Évitez les retards et impayés avec une gestion du poste client parfaitement maîtrisée

Le poste client désigne la gestion des factures émises par une entreprise en direction de ses clients.

Mais cela recouvre bien plus que la simple facturation et l’encaissement : on aborde aussi les conditions de paiement, le recouvrement et la relance en cas de retard ou d’impayés, l’analyse du risque client, le suivi comptable, etc.

Une bonne gestion du poste client est primordiale pour que l’entreprise dispose toujours d’une trésorerie suffisante pour fonctionner correctement. Elle évite également d’être en difficulté à cause d’impayés.

Voici tout ce que vous devez savoir sur la gestion du poste client et les bonnes pratiques pour l’optimiser !

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Qu’est-ce que la gestion du poste client ?

Définition du poste client

Le poste client est constitué par l’ensemble des factures émises par une entreprise afin de facturer ses produits ou services à ses clients.

Définition de la gestion du poste client

La gestion du poste client ne consiste pas seulement à éditer des factures et à en encaisser le montant.

Elle recouvre plusieurs étapes :

• l’établissement des devis en fonction de la demande du client,
• le suivi de l’avancement des commandes et leur réalisation,
• l’édition des factures en les rapprochant des devis validés,
• l’envoi au client et l’encaissement du paiement,
• le rapprochement de l’encaissement avec les factures,
• le recouvrement et les relances en cas de retard ou d’impayés,
• la gestion du crédit client ou des paiements en plusieurs fois,
• l’analyse financière du risque client.

Pourquoi une bonne gestion du poste client est-elle importante pour les entreprises ?

Bien gérer son poste client est primordial pour une entreprise, car c’est de cela que dépend le niveau de trésorerie nécessaire pour le fonctionnement quotidien de la structure.

👉 Imaginons que vous n’ayez pas un bon suivi de votre poste client : vous effectuez une prestation ou vendez un produit, mais tardez à envoyer la facture au client. Or, tant que vous n’avez pas envoyé de facture, le client ne peut pas vous payer. En revanche, vous, vous devez payer vos salariés, vos charges de fonctionnement, etc. Si vous puisez dans votre trésorerie sans l’alimenter, vous risquez de rapidement faire faillite 😮.

La gestion du poste client est donc le processus qui permet de facturer rapidement les produits ou prestations vendus afin d’encaisser (rapidement aussi) les paiements et alimenter votre trésorerie.

La gestion du poste client permet aussi de diminuer le risque d’avoir des impayés ou des retards de paiement en agissant en amont.

6 bonnes pratiques pour optimiser votre gestion du poste client

Votre gestion du poste client est mise en place ? Parfait.

Mais il existe de bonnes pratiques pour l’optimiser et réduire encore les risques.

Bonne pratique 1 — Examiner le risque client

L’évaluation du risque client est l’un des avantages d’une bonne gestion du poste client.

Grâce aux données financières et historiques sur le client, il est possible d’anticiper son comportement face à la facturation. Par exemple, vous savez que tel client a tendance à oublier les échéances et que tel autre est en difficulté financière.

L’évaluation permet d’adapter vos conditions de vente et de facturation, par exemple en octroyant des facilités de paiement ou en prévoyant de relancer systématiquement le client oublieux un jour avant l’échéance.

Bonne pratique 2 — Mettre en place une politique de facturation claire

Votre politique de facturation et de paiement doit être clairement établie et connue par les clients dès le début de votre collaboration.

Décrivez votre processus de facturation également en interne pour que tous les collaborateurs agissent de la même manière. Si vous êtes autoentrepreneur, ce mémo vous permettra de ne rien oublier.

💡 La documentation du processus de facturation définit :

• la période de facturation et les dates (par exemple : facturation mensuelle éditée le 25 du mois),
• les informations à inclure sur la facture (y compris les mentions obligatoires),
• la procédure d’enregistrement et d’édition, en fonction du logiciel de facturation,
• les modalités d’envoi au client (par mail, télétransmission ou courrier),
• la façon de recouvrer les retards de paiement et à partir de quel moment.

Bonne pratique 3 — Communiquer avec les clients sur les conditions de paiement

Les clients doivent savoir dès le départ comment ils peuvent ou doivent payer : les délais de paiement, mais aussi les modalités pratiques (virement, chèque, versement d’un acompte, etc.).

