Mobiliser ses experts métier dans la formation : un effort qui paie !

Dans un contexte où les compétences doivent évoluer sans cesse, le savoir-faire des experts métiers est un capital précieux pour les entreprises. Mais au lieu de les voir comme des ressources à solliciter, pourquoi ne pas en faire des acteurs de la formation en entreprise ?

C’est l’enjeu que les responsables formation interrogés lors de notre récente table ronde ont su relever avec succès, en mobilisant leurs talents internes comme créateurs de contenu pédagogique.

Revenons ici sur les clés de cette tendance suivie par les équipes L&D de Partoo, Potloc et Adisseo.

L’apprentissage en ligne et par les pairs : le nec plus ultra ?

Entre mars et avril 2024, nous avons interrogé 2616 participants en France, au Royaume-Uni et aux États-Unis, pour mieux comprendre comment ils appréhendent l’apprentissage dans leur organisation.

Ainsi, notre baromètre de la formation en ligne 2024 révèle que la formation en ligne est le levier qui permet à 67 % d’entre eux (en France) de maîtriser une nouvelle compétence.

Un deuxième constat émerge également, et pas des moindres : l’apprentissage par les pairs est ce qui fonctionne le mieux. 43,51 % des répondants trouvent très utile le fait d’apprendre par leurs collègues de travail.

Caroline Martin-Boyer, Learning & Development Manager chez Potloc affirme :

L’apprentissage par les pairs contribue à renforcer notre culture du Learning : nos apprenants deviennent acteurs de leur développement, ce qui renforce leur sentiment de compétence et d’autonomie.

Un levier stratégique déterminant : l’apprentissage collaboratif

Faire de ses experts métiers des formateurs permet non seulement de valoriser le savoir interne, mais aussi de créer des formations plus ciblées. À la clef : un gain de temps et d’argent.

Les entreprises interrogées lors de notre table ronde favorisent l’apprentissage collaboratif en interne. Et elles observent plusieurs bénéfices majeurs :

• Un contenu plus pertinent et aligné : qui mieux que les experts de terrain pour former les équipes ? En créant des formations basées sur leurs expériences, ils transmettent des connaissances ancrées dans la réalité de l’entreprise, plus concrètes et souvent mieux comprises par les apprenants, car propres à leur contexte spécifique et à la conjoncture actuelle.
  
  
• Des coûts et des délais de production réduits : en misant sur les talents internes, l’entreprise limite le recours à des prestataires externes et peut accélérer la diffusion des contenus, ce qui est essentiel pour répondre aux besoins de compétences en temps réel.
  
  
• Une meilleure rétention des savoirs : lorsque les experts internes participent activement à la formation, l’entreprise crée une trace de leurs connaissances qui persiste, même en cas de turnover. Cela permet de pérenniser le savoir et d’éviter sa perte.

Comment structurer l’implication des experts internes ?

Mobiliser des experts métiers pour créer du contenu pédagogique nécessite une organisation adaptée, car bien souvent, ces talents ne sont ni formateurs de métier, ni ingénieurs pédagogiques.

Voici les méthodes que les responsables formation de la table ronde ont partagées pour réussir cette transition.

Structurer les projets pour rassurer les experts et gagner en clarté

Chaque projet de formation auquel des experts contribuent doit être structuré autour d’objectifs pédagogiques clairs et pertinents. Cela leur permet de se concentrer sur ce qui compte vraiment, sans dispersion ni surcharge de travail.

• Définir des objectifs pédagogiques précis : une première étape est de poser des indicateurs concrets (ex. : montée en compétences, impact sur la performance) pour chaque contenu produit. Ces objectifs donnent une direction à l’expert métier et un sens à son engagement.
  
  
• Utiliser des outils de gestion de projet adaptés : des logiciels de gestion de projet, comme Wrike, permettent de suivre les contributions de chacun, d’assigner les tâches et de s’assurer que le travail avance au bon rythme. En assurant la clarté sur la charge de travail et les échéances, l’entreprise crée un environnement sécurisé pour ses experts, ce qui limite les risques d’abandon ou de surcharge.

Faciliter la tâche des experts avec des outils adaptés et du contenu existant

Les experts métiers sont souvent novices en matière de création de formation. Et c‘est normal ! C’est pourquoi il est crucial de leur donner un maximum de support et d’outils pratiques pour réussir leurs projets. Sans pour autant en faire un casse-tête.

Proposer des guides pratiques et des modèles comme un manuel d’utilisation du LMS (Learning Management System) de l’entreprise peut les aider à démarrer et à s’approprier les outils de création de contenu.

L’utilisation d’outils simples et accessibles comme Loom (pour enregistrer des vidéos explicatives) ou Genial.ly (pour créer des présentations pédagogiques interactives) permet de rendre le processus de création de contenu plus intuitif et moins chronophage. Et de gagner du temps !

Capitaliser sur le contenu existant est aussi la clef. En mettant à disposition des bases de connaissances internes (par exemple sur Notion, comme le fait déjà Partoo), les entreprises donnent aux experts un socle de ressources sur lequel s’appuyer, ce qui leur fait gagner du temps et limite le syndrome de la page blanche.

L’IA est évidemment devenue un atout de taille pour accélérer la création de contenus de formation. Ainsi, l’équipe Formation d’Adisseo permet à ses auteurs d’utiliser l’IA directement dans leur plateforme de formation 360Learning : cela les aide à avoir une première mouture très facilement à partir d’un document Powerpoint par exemple, et d’itérer à partir de là.

