Les 12 expertises à exiger de son intégrateur Zimbra

N’est pas intégrateur de la messagerie collaborative open source Zimbra qui veut. L’entreprise cliente, la PME, et en particulier son DSI, cherchent en toute légitimité un partenaire de confiance.

La véritable valeur ajoutée d’un intégrateur spécialiste se traduit par une utilisation de la messagerie professionnelle réfléchie en amont, pour un déploiement qui répond à l’usage.

Pour envisager la collaboration, il faut se faire accompagner par une solide expertise en solutions d’intégration en mode hébergé cloud. Mais pas que : examinons "le contrat de confiance" idéal.

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Expertise n°1 : analyser la problématique en amont

Si votre intégrateur dit amen à tous vos désirs et fonce tête baissée avec une solution dans le cloud prête à l’emploi sous le coude, c’est très mauvais signe. Fuyez !

Le premier réflexe d’une entreprise experte en intégration Zimbra est de réfléchir avant d’agir, et de vous poser les questions suivantes :

• Qui êtes-vous ?
• Qu’attendez-vous ?
• Quels sont vos besoins ?
• Quelles sont les difficultés rencontrées par le DSI ?

Cette entreprise fournit des services, donc du conseil, et aborde notamment la question de l’hébergement en amont d’un projet, plutôt qu’en fin.

Autre signe distinctif de cette capacité d’analyse : savoir dire non quand la réponse n’est pas envisageable. Il faut savoir définir un "périmètre raisonnable" pour apporter une solution fiable et pérenne pour l’entreprise cliente et ses utilisateurs.

Expertise n°2 : respecter votre budget

Si vous ne savez pas décoder les astuces de filous pour vous faire dépenser toujours plus, voici quelques avantages que vous pouvez facilement obtenir pour préserver votre rentabilité :

• le tarif tout inclus avec le stockage (selon le quota alloué), le support, la sauvegarde, et les licences pour les mobiles, sans sur facturation ni de coûts cachés,
• l’impossibilité de dépasser votre quota sciemment,
• la liberté de répartir un quota différemment selon chaque compte (clients multi comptes).

Expertise n°3 : s’engager sur un périmètre défini

Ça change des hébergeurs de masse où tout est automatisé

Source : un DSI anonyme et zen

Expertise n°4 : maîtriser la migration de comptes

Il est toujours utile de le rappeler : votre intégrateur doit maîtriser la migration de comptes mails et justifier d’une expérience éprouvée afin de vous préserver de tous les effets négatifs co-latéraux comme les perturbations, les retours en arrière, bref toutes les sources de désagrément pour vos utilisateurs.

Il vous proposera un planning qu’il respectera bien entendu, grâce à une méthodologie d’actions qu’il vous aura préalablement expliqué. Cet intégrateur est aussi capable de s’engager sur le Zéro perte de message, avec un basculement le jour J. Bien entendu.

Expertise n°5 : assurer un haut niveau de fiabilité

Pour réussir l’intégration de la messagerie collaborative Zimbra et tenir la route sur de longues distances, le DSI exige d’emblée un hébergeur professionnel expérimenté de longue date.

Et comme sa quiétude est d’une grande valeur, on lui offre des éléments de réassurance très apaisants tels que :

• le monitoring de l'infrastructure en temps réel,
• une supervision 24h sur 24 et 7 jours sur 7 par l'équipe technique,
• plusieurs Data centers principaux de proximité (Infrastructure principale et stockage),
• plusieurs Data centers secours et interconnexion télécoms,
• des tests permanents et en temps réel de la permanence du service.

Expertise n°6 : résoudre les problèmes de sécurité

Lorsqu’une PME a un problème de sécurité qu’elle ne sait pas traduire en solution technique, elle doit pouvoir compter sur son partenaire à minima sur tous les points suivants :

• anti-virus,
• anti spam,
• anti-phishing,
• surveillance en temps réel,
• filtrage par pare-feu en entrée et filtrage en sortie.

Et si votre fournisseur de solutions open source sur-mesure vous préconise des méthodes et des comportements à adopter pour limiter la conduite à risques, c’est encore mieux.

Expertise n°7 : adopter un comportement éco-responsable

Vous voulez des gigas en plus ? C’est toujours possible : mais avez-vous pensé à trier et séparer les informations vives des données qui ne sont plus utilisées, à archiver, et stocker sur un disque externe ces informations, comme les informations administrateurs, la redondance d’info, etc. ?

Réduire la taille des images peut également impacter positivement votre empreinte écologique A l’inverse, chaque giga supplémentaire entraîne une nouvelle consommation d’énergie.

