Réduisez votre DSO et gonflez votre tréso avec une bonne gestion des encaissements !

Toute entreprise adore voir du cash rentrer dans ses caisses 🤑. Mais avant que les billets affluent, il faut vendre (on laisse nos amis commerciaux s’en charger), et aussi empocher l’argent en temps et en heure. Ce dernier impératif nécessite un processus bien rodé où l’automatisation, mais aussi le recouvrement, jouent un rôle important.

C’est ce qu’on appelle la gestion des encaissements.

Quelle est la définition de la procédure d’encaissement ? Comment la technologie facilite les opérations et accroît l’efficacité des équipes ?

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Qu’est-ce qu’une procédure d’encaissement ?

Gestion des encaissements : définition

La gestion des encaissements, également appelée procédure d’encaissement, consiste à traiter de manière proactive les règlements de vos clients, à travers différentes étapes :

• la création et la transmission des factures,
• le suivi des paiements en attente,
• la réception des encaissements, qu’importe le moyen employé (espèces, chèque, carte bancaire, paiement en ligne, etc.),
• la résolution des problèmes,
• la tenue des registres des transactions financières,
• l’application des politiques de crédit.

L’objectif ? Percevoir au plus vite les règlements dus par vos clients, afin de ne pas mettre à mal la trésorerie de l’entreprise.

En ce sens, la gestion des encaissements et celle du recouvrement de créances, si elles sont distinctes, restent intimement liées :

• si la première vise à traiter et accélérer les paiements de manière générale (tâches liées à l’envoi des factures par exemple) ;
• la seconde intervient lorsque les règlements sont en retard, et qu’une démarche de recouvrement s’impose.

☝️ Notez qu’il s’agit ici de procédure d’encaissement client. La question se pose, car en comptabilité, cette notion d’encaissement concerne également d’autres entrées d’argent comme les emprunts, les subventions, les remboursements de crédit d’impôt, etc.

Pourquoi avoir une bonne gestion des encaissements ?

Pour commencer, la gestion des encaissements cristallise de nombreux enjeux en matière de trésorerie.

Et pour cause, plus votre entreprise est payée rapidement, plus elle réduit son DSO. Et cette diminution du délai de paiement moyen contribue à améliorer le besoin en fonds de roulement. Autrement dit, l’organisation parvient à financer à temps ses charges avant de tomber dans le négatif.

Autre objectif d’une bonne gestion des encaissements : entretenir de bonnes relations commerciales avec vos clients.

En effet, en travaillant avec méthodologie, vous pouvez fournir des factures claires, proposer des options de paiement flexibles… et déployer un process de recouvrement à la fois efficient et progressif. Pour satisfaire votre clientèle, une solution à l’amiable est toujours préférable !

Comment gérer les encaissements de façon optimale ? Nos 5 conseils

#1 Dressez l’état des lieux de la situation de l’entreprise

Vous envisagez d’optimiser votre gestion des encaissements ?

Pour identifier des axes d’amélioration, encore faut-il connaître précisément votre situation de départ.

Commencez donc par analyser :

• L’efficacité des procédures actuelles. Par exemple, de quel degré d’automatisation bénéficiez-vous ?
  
  
• Les comportements de votre clientèle. Quels scénarios de paiement rencontrez-vous le plus souvent ? Quels sont les moyens de règlement privilégiés ? Avez-vous repéré des clients problématiques, ou de mauvais payeurs ?
  
  
• Vos KPIs. Par exemple, si vous souhaitez savoir si vos délais de paiement sont inquiétants, examinez votre DSO. Comparez ensuite le résultat avec les moyennes en vigueur dans votre secteur ainsi qu’avec les échéances de règlement légales.

☝️ Le but derrière ces observations ? Déployer un plan d’action concret pour augmenter vos performances et sécuriser votre trésorerie.

#2 Suivez avec attention l’état de vos factures

Pas de bonne gestion des encaissements sans un suivi minutieux de votre facturation.

Ce suivi sert à identifier :

• les factures parvenant bientôt à échéance, afin d’anticiper les retards ;
• les retards de paiement et factures à relancer, pour entamer la procédure de recouvrement ;
• les factures à encaisser.

En parallèle, ce travail vous aide à prévoir les flux de trésorerie à venir, de sorte à en améliorer la gestion.

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#3 Segmentez votre base client

Autre bonne pratique pour optimiser le traitement des encaissements : segmenter votre base de clients en fonction de leurs habitudes de paiement, puis établir différents scénarios.

