Maintenez votre trésorerie en bonne santé avec la situation de travaux

Le BTP fait souvent face à des chantiers qui s’étirent sur la longueur. Et ça, ça pourrait devenir un vrai problème pour les entreprises du secteur, alors contraintes de percevoir la rémunération de leurs prestations qu’à la fin… quand bien même elles ont engagé d’importants frais !

Fort heureusement, il existe une pratique courante : établir une facture d’avancement, de manière à échelonner les paiements selon la situation de travaux.

Mais entre processus, mentions légales ou encore comptabilisation, comment vous y prendre pour éviter que ce procédé ne se transforme en usine à gaz pour vous comme pour votre client ? On vous révèle tout dans cet article.

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Situation de travaux : définition

C’est quoi une situation de travaux ?

Dans le secteur du BTP, la situation de travaux désigne un document émis périodiquement par le professionnel afin de demander le paiement des prestations réalisées jusqu'à une date spécifique.

Les règlements sont alors étalés tout au long de la durée du chantier.

Cette pratique implique :

• de convenir au préalable avec le client de l’échelonnement le plus approprié pour les deux parties, tous les mois ou tous les trimestres par exemple ;
• d’évaluer aux dates prédéfinies où en sont les travaux, quelles tâches ont été effectuées, etc. ;
• d’éditer ensuite le document en bonne et due forme, avec toutes les mentions légales.

💡 Notez qu’on parle également de facture de situation, de facture d’avancement ou encore de facture intermédiaire.

Quelle différence avec la facture d’acompte ?

À la différence de la situation de travaux, émise périodiquement, la facture d’acompte intervient avant même le début des travaux, généralement au moment de la signature du devis.

En somme, la première reflète le travail effectivement accompli, tandis que la seconde anticipe les dépenses à venir.

Exemple de situation de travaux

Pour vous aider à mieux visualiser de quoi il s’agit, voici un exemple de facture de situation 👀 :

À quoi sert la situation de travaux ?

Le principal avantage de la situation de travaux réside dans le fait d’alimenter régulièrement votre trésorerie, sans devoir attendre la fin du chantier… chantier qui s’étale souvent dans le temps ! Par exemple, certains travaux de maçonnerie durent parfois plusieurs mois.

Or, durant cette période, d’importantes sommes sont engagées par l’entreprise : il faut bien payer les salaires de la main-d'œuvre, l’acquisition du matériel nécessaire, les déplacements professionnels, etc. Imaginez alors le déséquilibre en matière de cash si vous ne perceviez votre rémunération qu’à la fin !

☝️ En outre, réaliser la situation de travaux permet d’obtenir une visibilité précise sur l’évolution du chantier dans le temps, notamment sur les tâches réalisées, les ressources utilisées, les coûts engagés, etc.

Comment faire la situation d’un chantier ?

Suivre le bon processus

• ✅ Déterminez au préalable avec le client la fréquence d’émission de la situation de travaux, par exemple tous les mois ou tous les trimestres.
  
  
• ✅ Évaluez les travaux réalisés depuis la dernière facturation en vous référant, entre autres, aux relevés de chantier, aux rapports d'avancement ou encore aux données de suivi.
  
  
• ✅ Préparez la facture sur la base de ces évaluations. Elle détaille alors la progression des opérations ainsi que les montants HT et TTC associés.
  
  
• ✅ Le document est examiné puis approuvé par la personne en charge de la gestion du projet, qu’il s’agisse d’un client particulier, du maître d'ouvrage, de l’entreprise commanditaire, etc.
  
  
• ✅ Au terme du chantier, réalisez une facture de clôture indiquant le solde qu’il reste à payer par le client.

💡 À savoir : il est possible de réaliser deux types de situation de travaux :

• soit une facture de situation globale : elle résume l'ensemble des travaux effectués sans spécifier les tâches. On y retrouve alors un pourcentage d’avancement ainsi qu’une vue d'ensemble des dépenses engagées sur l'ensemble du projet ;
• soit une facture de situation détaillée : elle se concentre sur les détails des opérations effectuées pour un lot spécifique, avec vue précise des coûts et des réalisations associées (pose du carrelage par exemple).

Ne pas oublier de mentions obligatoires

Qu’il s’agisse d’une situation de travaux pour un marché public ou privé, il importe d’y apposer un certain nombre de mentions obligatoires :

• la date d’émission du document ;
• les informations sur l’identité de l’entreprise et ses coordonnées ;
• les informations sur l’identité du client et ses coordonnées ;
• l’adresse du chantier si différente de l’adresse de facturation ;
• l’assurance souscrite par l’entreprise ou l'artisan, avec les informations suivantes : coordonnées de l’assureur, couverture géographique du contrat et garantie.

En outre, dans le cadre d’une facture d’avancement, on retrouve :

• une numérotation spécifique, effectuée de la sorte : « facture n° X - situation n° X sur devis n° X » ;
• la désignation du ou des marchés concernés ;
• le degré d’avancement des travaux, dans leur globalité ou par marché ;
• les montants associés HT et TTC ;
• le montant total HT et TTC.

🤓 Découvrez plus en détail dans notre article dédié toutes les mentions obligatoires d’une facture.

Utiliser un logiciel adapté pour calculer à votre place

Comme souvent, l’utilisation d’un logiciel adapté facilite grandement la tâche.

En effet, toutes les informations relatives à vos chantiers sont centralisées au sein de l’outil, facilitant l’édition de factures de situation conformes, à partir de modèles à l’allure parfaitement professionnelle.

On pense par exemple à Graneet, une solution de gestion commerciale et financière à destination des PME du BTP incluant d’intéressantes fonctionnalités dédiées à la facturation. Elle permet notamment de déclarer simplement le pourcentage d’avancée de vos travaux. Puis Graneet procède aux calculs nécessaires, en intégrant tous les paramètres (auto-liquidation, retenue de garantie, paiement direct, compte prorata, etc.) pour générer automatiquement vos factures de situation.

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Comment comptabiliser une facture de situation ?

Ce type de facture nécessite un traitement comptable à part entière, comprenant toutes les étapes que l’on connaît bien :

• Enregistrer la facture comme créance client ;
• Répartir les coûts sur les comptes appropriés ;
• Comptabiliser les revenus correspondants ;
• Gérer la TVA en conséquence ;
• Réconcilier les paiements reçus avec les créances clients.

☝️ Dans tous les cas, l’appel à un expert-comptable et/ou l’utilisation d’un logiciel dédié vous aidera grandement dans ces opérations.

Quid de l’affacturage ?

Lorsqu’on se documente sur la situation de travaux, on se rend compte que la notion d’affacturage revient souvent.

👉 Ce terme désigne un processus par lequel une entreprise cède ses créances clients à un organisme de crédit, le factor, en échange d'un financement immédiat. Le factor doit ensuite se débrouiller pour récupérer les sommes dues.

De nombreux professionnels du BTP décident d’avoir recours à ce procédé. Et pour cause, au regard des sommes engagées, mieux vaut éviter les problèmes liés aux retards de paiement et disposer de liquidités immédiates pour leurs besoins de trésorerie.

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La situation de travaux en résumé

Il convient aux entreprises du BTP d’être rompues à l’exercice de la situation de travaux, tant il participe à maintenir la trésorerie en bonne santé.

Néanmoins, ce document doit respecter un certain formalisme si vous voulez que le client le valide, et donc récupérer votre argent.

C’est pourquoi il importe de faire preuve d’une grande rigueur, notamment dans l’évaluation des sommes dues. En ce sens, un logiciel apporte un soutien précieux, puisqu’il se prendra la tête à votre place dans ces savants calculs 🤯.