A titre d’exemple, un compte de messagerie professionnelle Zimbra hébergé chez Ovea, c’est 137g de CO2 par an, ce qui correspond à 130 heures d’allumage d’un tube fluorescent de 15 w (5,5 jours). Cette démarche d’éco-conception est réalisée en partenariat avec l'ADEME et aboutit à une réduction de l’empreinte carbone d’un compte de messagerie de – 30%.

Expertise n°8 : vous faire tester la solution avant de la déployer

Le vrai partenaire du DSI agit par étape :

• étape 1, on présente le projet au DSI,
• étape 2, il valide la solution en amont en termes de fonctionnement car il connaît les usages,
• étape 3, le DSi nomme des collaborateurs pour effectuer des tests utilisateurs,
• étape 4, votre intégrateur Zimbra lance la phase de test,
• étape 4 bis, votre fournisseur met une plateforme de démonstration à disposition du DSI.
• étape 5, il corrige le tir selon les retours d’expérience avant un déploiement global.

Expertise n°9 : vous accompagner dans la phase d’exploitation

L’hébergement web et la messagerie électronique fonctionnent, tout est livré dans les délais. On se dit au revoir et merci ? Que nenni dit le DSI ! Il faut faire preuve d’accompagnement pendant la phase d’exploitation, on ne laisse pas les utilisateurs dans la panade : l’équipe technique de votre fournisseur s’assure du bon fonctionnement des 2 côtés.

Et si le PDG d’un grand groupe international en déplacement à l’étranger contacte le support car il n’arrive pas à configurer son agenda ou sa messagerie sur son nouvel iPhone, on lui répond et on l’accompagne*. Le DSI fait un transfert de charge : la matrice de responsabilité le dégage et le fidélise.

(*Toute ressemblance avec des situations vécues par Ovea n’est pas fortuite)

Expertise n°10 : être performant

Ça coule de source affirme le DSI ! En clair, et pour continuer à travailler en mode zen avec un serveur de messagerie qui tient la route, il faut pouvoir compter sur :

• une infrastructure haute disponibilité dédiée avec auto réparation,
• un stockage haut de gamme haute fréquence,
• un réseau redondé, très haut débit, multi opérateurs,
• un transit direct (peering) avec des centaines d’opérateurs dans le monde,
• des tests de performance en continu et en temps réel.

Attention à la panne !
L’actualité pointe régulièrement du doigt des faiblesses, comme des pannes récurrentes chez des hébergeurs industriels. Comme dans bien des domaines, ce n’est pas la taille du fournisseur qui compte, mais la qualité et la performance du service...

Expertise n°11 : garantir la réversibilité de vos données

Si un jour vous souhaitez changer d’hébergeur, vous devez pouvoir récupérer l’intégralité de vos données : vérifiez ce point dans votre contrat. Si votre fournisseur a omis ce point, son éthique question réversibilité des données est douteuse : que se passera-t-il si l’un de vos collaborateurs fait une gaffe et efface des messages emails par erreur ?

Votre fournisseur est-il capable de restaurer les données dans la journée ? Peut-on restaurer un seul mail et non toute la journée de travail ?

Expertise n°12 : vous fournir un support client expert

La majorité des intégrateurs Zimbra offrent une bonne infrastructure technique, mais pas forcément l’équipe compétente et capable de soutenir l’activité du DSI en le soulageant d’une charge de travail importante et de soucis à gérer.

Chez Ovea par exemple, l’exigence de haute disponibilité s’applique aussi côté support client : là encore, c’est un engagement de responsabilité défini mutuellement par leur matrice. Le DSI peut dormir sur ses deux oreilles, il s’appuie sur une équipe technique dédiée, très attachée à la notion d’exploitation et de continuité de service.

Et pour éviter les inconvénients techniques, Ovea met tous les atouts de votre côté :

• hébergement en France à Montpellier,
• infrastructure dédiée et réseau en propre,
• surveillance 24/24 7/7 par monitoring,
• respect des règles érigées par la CNIL,
• une équipe d'astreinte.

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Quand le DSI voit la vie en rose

L’avis d’appvizer : si le DSI souhaite vraiment adopter l’état d’esprit que dégage la chanson d’Edith Piaf, il ne doit pas chercher un nom de marque ou un logiciel, mais plutôt un bénéfice utilisateur qui réponde aux besoins et aux usages dans son entreprise.

C’est le meilleur point de départ pour contacter un intégrateur Zimbra : s’il fait preuve d’écoute, de conseil, et démontre ses capacités à contrôler les sources d’ennuis, le DSI peut effectuer son transfert de charges en toute quiétude