Accompagner les experts au quotidien et animer une véritable communauté d’apprentissage

L’un des freins courants pour les experts internes est le manque de suivi et d’accompagnement, ce qui peut les décourager à s’investir pleinement.

Afin d’éviter cela, nos responsables formation préconisent un accompagnement continu et structuré.

• Initier un kick-off et proposer des modules de soutien : dès le lancement de chaque projet, une réunion de lancement (kick-off) est organisée pour clarifier les attentes et poser les bases de la formation. Ensuite, des ateliers de soutien permettent d’accompagner les experts tout au long de la création, avec des conseils pour améliorer leur communication et structurer leur contenu. Partoo le fait via la création d’un guide interne d'aide à la prise en main de la plateforme de formation par exemple.
  
  
• Animer une communauté d’experts et de partage : un espace collaboratif (par exemple, un canal Slack ou une page intranet) permet aux experts de poser leurs questions, de partager leurs avancées et de recevoir des retours constructifs. Cet esprit de communauté soutient leur motivation et valorise leurs efforts.

Chez Adisseo par exemple, les Académies servent à professionnaliser les métiers : c’est un socle qui fonde la culture même d’Adisseo. Même la comptabilité est un sujet traité par un expert interne Adisseo dans les parcours de formation ! Chez Potloc, il y a un « Subject Matter Expert » par département, voire par verticale. Selon les besoins en formation, cette personne sera chargée de la création, tout en étant accompagnée par l’équipe L&D sur la création.

Françoise Pezzulo, Talent Management & Cultural Transformation Director chez Adisseo, rappelle :

Pour réussir à créer un parcours vraiment engageant, il faut le triptyque : l’apprenant qui fait part de son besoin de formation, l’expert métier, et enfin le conseil RH.

Instaurer une culture apprenante pour garantir la réussite du modèle

Pour que l’apprentissage collaboratif devienne un levier stratégique durable, il est essentiel que toute l’entreprise – des experts jusqu’aux managers – s’implique et reconnaisse cette démarche.

Voici les actions clés pour inscrire l’apprentissage collaboratif dans la culture d’entreprise.

Convaincre les managers de l’importance de la formation collaborative

Les experts internes ont besoin de temps pour se consacrer à la création de contenu pédagogique, et cela ne peut se faire sans l’adhésion de leurs managers. Impliquer les managers dès le début permet d’assurer le bon déroulement des projets.

• Montrer la valeur stratégique de la formation : les responsables formation doivent démontrer l’impact direct de la formation collaborative sur les priorités de l’entreprise. Par exemple, en expliquant que cette méthode permet de développer des compétences clés plus rapidement et d’améliorer la performance des équipes, on motive les managers à libérer du temps pour leurs experts.
  
  
• Adapter le discours aux priorités des managers : il est également important de s’adresser aux managers en tenant compte de leurs priorités. Présenter des indicateurs concrets de réussite (comme l’augmentation des compétences ou la baisse du turnover) permet de leur faire percevoir l’intérêt à long terme de cette approche.

Valoriser et reconnaître les contributions des experts

Pour maintenir l’engagement des experts internes, il est indispensable de valoriser leur travail et de leur témoigner de la reconnaissance.

Voici quelques exemples d’actions efficaces :

• Publier et mettre en avant leurs réalisations : que ce soit lors des réunions d’équipe, via des communications internes ou même sur un canal Slack dédié, reconnaître publiquement le travail des experts et ses impacts contribue à renforcer leur motivation.
  
  
• Offrir des perspectives d’évolution : certaines entreprises, comme Potloc, mettent en place des parcours de carrière dédiés aux experts créateurs de contenu. Ainsi, les experts qui n’envisagent pas une carrière de manager peuvent évoluer en devenant des mentors ou des formateurs reconnus au sein de leur entreprise.

Claire Michelizza, Learning Manager chez Partoo, précise :

On valorise la contribution, mais on ne considère pas non plus que c’est « extraordinaire », on est reconnaissant évidemment, mais ça fait partie de l’ADN Partoo, de notre volonté de créer cette culture apprenante.

Mesurer les résultats pour prouver l’impact de l’apprentissage collaboratif

On comprend bien l’intérêt de mettre en place un apprentissage collaboratif. Mais encore faut-il réussir à en assurer la pérennité.

Pour démontrer son efficacité concrètement, il faut bien en mesurer les résultats à l’aide de KPI concrets.

• Suivi des performances et évaluations : des revues de performance bi-annuelles, combinées à des questionnaires de satisfaction et d’engagement, permettent de suivre l’évolution des apprenants et de vérifier leur intérêt pour le contenu.
  
  
• Taux de complétion des modules : en analysant le taux de complétion et la satisfaction des modules, les responsables formation peuvent identifier les contenus les plus performants et en ajuster d’autres si nécessaire.
  
  
• Augmentation des compétences et réduction du turnover : en évaluant les compétences acquises et les impacts sur le turnover, il est possible de démontrer l’efficacité de la stratégie de formation par les pairs et de convaincre les parties prenantes de son intérêt stratégique.

La participation des experts métiers à l’effort de formation : un levier de performance durable

L’apprentissage collaboratif, basé sur l’implication des experts métiers, va donc au-delà d’une simple méthode de formation.

En développant une culture d’apprentissage ouverte et participative, les entreprises ne créent pas seulement des formations adaptées et authentiques ; elles renforcent aussi leur attractivité et leur performance.

Comme le rappelait Françoise Pezzulo d’Adisseo, la clé de succès pour mobiliser ses experts est « de ne pas être trop restrictif. Il faut que la confiance prime et permettre l’auto-responsabilisation de chacun.».