Bilan pédagogique et financier : exemple de méthode pour le remplir sans coquille !

Le bilan pédagogique et financier… késako ?

En tant que professionnel de la formation, vous avez certainement entendu parler de ce document à remplir obligatoirement chaque année. Et pour cause, en cas de manquement à cette formalité, votre activité risque d’être mise à mal et vous vous exposez même au paiement d’une amende.

Mais compléter le BPF exige une certaine minutie et le rassemblement d’une quantité d’informations sur votre société.

Cet article tombe à pic, puisqu’il vous dévoile un exemple de méthode pour gérer efficacement votre bilan pédagogique et financier. Il paraît même qu’il existe des outils pour vous simplifier la tâche 😉.

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C’est quoi un bilan pédagogique et financier ?

Définition du BPF

Le bilan pédagogique et financier, ou BPF, concerne obligatoirement tous les organismes de formation possédant un numéro de déclaration d’activité actif, quels que soient :

• la taille de l’entité,
• l’importance et la récurrence de l’activité (occasionnelle par exemple),
• le statut juridique (même si vous agissez à titre individuel).

💡 À savoir : depuis le 1er janvier 2019, le bilan pédagogique et financier s’adresse également aux CFA.

Plus concrètement, le BPF consiste à dresser chaque année le bilan des actions de formation sur les 12 derniers mois, au moyen d’un document à remplir puis à transmettre à l’administration.

La procédure doit être effectuée avant le 30 avril suivant la fin du dernier exercice comptable.

👉 Par exemple, pour l’exercice s’étendant du 1er janvier au 31 décembre 2022, il convient de faire vos démarches avant le 30 avril 2023.

Quel est l’objectif du bilan pédagogique et financier ?

Initialement, les données du bilan pédagogique et financier servaient à établir des statistiques sur l’état de la formation en France.

Toutefois, ce document est désormais obligatoire dans le cadre de l’obtention de la certification Qualiopi.

Comment réaliser un bilan pédagogique et financier ?

À savoir avant de vous lancer

Auparavant, pour réaliser cette démarche, il était nécessaire de remplir le Cerfa N° 10443 * 14 puis de l’adresser à la DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), anciennement la DIRRECTE.

Désormais, tout s’effectue en ligne, depuis le portail « Mon activité formation ». Grâce à lui, inutile de passer par voie postale. Et pour vous faciliter encore plus la tâche, l’administration met également à disposition une notice explicative ainsi qu’une aide interactive directement sur la plateforme.

💡 À savoir : si c’est la première fois que vous procédez à votre déclaration, utilisez les codes d’activation fournis dans votre courrier au moment de votre déclaration d’activité.

Le Cerfa comprend 3 parties :

• l’identification de l’organisme,
• le bilan financier,
• le bilan pédagogique.

Voyons plus en détail ce qui est attendu pour chacune d’entre elles.

L’identification et les caractéristiques de l’organisme

Cette première partie s’avère plutôt simple à remplir. Il s’agit de renseigner les informations de base relatives à l’identité de votre organisme de formation.

Dans le cadre A, vous précisez notamment :

• le numéro de déclaration,
• le numéro de Siret,
• le code NAF,
• la forme juridique,
• les coordonnées.

Dans le cadre B, vous indiquez les dates de l’exercice comptable en question. Par exemple, une déclaration effectuée courant avril 2023 concerne la période qui s’étend du 1er janvier au 31 décembre 2022.

Le bilan financier hors taxes

Ici, les choses se corsent un peu.

Cadre C : origine des produits de l’organisme

Pour commencer, vous déclarez le chiffre d’affaires, hors taxe et en euros, perçu sur la période, en spécifiant combien vous a rapporté chaque produit selon sa nature :

• contrat d’apprentissage,
• contrat de professionnalisation,
• compte personnel de formation, etc.

Effectuez ensuite vous-même le total des montants indiqués.

Enfin, pour la part du chiffre d’affaires global réalisée dans le domaine de la formation professionnelle, vous ne pouvez pas utiliser de décimales. Indiquez donc 1 %, même si le pourcentage est inférieur.

Cadre D : charges de l’organisme

Il s’agit d’inscrire les charges associées au salaire des fournisseurs ainsi qu’aux achats de prestations de formation et honoraires de formation, avec le total.

💡 À savoir : ces informations sont disponibles :

• dans les comptes 6411 pour le salaire des formateurs,
• dans les comptes 604 et 6226 pour les achats de prestation et honoraires de formation.

