Pourquoi travaille-t-on plus efficacement avec une messagerie collaborative ?

La messagerie collaborative est l’élément incontournable d’une entreprise, d’une collectivité ou de toute organisation, dans le sens où il s’agit, de loin, de l’application la plus employée quotidiennement. Aujourd’hui, l’utilisation d’une boîte mail professionnelle dépasse les enjeux classiques du simple échange de courriers électroniques.

Si la messagerie est devenue le moyen universel de communication inter-entreprise (envoi de documents, factures, prise de rdvs,..), les PME et ETI ont besoin d’un service de messagerie autorisant réellement leurs équipes à avancer ensemble efficacement : la messagerie collaborative. Lorsque l’on travaille en coordonnant nos forces, on est immédiatement plus productif, parce que l’on économise ce que l’on a de plus précieux : le temps. Alors quelles sont ces fonctionnalités supplémentaires et quels avantages apportent-elles à votre entreprise ? Passons à une meilleure utilisation de la messagerie !

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Quels sont les enjeux d’une messagerie professionnelle ?

Le courrier électronique classique est un moyen d’échanger de façon quasi instantanée, qui permet de communiquer facilement à distance et sans se poser de question sur l’équipement des destinataires. Mais au niveau professionnel, les équipes de travail ont besoin d’un outil polyvalent, apte à faciliter la participation à un projet commun. C’est pourquoi la messagerie professionnelle s’est transformée en un véritable couteau suisse, au service de l’organisation de l’entreprise : la messagerie collaborative.

Il existe de nombreux serveurs de messagerie, Open Source ou non, installés en interne ou en mode SaaS, mais tous ne proposent pas les mêmes fonctionnalités. Or, ce sont elles qui font la différence. Une messagerie collaborative est un groupware qui offre au personnel d’une même entreprise plusieurs solutions de communication. Il peut s’agir d’une collectivité regroupant différents acteurs, de coworking ou même d’un grand groupe présent à l’international. Mais surtout, cette messagerie mutualisée est aussi le moyen de mettre en commun un maximum de données : les contacts, les agendas, des informations, des fichiers. 

Comment une messagerie collaborative permet de travailler plus efficacement ?

Organiser la migration vers une solution de messagerie collaborative au sein de votre entreprise est un boosteur de productivité. Grâce à la mutualisation des données, chacun est mieux informé. Vos équipes deviennent rapidement plus efficientes et plus réactives. Cette mise en commun des informations est possible grâce à ces cinq outils pratiques et essentiels capables de répondre à vos besoins :

#1 Ces fonctionnalités qui permettent de communiquer 

La communication est un élément vital au sein d’une entreprise. C’est pourquoi il faut la favoriser au maximum, en multipliant les moyens d’échange entre partenaires.

Avec un service de messagerie collaborative, l’envoi d’e-mails est simplifié et immédiat. La plupart des offres est doublée d’un canal de conversation instantanée (ou chat), pour discuter en temps réel. Ce type de boîte aux lettres électronique rend aussi possible la délégation de compte mail, pendant les congés d’un collègue par exemple.

#2 Une solution de messagerie pour mieux planifier

Travailler ensemble implique de sans cesse devoir tout coordonner : une réunion, un appel, le déploiement d’un projet… 

Grâce à son agenda mutualisé intégré, votre application de messagerie collaborative vous fait gagner un temps précieux lors de la planification des tâches. Vous pouvez directement consulter les rendez-vous de vos collègues, sur votre PC, tablette ou smartphone, et savoir, sans les déranger, à quel moment ils sont libres. Utilisez également un agenda de ressources partagées, pour réserver en un clic une salle ou un véhicule par exemple.

#3 Accédez aux contacts utiles via votre messagerie mutualisée

Les clients et autres intervenants extérieurs communiquent avec différentes unités de l’entreprise, parfois très peu connectées entre elles. 

Utiliser une messagerie collaborative vous permet de rationaliser la gestion des contacts en mettant en commun différents carnets d’adresses. Aucune longue procédure n’est plus nécessaire entre vos forces de vente et le service client par exemple.

