence, tout en réduisant les risques d’erreurs de saisie ou de manipulation des données.
Améliorer l’accès aux données
L’ensemble des données collectées par une solution de digitalisation sont stockées sur un Cloud, accessible à partir de n’importe quel appareil doté d’une connexion à Internet.
Cette fonctionnalité permet aux employés de consulter l’ensemble des informations dont ils peuvent avoir besoin au quotidien en toute simplicité (réunions clients, chantiers de construction, etc.).
Optimiser le stockage et la conservation des informations dans la durée
Une solution de digitalisation répond aussi à la problématique de stockage des documents papier que nous avons précédemment mentionnée.
Grâce au Cloud, les entreprises n’ont ainsi plus à se soucier de l’espace à allouer au stockage des documents papier
Sécuriser les données et des informations
Les données collectées et stockées sur le Cloud ne sont accessibles que pour les employés ayant accès à la solution de digitalisation.
Cet aspect pratique assure une protection des données et des informations confidentielles de l’entreprise, en accord avec les règles RGPD.
Améliorer la relation avec la clientèle
Une solution de digitalisation permet également de transmettre de manière rapide et efficace les informations nécessaires au client.
Les équipes terrain sont aussi en mesure de faire signer directement les documents importants aux clients, via l’application mobile. Les transferts d’informations et de documents se voient facilités grâce au digital, ce qui permet d’améliorer de manière significative la relation d’une entreprise avec sa clientèle.
Faciliter l’édition de devis, bons de commande et factures
Si une solution de digitalisation est un outil de premier choix pour les équipes terrain, elle peut aussi être un atout important pour faciliter la gestion globale d’une entreprise au quotidien.
Les fonctionnalités dédiées à l’édition et l’envoi de devis, de bons de commande ou de factures permettent non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de réduire à la fois l’empreinte carbone de l’entreprise et les coûts engagés dans l’utilisation du papier au quotidien.
Né avec la passion de l’interaction humaine, ma carrière a toujours été centrée sur le service à la clientèle. Le globe-trotter en moi a exploré diverses cultures, apportant une dimension internationale à mon expertise. Partout où je suis allé, mon objectif a toujours été le même : placer le client au cœur de chaque action. Mon parcours chez Kizeo a commencé en tant que Chargé de Support, une position qui m’a permis de comprendre les besoins des clients sur le bout des doigts. Avec le temps, mon dévouement pour l’excellence relationnelle m’a propulsé au poste de Directeur du Service Clients. Aujourd’hui, je continue à prôner cette excellence, guidant mon équipe vers le même objectif.