Cadre E : personnes dispensant des heures de formation

Ici, vous renseignez le nombre de personnes concernées et le total des heures de formation dispensées pour :

• les personnes de l’organisme : il est possible d’y inclure
  • les formateurs salariés d’une autre entreprise mis à votre disposition dans un but non lucratif,
  • vos formateurs bénévoles,
  • ou encore vous-même si vous agissez en tant que formateur indépendant.
• les personnes extérieures intervenant dans le cadre de contrats de sous-traitance.

Le bilan pédagogique

Cadre F-1 et F-2 : type de stagiaire de l’organisme, dont activité sous-traitée de l’organisme

Le cadre F-1 s’intéresse à la nature de vos stagiaires.

Plus précisément, vous mentionnez le nombre de stagiaires ainsi que le nombre d’heures de formation selon la typologie des apprenants :

• apprentis,
• personnes en recherche d’emploi,
• salariés d’employeurs privés hors apprentis, etc.

💡 À savoir : le calcul s’opère par action. Par exemple, si une action de 10 heures a été dispensée à 15 stagiaires, indiquez :

• 15 pour le nombre de stagiaires ou d’apprentis,
• 150 pour le total d’heures (10 x 15).

Ensuite, le cadre F-2 se rapporte à la part confiée à des sous-traitants.

Cadre F-3 : objectif général des prestations dispensées

Cet encadré reprend le même principe que le précédent, avec le nombre de stagiaires et d’apprentis, ainsi que le nombre total d’heures de formation.

Sauf que cette fois, les informations sont ventilées en fonction de l’objectif général des prestations :

• formations visant un diplôme,
• formations visant une certification,
• autres formations professionnelles,
• bilan de compétences, etc.

💡 À savoir : au besoin, la notice explicative vous aide à déterminer le niveau de votre formation. Par exemple, pour le niveau 2, il s’agit d’attester « la capacité à effectuer des activités simples et résoudre des problèmes courants à l’aide de règles et d’outils simples en mobilisant des savoir-faire professionnels dans un contexte structuré. L’activité professionnelle associée s’exerce avec un niveau restreint d’autonomie. ».

Cadre F-4 : spécialités de formation

Dans cet encadré, on a encore affaire au même principe que précédemment, mais par rapport aux spécialités de formation.

Pour trouver le code demandé, pas de panique, toutes les données sont disponibles dans l’annexe de la note explicative.

☝️Si votre formation est à cheval sur plusieurs matières, il convient de choisir selon celle qui domine.

Privilégiez également les codes les plus précis, c’est-à-dire ceux qui ne sont pas en gras dans la notice explicative.

Enfin, si vous proposez plus de 5 spécialités, mentionnez le détail des principales, puis comptabilisez les autres dans « autres spécialités ».

Cadre G — stagiaires dont la formation a été confiée à votre organisme par un autre organisme de formation

Le cadre G concerne les formations confiées à vous par d’autres organismes (prestation de service, sous-traitance, sur honoraires, etc.). Ces informations correspondent à la ligne 10 de l’encadré relatif à l’origine de vos produits.

☝️ La déclaration doit être datée et signée par le·la directeur·rice de l’organisme de formation ou par le·la formateur·rice indépendant.

Pour finir, il ne reste plus qu’à transmettre le bilan pédagogique et financier à l’administration, là aussi via l’application.

Quelles conséquences en cas de non-respect du BPF ?

En cas de non-respect des obligations liées au bilan pédagogique et financier, vous vous exposez à la perte de votre certification Qualiopi, et donc du financement de vos formations.

Vous risquez également de recevoir une amende dont le montant peut s’élever jusqu’à 4 500 €.

Et dans le pire des cas, il est possible de subir une interdiction temporaire, voire définitive, de diriger un organisme de formation.

D’où l’intérêt de procéder avec rigueur !

Alors en soi, le remplissage de votre BPF n’apparaît pas comme une opération très complexe. En revanche, l’exercice nécessite d’avoir sous la main toutes les données nécessaires. D’où l’intérêt de recourir à des solutions dédiées.

💡 Citons par exemple e-parcours, logiciel de pilotage complet à destination des organismes de formation, mais aussi des CFA. La solution intègre de nombreuses fonctionnalités dédiées à votre gestion administrative et financière au global. Ainsi, toutes les données associées sont centralisées au sein d’un même outil et facilement accessibles. e-parcours est donc un précieux allié qui vous soutient dans l’élaboration de votre bilan pédagogique et financier.

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Que retenir du bilan pédagogique et financier ?

Si le bilan pédagogique et financier est obligatoire, ce n’est pas sorcier pour autant. Il suffit de remplir soigneusement chaque encadré, en vous appuyant au besoin sur la notice explicative fournie.

Cependant, l’administration exige un certain niveau de détail d’information. De ce fait, de nombreux organismes de formation se tournent désormais vers des logiciels dédiés… afin que le BPF ne s’apparente plus à une corvée !