#4 Quelle fonctionnalité pour mieux vous organiser ?

Afin d’optimiser leur temps, les collaborateurs d’une entreprise ont souvent besoin d’une planification simple de leurs tâches.

Choisissez une messagerie mutualisée dotée d’un gestionnaire de tâches directement intégré. Chaque collaborateur gère ainsi mieux son temps et travaille plus facilement en groupe, car les tâches sont visibles dans l’agenda partagé et mises en commun avec les contacts concernés, grâce à des tags.

#5 L’avantage d’un logiciel de groupe pour travailler ensemble

Les membres du personnel participant à un même projet ont sans cesse besoin de partager de gros fichiers, parfois trop lourds pour une messagerie électronique classique.

Des fonctionnalités comme celles proposées par BlueMind vous facilitent la tâche. Vous pouvez joindre un document à un message sans vous préoccuper de son poids : s’il est trop lourd, il est automatiquement hébergé et son lien intégré au mail. Un clic suffit pour accéder ensuite au fichier.

3 critères incontournables pour vous aider à choisir votre groupware

1er critère : l’avantage d’une compatibilité avec Microsoft Outlook

Peut-être utilisez-vous déjà le serveur mail Exchange et recherchez une solution alternative pour votre entreprise ? Vous n’êtes pas les seuls : environ 80 % des professionnels utilisent le client de messagerie Outlook. Et peu souhaitent changer de client afin de ne pas perturber les utilisateurs. Cependant aucune solution de messagerie autre qu’Exchange ne permet d’utiliser Outlook dans son mode de fonctionnement natif évolué (Exchange via MAPI) ni sans plugin...

Une solution émerge enfin : la messagerie collaborative BlueMind a en effet développé un outil révolutionnaire, facilitant le remplacement du serveur Exchange tout en conservant Outlook sans aucun ajout à celui-ci. Ainsi, vos équipes ne sont pas perturbées par le changement d’interface. Si vous attendiez que votre entreprise grossisse avant de migrer, sachez qu’il est conseillé d’effectuer le transfert au plus tôt. Cet outil sera disponible courant 2018.

2e critère : la possibilité d’une solution de messagerie en mode SaaS

Vous vous posez sans doute la question : SaaS ou On Premise ? Le logiciel en tant que service est de plus en plus la solution privilégiée par les entreprises. Les coûts d’installation et d’entretien sont en général réduits et vous avez l’assurance que les mises à jour sont déployées pour l’ensemble de votre personnel informatique.

Dans tous les cas, placez l’accessibilité et la mobilité au centre de vos préoccupations. L’ensemble de vos équipes doit pouvoir accéder à votre solution de messagerie, depuis n’importe où et sur tout type de terminal. 

3e critère : l’avantage d’une application open source souple basée sur des API

Choisir un logiciel libre établi est un critère garant d’un écosystème dynamique et réactif. L’ouverture d’un logiciel de messagerie, brique centrale des communications, permet une grande flexibilité d’intégration dans un système d’information complet.

Aujourd’hui, les API (souvent web-services) sont aussi importantes que les logiciels eux-mêmes. Une messagerie open source comme BlueMind est construite autour d’API pour apporter plus de flexibilité. Vous pouvez l’interconnecter facilement avec d’autres solutions utilisées comme vos logiciels CRM et ERP habituels. Mais aussi, vous pouvez étendre ses fonctionnalités selon vos besoins, grâce à un système de plugins.

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Adoptez un canal de communication au service de votre productivité

Au moment de déployer une nouvelle solution de messagerie collaborative pour votre entreprise, la notion clé devant gouverner, votre choix est la synchronisation. Ce partage instantané des données, des contacts, des agendas et des messages électroniques pallie les défauts de communication entre collègues et se met au service du collectif.

Lorsque vous gagnez en temps et en efficacité grâce aux fonctionnalités de votre système de courrier électronique, vous augmentez votre productivité. Avec un service de messagerie collaborative dont l’interface web est facile à prendre en main comme BlueMind, mais aussi accessible depuis n’importe quel terminal, votre équipe devient fonctionnelle et ne connaît plus de freins à sa mobilité.