De cette façon, vous repérez plus facilement les individus susceptibles d’être de mauvais payeurs et agissez en conséquence. Par exemple, pourquoi ne pas leur envoyer un rappel préventif (mail, courrier, notification, etc.) avant la date butoir de règlement de leur facture ?

En somme, il s’agit de gérer le risque client.

#4 Établissez et suivez une procédure de recouvrement bien huilée

Comme nous l’avons vu, encaissement et recouvrement sont des notions proches. Dans les deux cas, il importe d’être payé au plus vite.

Pourtant, de nombreuses entreprises n’ont pas encore déployé de procédure de recouvrement systématique. Or, plus les collaborateurs sont cadrés et réactifs dans l’exercice de cette mission, plus les délais de paiement se réduisent.

Cette procédure varie d’une organisation à l’autre. À chacune d’instaurer celle qui lui convient. Cependant, on retrouve généralement les étapes suivantes :

• les relances à l’amiable (par courrier, par mail, etc.),
• la mise en demeure,
• le recouvrement de créances judiciaire.

👉 Retrouvez tous les détails dans notre article dédié à la relance facture.

Dans tous les cas, on vous recommande d’entamer le dialogue avant de recourir à la justice. N’oubliez pas que la gestion des encaissements influe aussi sur la relation client !

#5 Automatisez !

Évidemment, tous les conseils prodigués ci-dessus sont plus facilement applicables dès lors que vous passez par des systèmes qui :

• automatisent les différentes tâches associées à la gestion des encaissements (rapprochement des paiements et des factures par exemple) ;
• vous donnent de la visibilité en temps réel sur différentes données.

💡 Comment savoir si votre solution de gestion des encaissements répond vraiment à vos besoins ? Une fois que vous l’avez choisie et éprouvée, mesurez les résultats obtenus. Pour ce faire, observez vos KPIs définis précédemment, comme le taux d’automatisation des encaissements ou le DSO.

Quels outils pour simplifier et automatiser votre gestion des encaissements ?

Vous l’aurez compris, une bonne gestion des encaissements passe par l’utilisation de solutions dédiées.

Différents types d’outils participent à simplifier vos processus, à commencer par les logiciels de facturation. Ces derniers permettent :

• d’envoyer les factures aux clients en quelques clics ;
• de suivre en temps réel l’état de la facturation ;
• d’automatiser la relance.

On pense également aux plateformes de gestion des paiements, utiles entre autres pour :

• traiter les règlements en ligne ;
• gérer différents modes de paiement (pratique pour laisser le choix au client, et donc obtenir votre argent plus vite !) ;
• sécuriser les transactions.

Enfin, il existe des solutions complètes de pilotage du processus order to cash, allant du traitement de la commande de vos clients à l’encaissement, en passant par le recouvrement.

🛠️ Tel est le cas d’Esker, logiciel complet de dématérialisation du cycle order to cash, à destination des ETI et des grands comptes. Avec Esker, vous automatisez complètement votre gestion des encaissements (réception de plusieurs sources et formats de paiement, suivi des encaissements, etc.), tout en gérant les exceptions et les paiements partiels. Et grâce à l’intelligence artificielle, les données de paiement sont automatiquement extraites et rapprochées avec les factures correspondantes pour gagner du temps et éviter les erreurs. 

Citons également Flowie, une plateforme unifiée à destination des équipes achats et financières exerçant au sein d’entreprises aux processus complexes, quelle que soit la taille. Puissante technologiquement, grâce notamment à l’intégration d’un Copilote IA, Flowie centralise toute la gestion de l’order to cash, en particulier des encaissements. Vous gagnez alors un temps précieux grâce à l’automatisation de nombreuses opérations, de la génération de vos factures (conformément aux bons de commande reçus) au recouvrement.

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La gestion des encaissements en bref

La gestion des encaissements fait donc partie des activités clés de l’entreprise, puisqu’elle concerne ce moment précis (et tant attendu !) où vous renflouez les caisses.

Facturation, suivi des paiements, réception des encaissements, recouvrement… des goulots d’étranglement peuvent vite se former si vous ne fluidifiez pas l’ensemble de ces opérations. Et c’est votre bonne santé financière qui risque d’être mise à mal.

Heureusement, la technologie vient encore à la rescousse des entreprises. En utilisant les bons logiciels, elles automatisent les processus d’encaissements et gagnent du temps. De quoi réduire leur DSO… et augmenter leur tréso !