5 étapes pour construire votre compte rendu de visite en immobilier ou en construction
Pour la première fois, vous êtes tenu de fournir un rapport de visite, mais vous ne savez pas comment procéder ?
Rassurez-vous : en suivant une méthodologie précise et en utilisant les bons outils, la rédaction des comptes rendus de visite n’aura plus de secret pour vous. Découvrez les enjeux de ce document, nos modèles à télécharger, ainsi que les étapes à suivre pour produire un rapport pertinent. 🤩
Qu’est-ce qu’un compte rendu de visite ?
Il s’agit d’un rapport professionnel rédigé à la suite d’une visite. Celle-ci peut selon l’activité et la mission porter :
- sur des locaux en construction ou en rénovation (maison, usine, magasin, bureau…),
- sur des biens mis en vente ou en location (parfois).
L’objectif d’un compte rendu de visite est de recueillir des données précises et réelles (sur le terrain) et de les retranscrire de façon objective. Faits, chiffres, constatations… ces éléments (et bien d’autres en fonction de l’objet du rapport) sont à consigner. Ils permettent de suivre l’évolution d’un projet, de vérifier sa conformité (par rapport à un cahier des charges par exemple), de faire un retour à un client, de prendre une décision…
Compte rendu de visite en immobilier
En immobilier, le compte rendu de visite découle d’un rendez-vous avec un ou des acheteurs potentiels. L’agent peut faire un rapport oral au vendeur ou lui remettre un document écrit ou numérique appelé “compte rendu” ou “fiche de visite”.
Le compte rendu de visite en immobilier permet :
- d'annoter les commentaires des acheteurs : si les mêmes remarques reviennent très souvent, il peut être intéressant pour le vendeur de trouver une solution ou un argument. Ces commentaires peuvent aussi servir lors des négociations ;
- de comptabiliser les entrevues ;
- de tenir au courant le vendeur du travail effectué par l’agent immobilier (clause contractuelle d’un mandat de vente).
Bien que le compte rendu de visite immobilière retranscrive le ressenti (positif ou négatif) des acquéreurs potentiels, ce document doit rester relativement impartial et neutre. Il est impératif de modérer les propos et d’éviter les termes trop péjoratifs ou mélioratifs. Bien entendu, si une remarque ne découlant pas d’un point subjectif revient systématiquement à chaque visite (pas de chauffage dans le salon, pas de w.c. à l’étage…), elle est à prendre en compte, car elle peut être un réel frein à la vente. 👍
Compte rendu de visite en construction
En construction, le compte rendu de visite a pour but de :
- récapituler l’état d’avancement du chantier (voir si le planning prévisionnel est tenu) ;
- lister les éventuels dysfonctionnements ou retards afin de trouver une solution rapide ;
- contrôler que les normes de sécurité et environnementales sont appliquées.
Il sert de documentation pendant les réunions rassemblant les professionnels engagés, le maître d'œuvre et le client (maître d’ouvrage) et il permet d’assurer une traçabilité sur les phases d’avancement du projet.
Le rapport de visite de chantier doit être élaboré et structuré avec soin et reprend les faits importants relevés à chaque visite.
5 étapes pour créer votre compte rendu de visite
Voici cinq étapes indispensables pour élaborer et rédiger un compte rendu de visite efficace.
Étape n° 1 : prendre des notes pendant la visite
Il est crucial de noter les informations ou les constatations au fur et à mesure pour éviter de les oublier. Les visites, dans l’immobilier comme dans le bâtiment, peuvent durer une à plusieurs heures. Elles s’entrecoupent souvent de discussions ou d’échanges moins formels. Pour être certain de retranscrire les éléments importants, il est préférable de les écrire, plutôt que de compter sur sa mémoire.
Étape n° 2 : filtrer et retranscrire les informations
La seconde étape, post-visite, consiste à trier les données et à les hiérarchiser. Tous les éléments ne sont pas à restituer et à communiquer selon l’objectif de la visite.
Il convient donc d’identifier les informations pertinentes, celles qui jouent un rôle déterminant soit dans la transaction immobilière, soit dans l’avancement du chantier. Puis à vous de les formuler de façon claire et précise.
Étape n° 3 : s'assurer que le contenu est conforme
Une fois le compte rendu rédigé, vérifiez que le contenu est compréhensible, accessible et logique.
Nous vous recommandons :
- de suivre le déroulé chronologique de la visite pour une meilleure lisibilité et restitution ;
- de respecter les codes et les caractéristiques des rapports de votre domaine d’activité (ils diffèrent d’un secteur à l’autre). Forme, mise en page, données, structure… reprenez les composantes et les particularités du compte rendu.
Étape n° 4 : s'équiper d'un logiciel adapté
Pour faciliter ces tâches souvent chronophages et gagner du temps, pensez à vous appuyer sur un outil numérique adapté à votre activité.
🏠 Il existe des logiciels immobiliers pratiques et complets qui servent à la réalisation des différentes missions des agents, des constructeurs et des promoteurs. Ces programmes s’avèrent indispensables pour générer efficacement des rapports personnalisés, pour gérer le cycle de contractualisation (mandats, baux, contrats…) et pour assurer une diffusion automatique d’annonces vers des portails immobiliers.
🏗 Vous trouverez aussi des logiciels de suivi de chantier particulièrement intéressants pour leurs nombreuses fonctionnalités. Ces outils permettent notamment de visualiser l’état d’avancement d’un chantier, d’éditer des rapports et de les partager auprès de tous les intervenants concernés.
Kizeo Forms vous offre les deux ! Véritable plateforme tout-en-un et simple d'utilisation, elle est couplée à une application mobile intuitive qui digitalise l'ensemble de vos interventions terrains via la création de formulaires pré-remplis et personnalisables. Grâce à un module spécialement dédié au suivi de chantier, vous profitez de fonctionnalités automatisées : rapport journalier de chantier, compte rendu de visite avec photos, schémas et géolocalisation, vérification du matériel, etc. Vous profitez également d'un module immobilier pour suivre vos états des lieux : détaillez l’état de chaque pièce et faites signer le locataire directement sur votre mobile ou tablette.
Étape n° 5 : faire valider à un supérieur hiérarchique
Avant d’envoyer votre compte rendu de visite, prenez le temps de le faire lire à un supérieur hiérarchique pour avoir son aval et pour vérifier que le document est bien conforme aux standards de votre profession. Tenez compte de ses remarques et de ses commentaires pour faire évoluer le rapport.
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Pour encore plus de facilité, nous vous avons préparé un modèle prêt à l'emploi téléchargeable gratuitement !
Modèle de compte rendu de visite
TéléchargerCompte rendu de visite : on résume !
Essentiel dans l’immobilier comme dans la construction, le compte rendu de visite remplit différents objectifs. Soit, il justifie le travail d’un professionnel et liste les retours des acheteurs potentiels. Soit, il fait part de l’avancement d’un chantier à un instant T sous différents aspects (prestations, planning, normes de sécurité…).
Pour qu’il soit utile et pertinent, ce rapport doit être élaboré selon une méthodologie et une structure propres à chaque secteur d’activité. Pour automatiser cette tâche, vous pouvez compter sur des logiciels immobiliers ou de suivi de chantier.