Ces informations doivent être indiquées dans les conditions générales de vente, mais vous pouvez aussi en faire part de manière systématique à votre client dès le devis.

💡 La mise en place d’un portail web leur permettant de consulter, payer ou contester en ligne une facture permet de gagner du temps et facilite la communication avec vos clients. Cet outil peut se doubler d’un système d’échange par messagerie interne avec le service facturation pour toute question.

Bonne pratique 4 — Former les équipes en charge de la gestion du poste client

Une bonne gestion du poste client nécessite d’avoir du personnel formé à la facturation et aux procédures de recouvrement.

Mais il est nécessaire aussi de sensibiliser les équipes commerciales aux différents aspects du poste client afin qu’elles transmettent des informations de manière fluide.

Les équipes directement chargées du poste client doivent également être formées à la gestion du risque client et au credit management.

Bonne pratique 5 — Limiter les délais de paiement

En France, près de la moitié des factures sont payées en retard. Réduire les délais de paiement des factures est le meilleur moyen d’optimiser le poste client.

Pour cela, une technique consiste à mettre en place des délais de paiement courts. La loi plafonne ces derniers à 60 jours à partir de la facturation ou 45 jours fin de mois, mais rien ne vous empêche de demander un paiement à 20 ou 30 jours.

Par ailleurs, plus vous facturez tôt, plus vous réduisez le délai entre la livraison du produit ou la réalisation de la prestation et le paiement. Le délai moyen de recouvrement est ainsi diminué, élevant d’autant le niveau de trésorerie.

Bonne pratique 6 — Automatiser la gestion

Les logiciels de facturation ou de gestion du poste client permettent d’automatiser un grand nombre de procédures : facturation automatique, alerte en cas de retard, relance personnalisée, etc.

Le principal avantage de ces outils est de gagner du temps sur des tâches fastidieuses et chronophages, mais surtout d’optimiser le suivi des paiements et des relances.

Quid de l’externalisation de la gestion du poste client ?

La gestion du poste client est une mission qu’il est possible d’externaliser, soit partiellement, soit totalement.

Les sociétés d’affacturage ou de recouvrement prennent en charge tout ou partie du processus, de l’émission des factures aux relances et au recouvrement des impayés.

Les avantages de l’externalisation sont nombreux ✅ :

• gain de temps,
• réduction des coûts administratifs,
• sécurisation de la trésorerie par un suivi optimisé des paiements.

Néanmoins, le poste client a une importance stratégique, non seulement financière, mais aussi commerciale. La délégation de sa gestion doit être finement encadrée afin de préserver la relation avec les clients : après tout, le paiement d’une facture est une étape importante du processus commercial.

Les outils pour gérer au mieux votre poste client

La gestion du poste client, on l’a vu, peut facilement être automatisée par l’utilisation d’un logiciel.

Ce dernier devra proposer les fonctionnalités suivantes :

• le suivi des prévisions d’encaissements (factures émises, en attente, à régler),
• le suivi du délai moyen de recouvrement (DSO) d’une créance,
• la gestion des impayés et la détection des anomalies,
• la relance des clients en retard de paiement,
• si possible, l’évaluation du risque client grâce à des tableaux de bord et des outils de scoring.

Citons par exemple Quadient Comptes Clients, logiciel de gestion prédictive du poste client. En automatisant toutes les opérations liées aux comptes clients, dont le recouvrement, Quadient Comptes Clients augmente vos performances et réduit fortement vos délais de paiement. Anticipez également les risques, grâce à des analyses prédictives capables de détecter les comportements des mauvais payeurs.

☝️ Pour bien choisir votre logiciel, il est nécessaire de bien définir vos besoins et, si nécessaire, de revoir vos processus de gestion client afin de supprimer les mauvaises habitudes.

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La gestion du poste client : on résume

La gestion du poste client va au-delà de la facturation et de l’encaissement des paiements. Elle englobe également le suivi des devis, le recouvrement, les relances en cas de retard ou d’impayés et surtout l’analyse du risque client.

Une bonne gestion du poste client est essentielle pour maintenir une trésorerie suffisante et éviter les difficultés causées par les impayés.

Mettez en place de bonnes pratiques pour bien gérer votre poste client, comme une politique de facturation claire, des délais de paiement réduits ou l’automatisation grâce à l’utilisation d’un logiciel spécifique. Enfin, il est possible d’externaliser la gestion du poste client pour gagner en efficacité et en temps.