7 bonnes pratiques pour une gestion réussie de votre procurement

Le procurement est un terme qui désigne la gestion des achats au sens large dans l’entreprise. Qu’il soit centralisé ou non, le processus d’approvisionnement auprès des fournisseurs joue un rôle stratégique dans le fonctionnement opérationnel de la société, mais aussi dans sa performance financière. Dès lors, il est essentiel de connaître les bonnes méthodes à mettre en œuvre au quotidien pour gérer au mieux ses achats.

Qu’est-ce que le procurement ?

Le procurement désigne le processus qui consiste à acheter des produits ou des services auprès des fournisseurs. Il se décline en plusieurs étapes clés :

• La rédaction d’un cahier des charges en particulier pour les achats complexes avec des spécifications techniques élaborées.
• Le sourcing pour identifier et référencer les prestataires en mesure de proposer le produit ou le service recherché.
• La mise en concurrence des fournisseurs pour obtenir des offres.
• Le closing : choix du marchand, négociation, validation interne et signature du contrat.

Dans le secteur public, la mise en concurrence peut s’exercer au travers d’un appel d’offres via une procédure de marchés publics, en particulier lorsque le montant total du contrat dépasse un certain montant. Dans le privé, la plupart des achats se font de gré à gré via la simple signature d’un devis.

Depuis quelques années, vous entendez de plus en plus parler d’e-procurement. Ce terme désigne l’évolution du procurement vers des services en ligne pour gérer tout le processus d’achat.

Le rôle central du procurement en entreprise

Lorsque vous évaluez les risques auxquels une entreprise est exposée, vous ne pensez pas forcément en premier aux approvisionnements. Pourtant, la chaîne d’approvisionnement est entièrement dépendante de ses prestataires.

Si les matières premières ne sont pas disponibles chez les fabricants, vous ne pouvez plus produire. Si les prix augmentent brutalement, vous êtes contraint de réduire votre marge, au moins temporairement, le temps de pouvoir augmenter vos prix ou améliorer votre productivité.

Vous l’avez sûrement noté lors de la crise sanitaire en 2021. Les tensions sur les sources d’approvisionnement ont des répercussions quasi immédiates sur la disponibilité des produits finaux, mais aussi sur leur prix. On comprend dès lors l’importance de sécuriser la relation avec ses fournisseurs afin de rester un client prioritaire, même en période de crise.

Comment optimiser la gestion des achats ?

1 - Dématérialisez votre gestion des achats

En matière d’e-procurement, la première bonne pratique est d’adopter la dématérialisation. Dans de nombreuses entreprises, l’employé qui a besoin d’un produit remplit un bon de commande sur une feuille de papier qu’il fait ensuite signer par un certain nombre de responsables avant de l’envoyer au fournisseur.

Tout cela est très chronophage. Cela induit des délais problématiques dans la chaîne d’approvisionnement. Parfois, les demandes se perdent en cours de route.

Pour répondre à ces challenges, Mon Intranet a développé un module logiciel Procure to Pay qui permet de dématérialiser le processus de gestion des achats de bout en bout :

• L’employé remplit et soumet son bon de commande électronique en ligne.
• Les responsables valident la demande.
• Le bon de commande validé est envoyé de façon dématérialisée au sous-traitant.
• L’employé accuse réception des produits et génère une demande de paiement qui est validée par la personne chargée de régler les factures des fournisseurs.

Avec une telle solution en ligne, les bons de commande sur papier ne sont plus qu’un lointain souvenir. Le gain de temps dans la préparation des commandes puis dans leur validation est conséquent. Vous réduisez ainsi les délais d’approvisionnement pouvant pénaliser le bon fonctionnement de vos opérations.

Autre point important, un tel logiciel permet de centraliser les informations relatives aux fournisseurs dans une base de données. Ceci facilite le pilotage du sourcing.

2 - Centralisez les informations fournisseurs

En utilisant une base de données centralisée pour tous les fournisseurs de l’entreprise, vous allez gagner en efficacité au niveau du sourcing, mais aussi dans la phase de négociation. Prenons l’exemple d’une grande entreprise avec plusieurs sites industriels. Si chaque service achats passe ses commandes de façon indépendante, il doit :

• Chercher et référencer les fournisseurs pour chaque produit dans le catalogue.
• Négocier des conditions tarifaires de façon individuelle.

En utilisant une plateforme commune, le processus d’acquisition est plus rapide. Vous disposez alors d’informations sur chaque fournisseur référencé dans l’entreprise et du volume d’affaires déjà réalisé. Cela vous donne un levier efficace pour la phase de négociation. C’est l’un des composants essentiels d’une solution d’e-procurement.

3 - Évaluez les risques

Le choix d’un prestataire comprend une partie de gestion des risques. Ces risques sont multiples :

• Risque de conformité si le produit ne répond pas à certaines normes, en particulier lorsqu’il est fabriqué sur d’autres continents où les normes sont différentes.
  
  
• Risque de fluctuation des prix : le cours de certaines matières premières peut varier de façon très importante en fonction de différents critères. Si votre fournisseur est un grossiste ou un distributeur, il sera soumis de façon plus directe à ces fluctuations et devra vous les répercuter plus rapidement.
  
  
• Tensions sur l’approvisionnement : quel est le volume de production de votre producteur de matières premières ? Où est-ce qu’il se trouve ? Est-ce que cette activité est stratégique pour lui ? Est-ce que votre contrat représente une partie importante de son chiffre d’affaires ? Toutes ces questions sont essentielles pour évaluer et anticiper d’éventuelles difficultés dans la livraison des produits attendus.
  
  
• Problèmes de qualité : le cahier des charges vous permet de définir le niveau de qualité attendu pour chaque livraison de produits. Les déviations acceptables doivent y être renseignées de façon précise. L’audit des installations du fabricant apporte un éclairage utile sur les méthodes de travail et le niveau de qualité que vous pouvez espérer.

Pour limiter les risques, il est toujours préférable de référencer au moins deux fournisseurs pour un même besoin. Cela permet de maintenir la concurrence, mais aussi de disposer d’une solution de secours si votre fournisseur historique connaît des difficultés.

Sécuriser sa relation fournisseur avec un contrat vous aidera à trouver des solutions rapides aux problèmes qui ne manqueront pas de se poser. Les contrats établissent un cadre légal. Il ne faut pas tout contractualiser, car cela complexifierait trop le processus d’achats. Mais une bonne pratique en matière de procurement est d’établir un contrat, allant au-delà des conditions générales d’achat, dès lors que vous dépassez un certain montant ou qu’il existe une spécificité nouvelle.

Là encore, c’est une question d’équilibre. Il ne faut pas sombrer dans la complexité que l’on retrouve notamment dans la passation de certains marchés. Cela risquerait de décourager certains fournisseurs.

De plus, la complexité administrative dans la passation des contrats se retrouve toujours dans la facture payée par le client. Et puis, un contrat ne règle pas tout. L’important est aussi la relation de confiance que vous pouvez établir avec votre interlocuteur.

4 - Contrôlez chaque achat de façon appropriée

Lorsqu’un employé passe une commande, il engage une dépense. Est-ce que cette dépense est justifiée ? Est-ce que son montant est approprié ? Le management doit exercer un contrôle sur chaque achat pour le valider en fonction des priorités opérationnelles et des objectifs budgétaires.

Ce contrôle doit être proportionné. Il ne sert à rien de faire valider une demande d’achat de 50 € par 5 lignes de management. En revanche, lorsqu’il s’agit d’une dépense stratégique d’investissement qui engage l’entreprise sur plusieurs années, là un contrôle renforcé se justifie pleinement. Il faut donc adapter le circuit de validation en fonction de la politique de l’entreprise. Il doit rester efficace et ne pas induire un délai trop important sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.

5 - Achetez quand c’est nécessaire et optimal

Les dépenses viennent impacter la trésorerie de l’entreprise. Chaque commande reçue induit dans les semaines qui suivent une sortie de fonds pour régler la facture du fournisseur. Si les produits commandés ne sont pas utilisés rapidement, c’est de la trésorerie mobilisée pour un stock ne produisant pas de valeur ajoutée pour l’entreprise.

La gestion du planning de production doit permettre d’anticiper au mieux les approvisionnements. Le cours des matières premières fluctue dans le temps en fonction de la conjoncture économique, mais aussi des saisons. Dès lors, le service achats doit trouver le juste équilibre entre un objectif de prix cible et un niveau optimal de stocks. La priorité reste toujours de permettre un approvisionnement continu de la supply chain. Car lorsque la production est à l’arrêt faute de matières premières, les charges fixes restent présentes et elles pèsent lourdement sur le bilan de la société.

6 - Évitez tout dérapage budgétaire

Chaque année, l’entreprise définit un budget des dépenses pour les différents services. La centralisation des achats facilite le travail de la comptabilité qui peut alors suivre l’évolution des dépenses engagées par rapport au budget prévu en fonction de leur imputation. Toute hausse incontrôlée des dépenses est alors rapidement identifiée. Ceci n’est évidemment possible qu’avec la mise en œuvre d’outils appropriés.

La rentabilité du business d’une entreprise ou même d’un simple projet est intimement liée au respect du budget. Il sert de base pour calculer les coûts de revient et fixer les prix des produits finis. C’est pour cela que le processus de procurement doit avoir un lien direct avec le budget.

7 - Appréhendez la valeur globale du sous-traitant

La valeur ajoutée d’un fabricant de matières premières ne se réduit pas au prix de ses produits. Bien au contraire, il faut prendre en compte :

• Les délais de livraison, en particulier lors de besoins non planifiés.
• Les facilités accordées pour les délais de paiement.
• L’étendue du catalogue de produits disponibles.
• La qualité des produits livrés : les défauts de qualité et les problèmes de livraison font supporter un risque et des coûts pour la supply chain.
• La stabilité de la relation contractuelle et financière : évolution prévisible et raisonnable des prix, politique commerciale équilibrée.

Tous ces éléments doivent être pris en compte au moment de la sélection. Le prix comprend toujours un certain niveau de service. C’est la qualité de ce service rendu que vous devez analyser pour voir s’il correspond à vos besoins.

L’optimisation du processus de procurement repose sur de nombreux facteurs. Bien les maîtriser nécessite de disposer d’outils adaptés et d’impliquer toutes les personnes réalisant des achats dans l’organisation.